談建設單位基建項目合同臺賬管理

何 蔚

(安徽大學財務處,安徽合肥 230601)

談建設單位基建項目合同臺賬管理

何 蔚

(安徽大學財務處,安徽合肥 230601)

為了更加準確地核算建設單位基建項目的工程成本,僅僅依靠財務軟件是不像的,在實際工作中應建立及使用“基建合同臺賬”,力求以完善的“三維”賬務系統實現全方位、高效率的基建財務數據管理。

建設單位;基建;合同臺賬

隨著電算化在會計領域的普及,財務軟件日益健全和規范,包括各種針對基本建設的財務軟件層出不窮,基本滿足了建設單位對各種數據采集的需要。但是,基本建設項目建設周期長、賬務核算復雜、數據信息的需求量大。因此,建設單位不僅要選擇適合的財務軟件,建立和管理基建項目合同臺賬同樣不可或缺。

一、為何要建立基建項目合同臺賬

1.完善“三維”賬務系統。有的基建財務軟件系統只是將縱向會計科目和橫向建設項目相關聯的“二維”賬務系統,即將支出科目中的建安投資、設備投資和待攤投資等基本科目列掛相應的工程建設項目。但是,建設項目中的建安和設備投資又包括總包合同、甩項合同等若干子項目。建立基建項目合同臺賬,縱深地將每個子合同的數據信息細化,杜絕各類支出在項目內“一鍋匯”,形成包括會計科目、建設項目以及合同臺賬在內的“三維”賬務系統,就可以實現全方位、高效率的基建賬務數據管理。

2.防范付款差錯,降低風險。建立合同臺賬,能夠將每個合同信息單獨管理,包括合同總金額、付款進度、欠付款、履約和質保金留存情況以及審計定案情況等,為基建資金的階段籌集提供依據,最重要的是能夠根據合同明確控制總包及各個甩項合同的付款進度和比例,杜絕“冒付”等差錯情況的發生,降低付款風險。

3.快速、準確地采集數據信息。基本建設會計要隨時應對各方對數據信息的需要,包括種類繁多的報表等。日常工作中,基建會計人員不可能在需要某個合同的數據時臨時在賬務系統中篩選,再加以計算,這樣不僅工作量大,還容易造成數據統計的遺漏和重復。利用基建合同臺賬,就能夠在最快的速度內隨時提供各個合同的相關數據信息,提高工作效率。

4.能夠加強對施工單位的往來款和發票的管理。利用合同臺賬,可以將每個合同的預付備料款和欠付施工單位的應付工程款情況登記反映其中,并根據施工單位的發票數額及時準確地清理往來款項。

5.為工程項目竣工財務決算打下堅實的基礎。基建合同臺賬從單個合同管理的角度縱伸記錄了項目內部每個子合同的執行情況,這和審計部門或機構依據合同逐個驗收審計的口徑是一致的。審計部門或機構將每個項目內的子合同逐一定案后,基建會計人員就可以依據合同臺賬將每個合同的定案數額累計,確定工程項目的財務總造價和欠付工程款,依此辦理竣工財務決算,同時與施工單位結算尾款。

二、如何建立基建合同臺賬

基建合同臺賬可以采用一般紙質和電子表格兩種形式。

1.一般的紙質手工臺賬,是采用傳統的手工記賬的方式登記臺賬的方法。該方法適合工程項目甩項合同相對較少,工程量小,工程款結算方式單一的建設單位。建議做法是:第一步,復印某工程項目的總包合同和各個甩項合同等,注意將合同中的付款方式、違約處理、施工單位賬號等和財務相關的條款復印在內,并以活頁形式排序裝訂成冊,每個工程項目單獨作為一冊并以工程名稱命名;第二步,另紙或直接在每個復印合同的反面,將工程形象進度、施工單位發票開具數額、代扣款項、實付數等列項制表(“樣表1”以備參考)。第三步,每次付款后,按照付款或記賬日期,在其相應的工程臺賬冊中的該合同臺賬表格中登記。第四步,逐次或定期計算更新每個合同的累計付款額、付款比例等相關數據信息。此種方式的優點:①操作簡單易行;②便于直接查閱跟財務相關的合同條款和付款情況等。缺點:付款累計數等信息要手工計算更新,比較繁瑣。

2.電子表格臺賬,是利用Microsoft Office Excel軟件直接在計算機中編輯和登記的表格形式的臺賬。電子表格臺賬適合工程項目的甩項合同數量多、付款次數和施工供貨單位多,工程量大,工程款結算方式多樣,比如采用總包委托支付材料款等結算方式的建設單位。建議做法:第一步,在計算機中制作一張Excel電子表格,以某工程名稱命名表頁,將工程項目的各類工程款項明細付款情況,如總包合同、委托付款、甩項合同、待攤投資等作為表格項目列示制表,并設定相應的自動計算公式,如“自動求和”等(“樣表2”以備參考)。第二步,根據不同的工程項目名稱逐張增加工作表頁,并在表頁內以同樣的方式制表。第三步,每次付款后,按照付款或記賬日期,在其相應的工程名工作表頁內,根據該合同項目的列項,逐次登記錄入相關數據等信息。此種方式的優點:①表格直觀、信息明了;②隨著每一次新數據的錄入,能夠自動計算更新累計付款數和付款比例等。缺點:①無合同復印件,不能隨時查閱合同條款,需要查閱時只能調閱原始憑證。②EXCEL電子表格只適合列示有限的數據信息,一些需要文字表述的內容,受表格限制而不能完整反映。

樣表1(手工合同臺賬)

樣表2以“總包委托材料”為例:(電子表格臺賬)

基建項目合同臺賬,貫穿工程建設始末,是能夠隨時為建設單位提供準確的數據信息的重要的輔助賬務系統。雖然增加了日常基建會計人員的記賬工作量,卻能夠為繁瑣的后續工作奠定堅實的基礎,同時也為基建資金的安全運作提供了保障,事半功倍。

F213.4

A

1671-8275(2010)04-0030-02

2010-03-20

何蔚(1975-),女,安徽蚌埠人,安徽大學財務處會計師。

責任編輯:何玉付