礦業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)設(shè)計中實(shí)現(xiàn)“三流合一”

摘要:對比傳統(tǒng)手工物資采購模式的不足，介紹了礦業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)設(shè)計的目標(biāo)和主要功能模塊，分析了在信息系統(tǒng)設(shè)計中實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理中物流、資金流和信息流的統(tǒng)一。

關(guān)鍵詞:供應(yīng)鏈;管理信息系統(tǒng);采購管理;三流合一

1引言

供應(yīng)鏈管理的基本概念是建立在合作信念之上，即它能夠分享信息和共同計劃，使得整體物流效率得到提高。在供應(yīng)鏈管理中，采購管理是供應(yīng)鏈管理中的重要一環(huán)， 也是全面改善和大力提升企業(yè)整體管理和實(shí)施供應(yīng)鏈管理水平的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)，因此受到國內(nèi)外學(xué)者的廣泛重視。在傳統(tǒng)制造業(yè)中，采購成本占產(chǎn)品總成本的50%～70%[1]，因此，通過采購供應(yīng)管理降低采購成本是企業(yè)增加利潤的一個極有潛力的途徑。從物流角度看，作為企業(yè)初始環(huán)節(jié)采購流程運(yùn)行的成功與否將直接影響到企業(yè)生產(chǎn)、銷售的最終產(chǎn)品的價格情況和整個供應(yīng)鏈的最終獲利情況，物流的采購和供應(yīng)環(huán)節(jié)是否能夠滿足生產(chǎn)過程對物料柔性多樣性和剛性質(zhì)量的需求，將直接決定整個經(jīng)營過程的成敗。[2][3]此外，采購與庫存之間有密切的關(guān)系，采購管理不當(dāng)，會造成大量庫存積壓，導(dǎo)致企業(yè)大量資金被占用，相應(yīng)的管理成本也會增加。采購管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用有利于降低采購成本，優(yōu)化采購管理。在全球信息化進(jìn)程中，企業(yè)極有必要通過加強(qiáng)采購信息化來提高企業(yè)的敏捷性和競爭力，提高原材料性價比，克服采購過程中的不確定性，實(shí)現(xiàn)采購的數(shù)據(jù)集中化，決策科學(xué)化[4]。

筆者參與了某礦業(yè)企業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)(以下簡稱采購系統(tǒng))的設(shè)計工作。該信息系統(tǒng)設(shè)計時采用了供應(yīng)鏈管理的思想，利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫引擎技術(shù)，并與Web技術(shù)結(jié)合，可實(shí)現(xiàn)企業(yè)動態(tài)、交互的信息管理系統(tǒng)。使得企業(yè)各種信息交流更為及時，經(jīng)營成本將進(jìn)一步降低。通過數(shù)據(jù)庫的無縫連接技術(shù)，企業(yè)內(nèi)外部信息環(huán)境成為一個統(tǒng)一的平臺，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部及內(nèi)部各個業(yè)務(wù)部門之間的信息共享，以提供組織、管理和決策的工具，提高決策的科學(xué)性、可行性。

本文首先介紹該采購系統(tǒng)的設(shè)計目標(biāo)和主要的功能模塊，然后結(jié)合供應(yīng)鏈管理理論的知識，分析了在信息系統(tǒng)的設(shè)計中實(shí)現(xiàn)三流合一的思想，即現(xiàn)金流、物流和信息流的統(tǒng)一。

2采購系統(tǒng)的必要性和設(shè)計目標(biāo)

礦業(yè)企業(yè)的特點(diǎn)就是生產(chǎn)部門和生產(chǎn)使用的物資種類繁多，采購系統(tǒng)中涉及的生產(chǎn)部門就包括凹山車間、鐵運(yùn)車間、選礦車間、高采車間、尾礦車間、動力車間、檢修車間、汽修車間、汽運(yùn)車間、炸藥車間、機(jī)修廠、工貿(mào)公司、物資供銷、生活服務(wù)、物業(yè)管理、工會、雙退辦、經(jīng)研室、生產(chǎn)科、技術(shù)科、機(jī)動科、財務(wù)科、企管科、工程科、保衛(wèi)科、審計室等二十余部門，使用的物資包括五金、電器、鐵運(yùn)、采掘、工程機(jī)械、選礦、軸承、電機(jī)、鋼材、有色、模板、化工雜項、工具、橡膠、原料等種類的上千種物資，這些物資的供應(yīng)商也有幾十家，對這些信息的管理很顯然不是一件很容易的事。另外，各個部門對于日常單據(jù)處理的及時性及準(zhǔn)確性的要求都比較高，以往手工管理的方式不但靈活性上要差，而且處理效率也較低，產(chǎn)生的手工單據(jù)又難于保存。手工管理方式主要弊端體現(xiàn)有:

其一，采購成本高。企業(yè)各生產(chǎn)部門往往都是根據(jù)自身的特點(diǎn)及生產(chǎn)情況，對所缺的物資申請采購計劃，每次采購量不大，享受不到大批量采購的優(yōu)惠價格，同時由于采購員對供應(yīng)商的比較不充分，采購商品和服務(wù)的價格可能較高。

其二，采購效率低。傳統(tǒng)的采購過程中，采購人員需要到眾多的供應(yīng)商產(chǎn)品目錄里查詢產(chǎn)品及其定價信息，由于信息來源的多樣性，包括報紙、電視、熟人介紹，了解這新信息需要花費(fèi)很多時間，以向三家供應(yīng)商詢價和選擇商品為例，一般要2～3天，而且還要消耗不少的人力、物力。

其三，手工操作費(fèi)時。整個采購過程都是以手工方式進(jìn)行的，以大量紙面文件為基礎(chǔ)，采購人員必須花費(fèi)大量的時間與精力做文本處理工作:詢價、制定訂單、回簽確認(rèn)書、修改訂單等。這極大地影響了采購人員的工作效率，轉(zhuǎn)移了其工作重點(diǎn)，造成企業(yè)資源的浪費(fèi)。

其四，采購周期冗余。一方面是由于采購提前期長，另一方面因為采購過程要跨越工程部、采購部、財務(wù)部、倉庫等部門以及外部供應(yīng)商，經(jīng)歷供應(yīng)商認(rèn)證、制定生產(chǎn)計劃、制定采購計劃、發(fā)送采購訂單、收貨、驗收入庫、入賬付款等一系列活動，每一步都需要手工記錄、發(fā)送以及審批，采購周期長是必然的。

其五，采購管理上存在漏洞。隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和買方市場的形成，在相當(dāng)一部分企業(yè)的采購環(huán)節(jié)中存在著大量的不規(guī)范行為。一方面由于企業(yè)缺乏嚴(yán)格的管理機(jī)制和約束制度，而且在組建項目部時沒有足夠的專業(yè)人員，臨時抽調(diào)非專業(yè)人員從事材料采購管理工作，工作效率低，少數(shù)人思想不穩(wěn)定，短期行為嚴(yán)重;另一方面，有些材料供應(yīng)商為了推銷其產(chǎn)品(不一定是合格產(chǎn)品)，采取給回扣、送紅包、拉關(guān)系等方式賄賂采購人員或某些質(zhì)量意識不強(qiáng)、私欲膨脹的基層單位領(lǐng)導(dǎo)，這種收受回扣和賄賂的行為使得采購時舍賤求貴、舍近求遠(yuǎn)、舍好求次、損公肥私的現(xiàn)象普遍存在，造成了企業(yè)資產(chǎn)的大量流失。

采購管理系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求和特點(diǎn)，結(jié)合管理特點(diǎn)，采用B/S模式通過速網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和手段，把礦業(yè)企業(yè)的采購各種核心業(yè)務(wù)，通過web 的方式有機(jī)的集成在一起，最終的目的是提高企業(yè)的經(jīng)營效率，規(guī)范業(yè)務(wù)流程。采購系統(tǒng)總體設(shè)計目標(biāo)是:

1、通過系統(tǒng)的實(shí)施，能推動企業(yè)的信息化進(jìn)程。

2、建立先進(jìn)、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，幫助公司提升核心競爭力。

3、建立規(guī)范的業(yè)務(wù)管理模式，使業(yè)務(wù)人員從繁忙的手工開票、統(tǒng)計報表中解脫出來，提高勞動效率，減少人為的差錯。

4、通過快速的多角度、全方位統(tǒng)計分析，為經(jīng)營決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)，從而幫助公司領(lǐng)導(dǎo)人迅速做出經(jīng)營決策，贏得寶貴時間。

3主要功能模塊和功能流程

采購系統(tǒng)包括九大功能模塊，各功能模塊可以獨(dú)立使用也可以協(xié)同使用。各功能模塊的數(shù)據(jù)是共享的，集成的，并且將各個層面的管理信息系統(tǒng)集成在一起，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部信息資源共享，互連互通互動，實(shí)現(xiàn)智能化決策支持的協(xié)同管理。系統(tǒng)的功能模塊圖如圖1所示。

采購系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程為:生產(chǎn)車間或某個部門如果有物資需求，把車間申請通過紙質(zhì)的方式交給計劃員，計劃員根據(jù)用戶名和密碼登陸計劃管理模塊，把車間的需求錄入到系統(tǒng)中，系統(tǒng)會對同類的物資進(jìn)行匯總。然后，計劃員會對需要進(jìn)行采購的物資申請制定采購計劃，制定采購計劃的時候，系統(tǒng)會自動列出需要采購物資的庫存情況，計劃員根據(jù)庫存的情況決定需要采購的數(shù)量，要降低庫存又不能產(chǎn)生浪費(fèi)，最后生成采購計劃，采購計劃需要經(jīng)過主管部門物資科長或者具有相應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，只有通過審核的采購計劃才能交給采購員進(jìn)行采購。采購員登陸采購管理模塊之后，首先查看有沒有通過審核的采購單需要執(zhí)行，如果有，則需要聯(lián)系數(shù)據(jù)庫中存儲的供應(yīng)商信息，根據(jù)物資提出報價，把相應(yīng)的報價和供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng)，然后進(jìn)行比對，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商，錄入合同，提交審核，根據(jù)審核的結(jié)果進(jìn)行修改。如果通過審核，就可以執(zhí)行該合同，進(jìn)行入庫和財務(wù)方面的業(yè)務(wù)。

4采購系統(tǒng)功能模塊實(shí)現(xiàn)三流合一

物流、資金流、信息流是反映企業(yè)信息化建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)作的三個流，三流合一才能完整、準(zhǔn)確及時地的反映了企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、財務(wù)的運(yùn)行狀況，提高企業(yè)的經(jīng)營效率。從現(xiàn)代公司的信息化建設(shè)的要求來說，三流合一已成為迫切需要解決的問題，也是把供應(yīng)鏈管理思想應(yīng)用于企業(yè)信息化建設(shè)的重要途徑和方式。采購系統(tǒng)的設(shè)計的思路是使整個物資采購管理的過程中做到三流合一，即物流，資金流，信息流的三流合一。

物流是信息化建設(shè)中的重要的一個流，它貫穿著整個生產(chǎn)過程，并且與資金流、信息流緊密結(jié)合，構(gòu)成整個信息化建設(shè)體系。它的基本流程是:市場#61664;原材料采購#61664;原料入庫#61664;生產(chǎn)提料(出庫)的一個過程。為支持物流的信息管理，需要系統(tǒng)的支撐模塊加以支撐，系統(tǒng)模塊和物流流程之間的關(guān)系如圖2所示。

資金流是描述企業(yè)的資金流動情況，它與物流、信息流緊密結(jié)合，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)之一。它的基本流程為:市場#61664;采購費(fèi)用支出#61664;生產(chǎn)過程支出。財務(wù)管理子系統(tǒng)為資金流提供了有力的支撐，它們之間的關(guān)系如圖3所示:

信息流是描述企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的各方面信息流動和互動的過程。它包括支撐物資流的信息與支撐資金流的信息，其基本流程為六級，由市場信息進(jìn)入企業(yè)經(jīng)過物資流與資金流的相關(guān)信息最后返回市場，其具體流程如下圖4所示:

從上面三個支撐模塊圖可以看到，物流、信息流和資金流貫穿于企業(yè)整個采購業(yè)務(wù)流程中，三者是相輔相成、相互協(xié)作的關(guān)系，根據(jù)這三流的流程，系統(tǒng)在設(shè)計時通過共同的模塊進(jìn)行了橫向的集成，實(shí)現(xiàn)了模塊間的協(xié)同運(yùn)行和信息的共享，突出了企業(yè)物流、客戶關(guān)系管理、采購等企業(yè)外部信息的敏捷反應(yīng)及對整個系統(tǒng)的互動，這根本轉(zhuǎn)變了以內(nèi)部管理為中心來構(gòu)建企業(yè)管理信息系統(tǒng)的方式。

4總結(jié)

供應(yīng)鏈管理是經(jīng)濟(jì)全球化背景下產(chǎn)生的企業(yè)管理模式，在此條件下企業(yè)如何進(jìn)行有效的采購管理以提高整個供應(yīng)鏈的效率己成為企業(yè)管理者與相關(guān)工作者亟待解決的問題。本文總結(jié)了基于供應(yīng)鏈的礦業(yè)企業(yè)采購管理信息系統(tǒng)開發(fā)的依據(jù)，介紹了基于B/S運(yùn)行模式采購管理信息系統(tǒng)的功能模塊，分析了信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)基于供應(yīng)鏈管理思想中的三流合一，從而保證了物資采購過程的電子化、對采購活動全過程的管理與控制以及對采購數(shù)據(jù)的高度共享，促進(jìn)了企業(yè)采購活動向電子趨勢發(fā)展，為管理者進(jìn)行科學(xué)決策提供信息平臺支持。

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