淺議規范體育系統科研類檔案的管理工作

郝香木

(吉林省體育局 田徑自行車運動管理中心，吉林 長春 130022)

淺議規范體育系統科研類檔案的管理工作

郝香木

(吉林省體育局 田徑自行車運動管理中心，吉林 長春 130022)

對體育系統單位的科研類檔案管理工作提出了有針對性的意見，對實際工作中的各種操作列舉出規范的做法，以及如何對體育科研類檔案進行開發和利用。

體育科研；檔案管理；規范

隨著我國體育事業的不斷發展、競技水平的持續提高，各地區、各項目乃至運動員個體間的競爭不斷加劇，競技體育正向著更加專業化和科技化的方向發展，特別是體育科研工作在體育訓練和恢復過程中起到的作用越來越大，其重要性正逐漸為廣大體育工作者所認識，因此，作為科研成果集中體現的科研類檔案就需要得到更加科學和規范的管理和使用，使之能夠持續不斷地為我們的體育訓練、恢復和科研工作提供更多強有力的支持和保障。有鑒于此，如何規范體育系統單位內科研類的檔案管理工作就顯得尤為重要和迫切。

1 體育科研類檔案管理工作中的基本原則

體育科研類檔案的定義是：在體育項目的訓練、恢復、研究和管理等實踐活動中產生的，具有一定研究和使用價值的文字、圖表和音視頻資料，均屬于體育科研類的檔案。體育科研檔案是體育科學及技術研究活動的真實記錄，也是體育科學技術研究成果的一種表現形式，是一種十分重要的智力資源，是國家和社會的珍貴財富，因此，有必要實行科學統一的管理模式，以確保體育科研檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，有利于后期的進一步開發及利用。

體育科研檔案的管理工作是體育系統檔案管理工作中的重要一環，是體育科研活動的有機組成部分，也是搞好體育訓練和恢復工作的重要基礎性工作之一，體育系統的科研部門必須有專門的負責人員來分管體育科研檔案工作，并且確定該專職的科研檔案管理人員負責本單位各項目體育科研檔案的收集、整理、分類、立卷，以及向有關的檔案管理或科研部門移交工作。

應該實行體育訓練與科研工作同相關檔案工作的“四個同步”的管理制度，即下達科研計劃任務與提出科研文件材料的歸檔工作要同步；檢查科研計劃的進度與檢查科研文件或材料完成情況要同步；驗收、鑒定體育科研成果與驗收、鑒定相關材料要同步；上報、登記、評審和獎勵體育科技成果與科研檔案管理部門出具的科研課題歸檔情況的證明材料也要同步。通過以上四個步驟，可以保證體育科研類檔案在各環節操作的規范和嚴密。

2 對體育科研類檔案歸檔范圍的確定

需要進行歸檔的體育科研類檔案和在相關科研實踐活動中形成的各種檔案材料，必須具有一定的理論研究價值和實際應用價值，能夠轉換成一定的“體育生產力”，對教練員和運動員當前或長期的訓練、比賽及恢復具有參考價值和指導作用。

將要進行歸檔的體育科研檔案材料，必須真實地反映體育科研的管理和體育科研項目等有關活動的全過程，并保證材料的完整性、準確性和系統性。同時，將要進行歸檔的體育科研檔案材料，必須遵循有關體育項目特有的科學規律，保持其內在的有機聯系，并盡可能兼顧不同項目、不同技術特點的需要。

體育科研類檔案歸檔的主要內容包括科研工作的綜合管理和研究課題：包括科研準備、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵、推廣應用等方面。體育科研類檔案歸檔的重點主要是針對本系統和本單位具體承擔的科研項目(課題)在各個階段所形成的不同載體或形式的檔案材料，特別是在研究、實驗階段形成的、作為科研依據的原始材料。

特別需要指出的是，即便是取得了失敗的結果或因故中斷的重要項目的科研檔案材料也應歸檔，并做好有關的記錄和說明工作。

3 體育科研類檔案的歸檔要求和立卷方法

體育科研管理工作的檔案材料，也應按照黨政機關的檔案管理要求組卷裝訂。

進行歸檔的體育科研類檔案材料必須具備完整性、準確性和系統性。細節上要求字跡工整，格式規范統一，圖樣準確清晰，簽字和校正手續完備，使用藍黑色或碳素墨水，不應使用純藍墨水、圓珠筆等不利長期保存的書寫工具。

整理組卷的幾個重點：(1)組卷要遵循科技檔案材料形成的客觀規律，保持其有機聯系和便于利用查考的原則；(2)將最能反映體育科研項目概況的檔案材料，如開題文件、論文學術專著、成果鑒定與申請、評價評優、科研投資與經費核算等材料整理組成為綜合卷，排放在體育項目研究全部案卷的首位，其余科研檔案材料按研究進程分階段依次系統地整理組卷；(3)檔案材料進行系統整理后，應視其材料篇幅，可根據內容和結構的需要分成若干分卷，每個案卷應控制在一定的篇幅內，一般以不超過二百頁為宜；(4)對于內容結構較為緊湊的科研檔案材料則應按以下要求排列：正件在前，附件在后；原件在前，復件在后。

歸檔整理時應注意清除案卷內的紙屑、訂書釘等異物，對破損的科研檔案材料進行修補。

案卷內科研檔案材料無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側的下角。不裝訂卷的全部科研檔案材料，以件為單位，在每頁檔案材料的右上角蓋上有單位名稱、檔號、件號戳記，并逐項填寫。同時要認真填寫卷內目錄，備考表和案卷封面等。由科研項目組長或負責人填寫歸檔說明書，放入每個研究項目第一卷的卷內目錄之前。

除配套的音視頻多媒體檔案材料外，其余科研材料均應分別組卷專柜保管，且檔號應與文字材料卷保持一致，并按有關規定的要求進行處理。

工作人員同時也要認真做好體育科研類檔案的歸檔驗收工作。

體育系統內的科研管理部門是科研類檔案歸檔歸口部門，科研管理部門及其工作人員負責各體育項目科研檔案的歸檔，各運動項目隊組應直接向科研管理部門歸檔。

嚴格控制各項目組對科研檔案的歸檔時間。(1)研究項目的課題應在鑒定、驗收和結束后兩個月內被移交至本單位科研部門或負責人處，并由相關人員進行歸檔。科研部門在次年一月份前歸檔完畢；(2)暫不申報或中斷、停止的研究項目和課題，在科研工作結束或中斷、停止后兩個月內歸檔；(3)體育系統或本單位的重大科研項目的鑒定、評審工作必須有本單位科研管理部門的專職科研類檔案人員參加或出席。每個體育項目科研成果在召開鑒定會(評審會)、申報各層級次成果獎勵之前，應通知專職科研檔案人員，對需要歸檔的科研檔案材料加以審查、驗收，簽署意見并經科研管理部門分管檔案工作的領導審核后，方可進行鑒定、評審及上報成果的工作；(4)體育單位的科研管理部門專職檔案員填寫科研檔案移交目錄時，應填寫一式兩份，連同案卷向本單位綜合檔案門移交，然后經檔案部門清點無誤后，交接雙方在移交目錄上簽字，并各執一份以便存查。

4 體育系統科研類檔案的管理

體育系統單位的綜合檔案部門應負責對相關運動項目的科研檔案進行接收、分類、編目、登記，編制檢索工具并提供規范的使用指導。

對科研類檔案進行補充與修改時，應遵循以下規范：

(1)體育系統單位的科研管理部門和科研課題組應隨時收集在科技成果申報、獲獎及推廣應用等階段形成的科研檔案材料，經認真整理后向檔案部門移交歸檔，并根據所獲得成果的實際情況，及時對有關項目或課題檔案的案卷保管期限進行檢查和調整；

(2)需要對已歸檔的科研檔案材料進行修改時，必須同時填寫修改申請表，經科研部門領導和有關主管負責人及相應作者的批準和同意，并在案卷備考表內寫明修改原因和時間備查。如未經批準，則應禁止修改已歸檔的任何科研檔案材料；

(3)體育系統單位的綜合檔案部門應對補充歸檔的科研檔案材料及時進行整理、編目。對于需歸檔材料不多的，可歸入相關的案卷內，并填寫卷內目錄；如歸檔材料較多較繁瑣的，可根據需要單獨進行組卷、編目工作。

對保管期限和保密期限已滿的體育科研檔案須經檔案鑒定小組鑒定并報負責領導批準后，方可作出處理。

項目或課題組在歸檔前應做好科研檔案的鑒定工作，提出案卷的保管期限和密級劃分的具體意見，將保管期限按照短期、長期、永久等進行劃分，密級分為絕密、機密、秘密三種，并按本單位或有關的科學技術保密條例的規定辦理。

5 體育科研類檔案的開發利用

體育系統單位的綜合檔案部門應定期編輯各種形式的參考資料，如數據匯編、專題文摘、文件匯編、論文匯編等，積極為本系統和本單位的運動項目發展及各項工作服務。

充分利用辦公自動化軟件、數據庫軟件和程序，將體育科研檔案進行數字化、信息化處理，利用科技手段保存、查詢和使用科研成果，方便對科研成果的轉化和利用。

對有一定經濟價值的科研檔案要積極推進其從單純的科研檔案向商品的市場化轉化，將智力資源轉變為能夠創造經濟價值的智力資本，促進體育產業的進一步發展。

[1] 全國人大常委會.中華人民共和國檔案法[M].北京：中國法制出版社，2000，2.

[2] 國家科學技術委員會、國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定[Z]．國檔發[1987]6號，1987，3.

[3] 吉林省體育局.吉林省體育局工作規范手冊[Z]．2009，5.

[4] 吉林省體育局田徑自行車運動管理中心.吉林省體育局田徑自行車運動管理中心檔案管理辦法[Z]．2009，8.

GeneralDiscussiononStandardizingtheManagementofResearchArchivesinSportsSystem

Hao Xiangmu

(The Track & Field and Cycling Administration Center of Jilin Sports Bureau,Changchun,130022，Jilin,China)

This article puts forward specific suggestions to the management of research archives in the sports system,lists standard mode for practices,and expresses the ways of using the research archives of sports.

sports research;management of archives;standard

2010-03-05；

2010-05-20

郝香木(1979-)，女，吉林四平人，研究方向：體育科研檔案管理。

G811.6

A

1672-1365(2010)04-0134-02