也談文檔職能分類

摘要：本文受《基于職能的文件分類研究》一文的啟發(fā)，結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)討論了職能分類的提出與依據(jù)、方法與步驟以及特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，為職能分類法引入檔案實(shí)際工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：職能分類 新來源觀 ISO15489

近讀《北京檔案》2009年第9期刊載的《基于職能的文件分類研究》一文，很受啟發(fā)并結(jié)合檔案管理實(shí)踐，談一談新形勢(shì)下文件檔案分類改革問題。

一、職能分類的提出與依據(jù)

分類，是文檔系統(tǒng)化管理的中心環(huán)節(jié)。如何科學(xué)分類，既決定歸檔文件是否便于保管利用，又關(guān)乎檔案館(室)能否建立規(guī)范統(tǒng)一、精簡(jiǎn)高效的信息資源體系。目前，我國(guó)多采用年度——機(jī)構(gòu)或年度——問題復(fù)合分類法。實(shí)踐證明，年度——機(jī)構(gòu)分類法雖然分類自然、簡(jiǎn)便易行，但難以適應(yīng)機(jī)構(gòu)變動(dòng)和跨部門信息資源整合的要求；年度——問題分類法，由于“問題”概念模糊、劃分標(biāo)準(zhǔn)不一，不僅操作困難而且給文檔分類造成一定的混亂。

根據(jù)近年來國(guó)際檔案界主張的“新來源觀”——“檔案價(jià)值取決于社會(huì)結(jié)構(gòu)，通過社會(huì)職能體現(xiàn)出來”，可以認(rèn)為文檔形成是社會(huì)機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的必然結(jié)果——文件是社會(huì)機(jī)構(gòu)履行職能的必要工具，各種機(jī)構(gòu)又通過職能活動(dòng)賦予文件一定的職能性質(zhì)、作用和信息內(nèi)涵，從而成為推動(dòng)文件生成并決定其保存價(jià)值的根本力量。社會(huì)實(shí)踐進(jìn)一步證明，各種機(jī)構(gòu)的職能活動(dòng)，既是文檔形成的根本動(dòng)力和來源，又按照一定的社會(huì)分工和組織形式保持較為穩(wěn)定、系統(tǒng)有序的聯(lián)系。這種內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，不僅易于觀察分析而且可以作為文檔分類的首要標(biāo)準(zhǔn)。

二、職能分類的方法與步驟

職能分類的實(shí)質(zhì)與核心，是立檔單位的職能構(gòu)成和活動(dòng)分析。參照國(guó)際經(jīng)驗(yàn)、結(jié)合國(guó)內(nèi)實(shí)踐和本人體會(huì)，對(duì)掌握運(yùn)用職能分類方法作如下解釋：

(一)通過職能構(gòu)成分析，設(shè)立文檔分類一級(jí)類目

社會(huì)機(jī)構(gòu)的職能構(gòu)成，一般可分為總體職能與分項(xiàng)職能：總體職能是統(tǒng)領(lǐng)、主導(dǎo)職能，包括黨務(wù)、政務(wù)或主要業(yè)務(wù)職能；分項(xiàng)職能是輔助、保障職能，包括人事、財(cái)務(wù)、物資供應(yīng)和安全保衛(wèi)等職能。由于社會(huì)分工和機(jī)構(gòu)地位不同，總體職能與分項(xiàng)職能除具有一定共性外，往往還有各自的內(nèi)涵和特點(diǎn)；所以文檔職能分類，首先應(yīng)區(qū)分機(jī)構(gòu)性質(zhì)，按行政機(jī)關(guān)與企、事業(yè)單位分別制定分類方案；然后針對(duì)其職能構(gòu)成的具體情況，設(shè)置相應(yīng)的一級(jí)類目。

就一般情況而言，一級(jí)類目的設(shè)置方案應(yīng)是：行政機(jī)關(guān)——黨務(wù)、政務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、物供和安保；事業(yè)單位——黨務(wù)、行政領(lǐng)導(dǎo)、主管業(yè)務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、物供和安保；企業(yè)單位——黨務(wù)、行政領(lǐng)導(dǎo)、主營(yíng)業(yè)務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、物供、安保和工會(huì)。

(二)通過職能活動(dòng)分析，設(shè)置文檔分類二、三級(jí)類目

實(shí)踐表明，職能構(gòu)成雖然代表一個(gè)機(jī)構(gòu)的社會(huì)地位和作用，但其履行必須通過各種職能活動(dòng)來逐年完成。因此，綜合分析職能活動(dòng)的基本類型，可以為文檔分類二、三級(jí)類目的設(shè)置提供具體標(biāo)準(zhǔn)，并可形成首先按年度區(qū)分的文檔職能分類體系。根據(jù)各種機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)和通常形成的文檔種類，設(shè)計(jì)如下文書檔案職能分類一般模式，見表1。

(三)科技檔案與專門檔案的職能分類

由上可知，職能分類的適用對(duì)象，是以機(jī)構(gòu)為中心形成的文檔，主要指文書檔案。至于科技檔案，由于其形成主要圍繞一定客體(產(chǎn)品、設(shè)備、建筑物等)進(jìn)行的，所以不適合按職能分類；但對(duì)其形成單位的管理活動(dòng)，仍然適用。各種專門檔案又有不同，雖是圍繞一定的職能而形成，但因涉及專業(yè)不同而各具特色；因此在適用職能分類的基礎(chǔ)上，又要按專業(yè)特點(diǎn)建立文檔分類體系，并根據(jù)各自需要適當(dāng)設(shè)置與增減類項(xiàng)，以適應(yīng)不同社會(huì)活動(dòng)領(lǐng)域的文檔分類要求。

三、職能分類的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)

由上所述和經(jīng)過一定實(shí)踐，可以認(rèn)識(shí)和體會(huì)到文檔職能分類方法的應(yīng)用，具有以下特點(diǎn)和和優(yōu)越性：

(一)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一

職能分類的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，主要是機(jī)構(gòu)的職能構(gòu)成與活動(dòng)類型；而職能構(gòu)成與活動(dòng)類型，是各種組織社會(huì)分工的必然結(jié)果；既具有一定的內(nèi)在規(guī)定性，又保持有機(jī)的普遍聯(lián)系。以此為劃分標(biāo)準(zhǔn)，不僅能真實(shí)反映各種社會(huì)組織職能活動(dòng)的歷史面貌，而且從職能人手還可以從中找出共性特征，作為文檔分類的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的跨機(jī)構(gòu)、跨部門和跨地區(qū)整合為文檔信息化和現(xiàn)代化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

(二)分類穩(wěn)定

不管機(jī)構(gòu)如何調(diào)整變化，職能一般都保持相對(duì)穩(wěn)定；而且職能活動(dòng)類型，在一定條件和歷史時(shí)期內(nèi)變化不大。所以文檔職能分類，既能統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范分類，又便于普遍推行、長(zhǎng)期應(yīng)用，將文檔分類工作納入科學(xué)發(fā)展軌道。

(三)操作簡(jiǎn)便

根據(jù)各種機(jī)構(gòu)的職能構(gòu)成和一般活動(dòng)情況，檔案行政機(jī)關(guān)可在深入調(diào)查和綜合分析的基礎(chǔ)上，制定通用文書檔案與不同行業(yè)、專業(yè)專門檔案的職能分類標(biāo)準(zhǔn)和方案，供立檔單位采用。在國(guó)家統(tǒng)一的文檔職能分類方案指導(dǎo)下，檔案人員只需對(duì)照本單位的職能構(gòu)成與職能活動(dòng)情況，選用相應(yīng)的分類方案與標(biāo)準(zhǔn)即可。由于機(jī)構(gòu)級(jí)別、職能構(gòu)成和活動(dòng)不同，針對(duì)各單位的具體情況，只需要靈活選用分類標(biāo)準(zhǔn)和適當(dāng)增減分類類項(xiàng)就可。

(四)高效多用

1 類目設(shè)置綜合性強(qiáng)

職能分類類目的設(shè)置，是在綜合分析各種機(jī)構(gòu)職能構(gòu)成與活動(dòng)類型的基礎(chǔ)上，經(jīng)過高度概括與提煉，從中選出具有共性或行業(yè)、專業(yè)特性的職能與活動(dòng)類型作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，因而能夠達(dá)到分類標(biāo)準(zhǔn)涵蓋廣而精，進(jìn)而有效提高文檔分類科學(xué)水平。

2 便于文檔成套鑒定

職能分類類目既然是職能活動(dòng)分類的高度概括與統(tǒng)一，而職能活動(dòng)類型又是文檔價(jià)值形成的源泉和集中體現(xiàn)；那么以職能分類類目為依據(jù)，即可對(duì)所形成的文檔進(jìn)行系統(tǒng)、成套鑒定。例如文書檔案一級(jí)類目”政務(wù)”，下設(shè)“決策、調(diào)研、法制、督辦”等二級(jí)目錄；這實(shí)際上已按職能活動(dòng)性質(zhì)對(duì)所形成的文檔進(jìn)行了歸類和鑒定，再結(jié)合“機(jī)構(gòu)級(jí)別”、時(shí)間和“文件作用”等標(biāo)準(zhǔn)，就能全面具體地劃分檔案保管期限。這樣鑒定既能客觀地判定文檔保存價(jià)值，又克服了文件分散鑒定的弊端，有助于達(dá)到全面系統(tǒng)鑒定的要求；同時(shí)三級(jí)類目設(shè)置，還劃出了文件基本歸檔范圍。

3 便于文檔系統(tǒng)利用

由于職能分類建立的是文檔系統(tǒng)管理的有機(jī)體系，因而不僅適用于文檔分類和鑒定，而且適合進(jìn)行系統(tǒng)利用。經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展表明，信息化是現(xiàn)代化的核心和推動(dòng)力，信息資源是人類最需要、最重要的資源；而文檔又是最可靠、最豐富的信息資源，因此機(jī)構(gòu)和個(gè)人對(duì)文檔的利用日益普及，并且呈現(xiàn)多樣化、系統(tǒng)化趨勢(shì)。職能分類以較為穩(wěn)定規(guī)范的文檔系統(tǒng)劃分和有機(jī)組合為特征，較之其他分類方法更能適應(yīng)文檔多樣化、系統(tǒng)化利用的需求，從而更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，并促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展。

作者單位：北京北辰實(shí)業(yè)集團(tuán)公司