高等師范院校教學(xué)文件材料歸檔的獨特性

摘要：高等師范院校性質(zhì)的獨特性，決定了高等師范院校教學(xué)文件材料的獨特性，決定了高等師范院校教學(xué)文件材料歸檔的獨特性。其獨特性主要體現(xiàn)為按教學(xué)環(huán)節(jié)及時歸檔。按教學(xué)環(huán)節(jié)及時歸檔應(yīng)注意把握兩個方面，其一是要按教學(xué)文件材料內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行歸檔，其二是要按照學(xué)年度將教學(xué)文件材料進(jìn)行歸檔。

關(guān)鍵詞：高等師范院校 教學(xué)檔案 歸檔獨特性

高等師范院校教學(xué)檔案，是指各高等師范院校在教學(xué)和教育管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。高等師范院校教學(xué)管理活動中產(chǎn)生的教學(xué)文件材料，既是教與學(xué)的綜合體現(xiàn)，也是學(xué)生綜合智能的初次反映，有的還是科研成果的雛形。由于高等師范院校有其獨特性，師范院校教學(xué)檔案的歸檔自然也有其獨特性。

一、高等師范院校教學(xué)文件歸檔的獨特性

檔案材料的歸檔可以說各有千秋：科技檔案材料的歸檔，是根據(jù)科技檔案的專業(yè)性、科技性、成套性、現(xiàn)實性、復(fù)用性、多樣性特點進(jìn)行的；文書檔案材料的收集，是以年度為歸檔期限(一般是將當(dāng)年一至十二月份的文件材料收集，在次年的六月底以前歸檔)；建設(shè)工程檔案材料的歸檔與科技檔案材料的歸檔有很多相似的地方，但不同的是，工程檔案的歸檔在該工程竣工后的三個月必須歸檔；會計檔案是隔年歸檔；照片、聲像檔案事后應(yīng)及時歸檔；計算機(jī)盤(含磁帶、磁盤、光盤等)一年后歸檔。而高等師范院校教學(xué)檔案的歸檔，是由其本身特點決定的。高等師范院校的主要任務(wù)不是行政管理，也不是企業(yè)管理，更不是生產(chǎn)建設(shè)，而是教學(xué)，所以高等師范院校檔案材料歸檔自然不同于其他檔案材料的歸檔，其獨特性主要體現(xiàn)在按教學(xué)環(huán)節(jié)及時歸檔。教學(xué)環(huán)節(jié)可分為常規(guī)教學(xué)環(huán)節(jié)和課堂外教學(xué)環(huán)節(jié)。高等師范院校教學(xué)檔案材料的歸檔，應(yīng)根據(jù)這兩個教學(xué)環(huán)節(jié)及時進(jìn)行。

(一)常歸教學(xué)環(huán)節(jié)的歸檔

常規(guī)教學(xué)也就是我們平常所說的課堂內(nèi)教學(xué)。這一環(huán)節(jié)的歸檔，是按高等師范院校教育教學(xué)正常的工作秩序，將在這個過程中形成的教學(xué)方面的材料進(jìn)行歸檔，以時間順序為主，其內(nèi)容包括開學(xué)前期形成的教學(xué)計劃、教學(xué)進(jìn)度安排表、課程設(shè)置計劃；學(xué)期中期的教學(xué)進(jìn)度情況，學(xué)期結(jié)束前所形成的教學(xué)文件材料，以及考試結(jié)束后檔案材料的歸檔等等。

第一階段：開學(xué)前期

開學(xué)前期形成的文件材料如學(xué)期開課計劃書、教學(xué)任務(wù)書、學(xué)期教師授課計劃、學(xué)期教學(xué)運行安排(排課、調(diào)課、任課教師的變更安排)等都是至關(guān)重要的，因此開學(xué)前期也是教學(xué)檔案材料形成與收集的關(guān)鍵階段。

第二階段：學(xué)期中期

學(xué)期中期需歸檔的文件材料主要有教師的聽課記錄、學(xué)期中期各教研室的中期小結(jié)、教師教學(xué)工作小結(jié)、教學(xué)任務(wù)完成情況的匯報、班主任工作情況小結(jié)、教學(xué)督導(dǎo)組教學(xué)檢查統(tǒng)計表等。學(xué)期中期檔案材料的歸檔，是教學(xué)檔案收集必不可少的一個環(huán)節(jié)，從中期檔案材料歸檔可以看出教學(xué)工作中所存在的問題，以及需要改進(jìn)的地方，這樣可以促進(jìn)教學(xué)工作。

第三階段：學(xué)期結(jié)束前

學(xué)期結(jié)束前所形成的檔案材料主要是考核、考務(wù)、考試、考察等方面的材料，像與考試有關(guān)的規(guī)章制度、考試科目安排表、平時考核成績登記表、學(xué)生單課成績考核表、考場記錄表、試卷的制定方案、保密措施、評分標(biāo)準(zhǔn)、以及考察科目、考察計劃書、考察情況總結(jié)分析等。

第四階段：期終考試后

這一階段應(yīng)歸檔的文件材料主要包括兩個方面：一是教師教育教學(xué)方面；另一方面是學(xué)生考試、評優(yōu)方面的相關(guān)材料。教育教學(xué)方面的文件材料，包括教師學(xué)期的教學(xué)工作總結(jié)，教師課程教學(xué)總結(jié)，教師互評情況表，教學(xué)質(zhì)量情況調(diào)查，教研室教學(xué)工作總結(jié)，教研室教研工作總結(jié)，教學(xué)系部的教學(xué)工作總結(jié)，教師聽課、評課記錄，教學(xué)督導(dǎo)有關(guān)方面的材料以及上級有關(guān)教育教學(xué)工作的文件材料。學(xué)生考試、評優(yōu)方面的材料，主要包括學(xué)生試卷分析表，學(xué)生考試成績冊，考試試卷，學(xué)生綜合測評、評優(yōu)、評先及表彰材料，關(guān)于學(xué)生處分材料以及校級以上各類競賽的通知、計劃、組織實施方案、獲獎的證明材料等。

這樣環(huán)環(huán)相扣，將開學(xué)前、學(xué)期中期、學(xué)期結(jié)束前以及期終考試后這四個階段所形成教學(xué)方面文件材料歸檔，才能保障高等師范院校常規(guī)教學(xué)檔案的齊全完整。

(二)按課堂外教學(xué)環(huán)節(jié)對教學(xué)文件材料進(jìn)行歸檔

課堂外教學(xué)，也就是人們常說的“實踐教學(xué)”，通常把它叫做教育實習(xí)。教學(xué)離不開課堂外教學(xué)這一環(huán)節(jié)，課堂外教學(xué)主要體現(xiàn)的是教與學(xué)。這一環(huán)節(jié)是檢驗高等師范院校學(xué)生的教學(xué)能力，對學(xué)生來說是一種綜合素質(zhì)的測試。這一階段的教學(xué)檔案材料主要是學(xué)生在實習(xí)過程所形成的，諸如實習(xí)計劃、實習(xí)課程設(shè)置材料、教案、實習(xí)鑒定表、實習(xí)總結(jié)、論文以及社會調(diào)查等方面的材料進(jìn)行歸檔，主要體現(xiàn)在三個時間段：

1 實習(xí)前準(zhǔn)備階段

實習(xí)前準(zhǔn)備階段的教學(xué)檔案材料包括實習(xí)指導(dǎo)書、實習(xí)計劃等，具體說來包括實習(xí)課程設(shè)置安排表；實習(xí)基地相關(guān)文件材料，諸如實習(xí)基地協(xié)議書、實習(xí)生與實習(xí)單位的協(xié)議書；優(yōu)秀實習(xí)基地的申報、審批、檢查、驗證、評估材料；課程設(shè)置(學(xué)年論文)，如論文指導(dǎo)書、任務(wù)書；畢業(yè)論文方面的畢業(yè)設(shè)計(論文)課題及選題、畢業(yè)設(shè)計論文指導(dǎo)書、指導(dǎo)教師名單、學(xué)生分組名單、畢業(yè)論文檢查安排表；班主任實習(xí)工作計劃表。這些文件材料，都是教育實習(xí)前期階段所形成的有關(guān)教育實習(xí)方面的材料。對實習(xí)前期準(zhǔn)備階段方面的文件材料進(jìn)行歸檔，對整個實習(xí)工作的圓滿完成具有重要意義。

2 實習(xí)開展階段

做好實習(xí)過程中文件材料的歸檔，關(guān)鍵是要有針對性，對要歸檔的文件材料進(jìn)行及時收集，在這個階段中形成的文件材料主要有：實習(xí)教案、實習(xí)日記、聽課本、實習(xí)簡報、社會調(diào)查表、實習(xí)生課堂評估記分表、優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(論文)申請表等。實習(xí)過程中所形成的文件材料，體現(xiàn)的是學(xué)生在實習(xí)過程中智慧與才能的結(jié)合，是實習(xí)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。對實習(xí)過程中形成的文件材料，如不及時進(jìn)行歸檔，勢必造成文件材料的丟失，以致影響到課堂外教學(xué)文件歸檔的完整性。

3 實習(xí)總結(jié)階段

及時地將實習(xí)總結(jié)階段的文件進(jìn)行收集歸檔，有著重要的意義。實習(xí)總結(jié)階段要歸檔的文件材料有：實習(xí)隊實習(xí)總結(jié)，實習(xí)學(xué)生的教育實習(xí)表，優(yōu)秀實習(xí)生名冊，優(yōu)秀畢業(yè)生論文答辯原始記錄、畢業(yè)設(shè)計(論文)工作總結(jié)等。實習(xí)總結(jié)階段的文件材料，是對整個實習(xí)過程實習(xí)工作和實習(xí)生各個方面的全面總結(jié)，同時也是對實習(xí)生在實習(xí)期間的思想行為和教育能力的綜合評定。既充分反映所取得的成績，又反映實習(xí)過程中的不足；既包括學(xué)生的自我鑒定，也有實習(xí)學(xué)校對實習(xí)生在校實習(xí)階段中的評價；既有班主任老師綜合評定，又有實習(xí)小組的綜合評價；既講全優(yōu)點，又講透不足，并分析存在問題的原因和提高改進(jìn)的辦法。這也正是課堂外教學(xué)文件材料歸檔的意義所在。

二、高等師范院校教學(xué)文件材料

歸檔應(yīng)注意的兩個問題

高等師范院校教學(xué)文件的歸檔，除了把握按教學(xué)環(huán)節(jié)歸檔的獨特性外，還應(yīng)注意兩個問題：

(一)要按照教學(xué)文件材料內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行歸檔

教學(xué)檔案材料的形成有它的內(nèi)在緊密聯(lián)系。學(xué)期的教學(xué)計劃與教學(xué)總結(jié)、培訓(xùn)計劃與培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)安排與培訓(xùn)考試成績冊、實習(xí)指導(dǎo)安排表與實習(xí)總結(jié)等等，都必須是一組具有一定聯(lián)系的整體。針對這一類材料，在歸檔時我們不能人為地把材料分散，當(dāng)然也不能按年屆機(jī)械組成案卷。因此，在材料歸檔時一定遵守文件材料內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系將其歸檔，切忌主觀性、隨意性，破壞文件材料的內(nèi)在聯(lián)系。

(二)要按照學(xué)年度將教學(xué)檔案文件材料進(jìn)行歸檔

按學(xué)年度歸檔文件材料有別于機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的按年度歸檔。機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文件一般是以當(dāng)年的一月至十二月為一個時間段進(jìn)行歸檔。歸檔其單位在行政管理或生產(chǎn)建設(shè)活動中或日常管理中形成的文件材料。而高等師范院校文件檔案，必須按照教育教學(xué)管理的規(guī)律性來進(jìn)行歸檔，一般是從當(dāng)年度的九月至次年的七月份為歸檔時間段，也就是按學(xué)年度教學(xué)文件材料進(jìn)行歸檔。

注釋：

★本文為湖南第一師范學(xué)院社會科學(xué)研究課題《民生檔案研究》(課題號：XYS09S21)階段性成果之一

參考文獻(xiàn)：

1 李天明，以教學(xué)評估為契機(jī)促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)[J]，檔案時空2006(6)。

2 連紅，當(dāng)代高校二級學(xué)院教學(xué)檔案集成管理模式透視[J]，檔案學(xué)通訊，2008(2)。

作者單位：湖南第一師范學(xué)院