我國檔案信息化建設探析

[摘 要] 隨著信息技術的飛速發展，檔案信息化建設已成為發展趨勢。本文探討了我國檔案信息化建設中存在的諸多問題并提出對策建議。

[關鍵詞] 檔案;電子檔案;信息化;信息技術

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 13 . 034

[中圖分類號]F271;TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)13- 0079- 02

全球信息化浪潮和知識經濟時代的到來，要求檔案事業必須充分利用現代信息技術，選擇信息化作為未來的行業發展方向。跟上國家信息化建設的步伐，實現檔案信息化建設與國家信息化建設同步發展，已經成為檔案部門的一項重要而緊迫的任務。

一、我國檔案信息化建設存在的問題

1. 檔案管理軟件推廣存在政策失誤

(1) 推廣的檔案管理軟件品種過多。可能是因為早期缺乏系統的規劃，檔案行政主管部門推廣使用檔案管理軟件時，忽視了軟件必須具有的地區適合性和市場穩定性。品種過多的檔案管理軟件不僅不利于地區的統一管理和使用培訓，更可能影響將來的信息資源開發與區域檔案信息共享。有些檔案管理軟件開發商已退出檔案管理軟件研發市場，無疑會給已購買該軟件的檔案館造成軟件升級的困難。

(2) 仍以單機版軟件的使用為主。目前市場上推廣和使用的檔案業務管理軟件，大多仍以單機版為主。雖然單機版價格較網絡版便宜，也可滿足檔案業務管理工作需要，卻并不適應今后檔案信息化建設的發展趨勢。尤其是早期推廣的一些軟件，缺少與OA系統互通數據的網絡接口，不具備網絡使用的拓展功能。隨著檔案信息資源開發的深入，越來越多的電子文件和其他數據信息要求在網絡環境中及時流轉和處理，若單機版檔案管理軟件不能隨著這種工作需求及時升級，必將不利于檔案信息化的發展。

2. 文檔一體化管理系統尚不完善

一般來講，將檔案館電子文件歸檔要求包含在OA中，可實現檔案館和各立檔單位文檔一體化管理的要求。但就目前的使用情況來看，無論是基于檔案館需求設計的蘇富特協同辦公系統，還是政府機關統一設計使用的政企OA，都與實際工作要求有段距離。這些OA系統的設計重點仍停留在電子文件管理上，而對于電子文件如何歸檔以及歸檔后如何管理這些方面，設計并不完善，因此尚無法實現文檔一體化的無縫管理。

3. 電子文件中心建設開展緩慢

電子文件中心建設主要在發達地區大城市檔案館展開，其他地區仍發展緩慢。其原因有二:第一，中西部地區檔案館建設經費有限。雖然各地檔案館在電子文件中心之北京、上海模式探索成功后，紛紛將本館電子文件中心建設提上了信息化工作議程，卻因資金有限，專項經費又難以申請而不得不暫擱一旁。第二，檔案管理應用系統建設的重點仍在使用檔案業務管理軟件和網站建設上。應用檔案管理軟件和檔案網站建設只需檔案館獨立決策即可開展，而電子文件中心構建復雜，除了需要耗費巨資，還必須建立在各立檔單位統一使用標準管理系統的基礎上，要求各機關單位在利用政務網進行電子辦公時，相互之間積極配合，這也給檔案館開展這項工作增加了難度。

4. 檔案網站建設水平不高

盡管發達地區檔案網站建設水平要高出欠發達地區許多，但從整體上看，檔案網站數量和質量仍與發達國家存在一定的差距。檔案網站內容仍以宣傳、介紹館藏為主，信息服務功能并不明顯。突出問題是檔案網站內容單調、更新速度太慢。這與網站建設投入資金不足、缺乏專職專業人員管理有一定的關系。

二、檔案信息化建設對策

1. 推廣網絡版檔案業務管理軟件

檔案信息化建設的深入發展要求檔案管理不再只停留在簡單的計算機管理上，而是朝著網絡化方向發展。單機版檔案管理軟件使檔案管理實現了計算機化，而網絡版檔案管理軟件卻能在網絡環境中對大量檔案信息資源進行管理。隨著館內局域網、政務網、Internet的迅速發展，檔案管理軟件越來越需要能夠適應網絡化操作。各地檔案館若仍使用單機版管理軟件，通過OA系統初步采集電子政務信息后，要實現其歸檔與管理，必須在OA與單機版管理軟件之間加裝數據接口。而目前全國各地檔案館或檔案部門正在使用的管理軟件中，很大部分并不具備這項擴展功能。為了順利開展今后的電子文件中心建設工作和電子文件歸檔與管理工作，推廣網絡版檔案管理軟件勢在必行。

2. 聯合開發標準的OA系統

檔案行政主管部門和政府相關部門應統一規劃，結合科研、教學等多方面的配合，集中資金和技術力量，在充分調研各地實際情況的基礎上進行研發推廣。這種推廣方式將不再是簡單地推薦使用某些已成型的管理系統，而需要從系統開發到培訓使用、售后服務，從日常維護到定期更新、升級，都有與之配套的一系列制度、人員和技術保障。使用統一設計的OA系統，能夠充分利用社會力量和技術支持，實現各單位網絡數據的無縫連接，為檔案部門開發檔案信息資源提供良好的系統工作平臺，進而在全省范圍內實現檔案資源、技術和人才的流動共享。

3. 加快基于政務網的電子文件中心建設

加快基于政務網的電子文件中心建設，有利于檔案部門提前接收電子文件，防止電子文件的丟失并提供快捷方便的利用手段，適應了電子政務的發展需要;也有利于檔案部門提高檔案管理應用系統建設水平，在電子文件中心的建設基礎上深入開展檔案信息資源建設。

4. 提高檔案網站的建設水平

早期的檔案信息化建設強調檔案網站的建站數量，而今檔案信息化建設的逐步深入要求檔案網站不僅在數量上要不斷增加，更要在建站質量上不斷提高。檔案信息化建設的核心是檔案信息資源開發，而信息資源開發的最終目的是提供利用。檔案網站建設必須體現出這一點，即充分發揮出檔案部門的信息服務功能。檔案網站的作用不能只停留在檔案宣傳和館藏建設上，應向綜合服務功能轉變。除了開通檔案檢索、在線展覽、檔案編研、檔案教育外，還可提供一些現行文件閱覽服務、網上預約查檔服務、在線互動服務、地方特色服務、愛國主義教育服務等。網站設計也要從以我為主向以人為本轉變，改變以往的呆板空泛的語言表達形式，針對網站不同的訪問人群設計不同的欄目和語言表達方式。網站管理也應從以往的簡單、粗放型向科學化、專業化轉變。不能再隨便交由非專業人員兼職管理，而應選擇專業信息人才對檔案網站進行專職維護與日常更新。檔案網站只有在保持地方特色的基礎上，為公眾提供良好、及時的信息服務，才能提高網站訪問量，擴大對檔案館服務形象的輿論宣傳，發揮出檔案網站的真正價值。

主要參考文獻

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