淺析人事檔案的管理與利用

摘要：人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據，是審核員工“三齡一歷”的確信憑證，是事關員工切身利益的主要根據。但目前的人事檔案管理還存在很多問題。本文在分析問題的基礎上，提出了相關的改善建議。

關鍵詞：人事檔案 三齡一歷 真實性

人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、晉升、薪酬、福利等多項內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據，是審核員工“三齡一歷”的確信憑證，是事關員工退休、養老待遇等切身利益的主要根據。因此，加強人事檔案管理力度、規范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平是大多數企、事業單位人事檔案工作的重要內容。

但目前人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案成了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的無足輕重的部分。對人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數企、事業單位的“短板”。

一、人事檔案管理與利用存在的問題

(一)歷史遺留問題多，檔案不規范

隨著各單位體制改革的深入，人事檔案遺失、殘缺成了見怪不怪的現象。由于隸屬關系、管理方式不同，管理人員更換等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊等問題。如人事檔案盒(袋)破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒有進行規范整理，歸檔材料規格不一，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂。

這其中，檔案交接工作存在的問題較為嚴重。

首先是檔案交接不及時。很多單位對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續遲遲不辦，以致出現檔案數量不清、責任不明、界限不清等問題。

其次是檔案交接手續不嚴密。按檔案管理規定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的沒有簽，從而出現一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

(二)人事檔案內容失真，材料不金

真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

(三)人力物力資源配置不足

由于辦公條件限制，有些單位，雖然檔案堆積如山，但沒有實現“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開，人事檔案庫房沒有配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

另外，目前大部分企、事業單位的人事檔案管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個擁有檔案室鑰匙的保管員，偶爾奉命到檔案室去查詢一下工作中所需資料。對于大量的需要歸檔的資料只是機械地放入檔案袋中，而不是鑒別、歸檔、分類等。

(四)普遍對人事檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

(五)信息開發利用率差，發揮服務作用程度低

人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，包括檔案信息的開發利用等。目前，很多單位人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。

(六)檔案管理手段落后

現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。目前大部分企、事業單位的人事管理還僅限于紙質管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數據庫管理，而根本沒有涉及到聲像管理，計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發。但是隨著社會的發展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面地記錄職工所有經歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢。

二、解決人事檔案管理與利用問題的措施

(一)領導重視，組織得力

單位領導，尤其是分管組織人事工作的領導，應進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給予表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。

(二)為人事檔案管理工作提供必要的物質條件

要將人事檔案工作所需經費列入單位財務計劃，保證經費落實；要切實改善人事檔案管理工作的基礎設施，實現“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開；要為人事檔案庫房配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表、復印機等硬件設備。

(三)要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質

為切實做好“三齡一歷”審核工作，順利實現人事檔案升級達標任務，應當按照政策規定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府關于組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用新的理論和知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。

(四)完善、落實人事檔案管理制度

根據單位人事檔案工作實際情況，繼續制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等，加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平，建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，努力形成一個完整的規章制度體系。

在制定制度的基礎上，更要關注制度的貫徹落實情況。要按照規章制度要求，定期檢查監督人事檔案管理人員對檔案制度的落實執行情況，督促人事檔案管理人員按照制度要求，及時將歸檔文件收集、裝訂。從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致地鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。

(五)提高人事檔案管理的現代化水平

順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、惟一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。把現代先進的科學技術手段，如：存貯技術：微機、縮微照相，防護技術：空調器、吸塵器，復制技術：復印機、掃描儀，裝訂技術：自動打眼機等應用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。

作者單位：河南省鄭州輕工業學院