以綠色教育的理念促進高校檔案館功能建設

文/福建三明學院 羅斯怡

清華大學早在1998就提出建設“綠色大學”的口號，在我國正式提出建設“美麗中國”的今天，“綠色”早已超出其最初狹隘的意義，逐漸發展成為綠色文明和綠色發展理念的代名詞。綠色教育，不僅是通常意義上的生態環境教育，更是融合了“綠色”所象征的和諧、人文、民主、原生態、可持續發展等思想的一種現代教育觀，孕育著有思想、活力、智慧、品格的生成。越來越多的大學將綠色教育納入發展規劃，將綠色教育貫穿于課堂教學、課外活動和學校管理之中。高校檔案是學校辦學歷史的記錄人，是教務教學、科研、人事、基建等信息的保管者。高校檔案館是對全校檔案工作進行組織、協調和管理的職能部門，也是為廣大師生和社會提供檔案信息服務的業務部門。

收集整理檔案的目的不是為了蒙上面紗并束之高閣。科學地管理和保護是為了更好地提供利用，而提供利用是使高校檔案發揮作用、體現價值的基本途徑，也是高校檔案工作的根本目的。檔案管理工作作為學校管理行為之一，綠色教育的理念理應當融入其中，以高效、集約、可持續、以人為本的發展方式利用好檔案資源，拓展服務功能，積極踐行科學發展觀。

一、以綠色教育為引領，綜合“兩館”優勢，促文化育人，擔歷史重任

人才培養是高校的使命之一，大學生是建設美麗中國的生力軍。校史館是許多學校開展校史研究、展覽和教育的專門機構。校史館的展品原本就是以豐富的檔案史料為來源。以綠色理念為引領，將高校檔案館與校史館綜合建設，一并布局，全盤考慮。一方面可以減少人力、物力成本，提高資源的利用率，加大檔案信息的開發力度，深度挖掘檔案的內在價值，充分利用檔案館內各類數據庫與館藏資源。另一方面，展藏結合，開辦定期主題展廳與不定期專題展覽，突出高校在不同時期的辦學特色和辦學成果，集中展示校風、校訓、校史和優秀校友的風采，充分發揮“兩館”育人功能，弘揚優秀校園文化與校園精神。

開辦網絡校史展覽館，構建線上線下相結合的模式。運用網絡信息技術，可以將校史實物卷宗、圖像、音頻等檔案資源以更加生動、靈活的形式展示給受眾群體，例如可以對不同主題的展板設計個性化的背景音樂、三維動畫和解說詞，給訪問者以更優良、深刻的用戶體驗。網絡校史展覽館不僅可以彌補實體展廳空間、時間、地點局限的不足，也是網絡信息化時代檔案館與校史館走向數字化、信息化的必然趨勢。

二、以綠色教育的理念加強檔案館信息化建設，擴展檔案服務邊界

數字化校園建設是高校信息化發展的一個新階段，對高校檔案館建設提出新形勢下更高的要求。如果高校檔案工作只停留在人工搬運、手動檢索、紙質查詢，難免捉襟見肘。目前大部分高校開展檔案信息社會化服務的途徑相對狹窄，內容也相對貧乏。《高等學校檔案管理辦法》第三十八條中指出：“加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。”檔案館的信息化建設本身就是一種綠色行為，與綠色教育的提倡以人文本、高效環保、可持續發展的理念不謀而合。在這樣的新形勢下，檔案管理應借助信息技術力量升級改造，改變傳統作業方式，不斷發現并利用新的軟硬件，擴展服務邊界，助力打造智慧校園、智慧生活。

（一）建設智能化的高校檔案管理系統。高校檔案館系統應參與到智慧校園整體系統建設中去，統一規劃、統一部署，做好頂層設計。過去大量教學檔案的紙質文檔可通過掃描、照相存儲、錄音設備的計算機轉錄等形式加工存儲到計算機存儲設備中成為電子文檔，現在利用云計算技術和數據挖掘等技術可以批量存儲和利用。并通過智能終端設備將分散在各系統、各部門中的原始數據整理到信息共享數據庫中，保證信息資源從形成、流轉、傳遞到整理、鑒定、歸檔、保管和利用整個生命周期的迅速、有效、智能化、連續性，為后續信息采集、分析、查詢、多維度的整序和再利用做好鋪墊，為學校制定發展戰略規劃、提高教育教學質量、創新學術科研能力、培養高素質人才等管理決策提供完整、準確、權威的數據支持。

（二）向用戶提供以人為本的個性化精準服務。為了滿足廣大師生和檔案社會化服務需求，檔案辦公APP平臺應運而生，亦是智慧校園APP的信息化建設的組成部分。日常的檔案服務工作不僅要面向校內各機關單位的查檔需求，而且要服務于社會及畢業學生。檔案辦公APP平臺最重要的應用應包括與使用者互動的設計功能，能夠為師生提供便捷的辦公信息，包括但不限于通過一定權限對校內公文、專利檔案、科研成果、職稱評審、畢業生論文等相關檔案信息進行在線查詢。通過面向智慧校園的檔案辦公APP平臺，不僅能夠實現對校園多方面檔案信息的綜合管理，還能在線預約檔案調取，在線檔案咨詢，常用檢索詞自動生成預覽等個性化服務，減少無效對接，提高檔案辦公效率與質量。

（三）為了保障智能化的高校檔案管理系統與檔案辦公APP的建設的安全和準確性，實現各個系統信息的流通無壁壘，需要解決很多技術難題，擴寬資金渠道。在建設期給予資金與政策傾斜，并加強檔案人員專業化培訓，提升綜合素質。這些前期的投入無疑是要消耗一定量的人力、財力、物力，然而很多高校對檔案工作并未足夠重視，這就需要轉變發展觀念，通過檔案系統的信息化升級改造，帶來對諸多辦公事項更加便捷的、高效的處理是符合綠色教育集約環保、可持續發展理念的，它所持續產生的經濟效益、社會效益和綜合效益是潛在而巨大的。

三、總結

綠色教育作為一種理念融入高校辦學行為，不僅涵蓋綠色課程體系的設計、綠色知識與技能的傳授，更應當以豐富的內涵和形式融入校園環境、校園管理等方方面面，以綠色教育的理念促進高校檔案館功能的建設，增強高校檔案的科學管理和有效利用，無疑是踐行高校綠色辦學行為的有益嘗試，豐富了綠色教育的內容，擴大了綠色教育的輻射作用。