郵政物流系統流程探析及改進研究

羅如學，曾小燕

郵政物流系統流程探析及改進研究

羅如學，曾小燕

現代物流管理貫穿于整個物流系統而操作，是整個物流的計劃、組織、協調和控制等活動的過程的結合。從郵政物流的現狀出發，了解郵政物流系統流程并對其進行深入的分析，對其存在的問題提出改進建議。

郵政；物流系統；改進

一、郵政物流中心現狀及部門劃分

（一）郵政局的物流中心現狀

郵政局物流中心的主要業務和一般物流公司的業務一樣，有速遞、貨運代理、零擔貨運，倉儲等。速遞就是宅急便快遞；貨運代理是指在國際貨運市場上，處于貨主與承運人之間，接受貨主委托，代辦租船、訂艙、配載、繕制有關證件、報關、報驗、保險、集裝箱運輸、拆裝箱、簽發提單、結算運雜費，乃至交單議付和結匯，這些工作聯系面廣、環節多。換言之，它是把國際貿易貨運業務相當繁雜的工作相對集中地辦理，協調、統籌、理順關系，增強其專業性、技術性和政策性。國際貨運代理行業的形成是國際商品流通過程的必然產物，是國際貿易不可缺少的組成部分。正因為如此，該行業被世界各國公認為國際貿易企業的貨運代理。零擔貨物是指一次托運、計費重量不足3t的貨物；按件托運的零擔貨物；單件體積一般不小于0.01 m3(單件重量10kg以上的除外)，不大于1.5m3；單件重量一般不超過200kg；貨物的長、寬、高度分別不超過3.5m、1.5m和1.3m。但是，易燃、易爆、劇毒及放射性等危險物品和易破損、易污染、易腐爛及鮮活物品，一般不予辦理零擔貨物運輸。

物流的核心是基于SCM統籌管理，其核心是減少環節、最大限度降低成本、最高的服務質量、最便宜的價格。倉庫儲存的核心就是滿足供求需要，起到一個緩沖和預防的作用，是物流系統中非常重要的一環。

郵政部門的速遞是指急于發送或進口的郵件快遞。如當郵件發送到珠三角或從珠三角進口到云浮的時候，都是辦理次晨達。所謂次晨達，指郵件從發送之始，第二天早晨就送到郵件應達城市的投遞中心，再由當地投遞中心送到收件人手中。貨運代理就是按客戶的需要，進行一些有關的運輸、包裝、儲存、分揀、裝卸和送達目的地的物流服務于客戶。零擔貨物就是按貨物的實際情況進行托運運輸。

郵政物流中心部的物流管理主要工作就是上述的郵件快遞、貨運代理、零擔貨物等所進行的收貨、運輸、包裝、分揀、裝卸、儲存和運送工作。

（二）中國郵政的物流部的動向劃分

郵政的物流分局設有綜合室、市場部、大客戶中心、特快班和物流班。綜合室主要負責財務會計的計算和統計，反映物流部門的業績。市場部負責市場的劃分和開拓，為下面的物流快遞部門開拓業務的部門。大客戶中心主要跟蹤服務一些貨物運輸或郵件發送長期合作的客戶，有專門的工作人員與他們進行合作，開展一系列的物流服務。特快班和物流班主要服務于零散客戶，負責上門收貨、接收客戶的運輸訂單等業務。特快班主要負責郵件的進口和出口的發送，一般只管理如文件大小的郵件快件或體積較小的快遞物品的發送。物流班主要負責貨物運輸業務，如上述的貨運代理和零擔貨物。

二、快件中心業務活動中存在的問題

從上述郵政物流中心的業務操作管理流程可知，其物流管理遠遠沒有達到專業化、標準化的要求，在很多環節還是采用傳統的人工操作方式，物流管理存在漏洞。

（一）分揀

分揀的不確定性表現在：進口郵件進行路單簽收后，經由人工閱覽郵件地址，然后根據不同路段進行分揀，當分揀員對郵件詳情單上的地址不熟悉時，只能依靠路段區域來判斷分發郵件，所以出現分揀錯誤就在所難免。而且，分揀完畢后，投遞員還要檢查所分揀的郵件是否屬于自己的路段范圍，這就會增加投遞員的工作時間和程序，導致投遞效率降低。

（二）運輸鏈

運輸鏈的不穩定性主要反映在運輸的車隊和投遞員的交通運輸工具上。當運輸車隊遇上天氣等惡劣環境影響時，就不能按時到達郵局的分揀中心，從而影響后續工作的開展，使郵件不能及時送達客戶手中，招致客戶的投訴。

（三）信息管理

物流中心信息管理的滯后性是由分揀員在分揀環節對郵件分配不準確引起的。若分揀工作的準確率不高，就會影響到投遞員的工作。投遞員接到錯誤地址的郵件，經過反復檢查核對后，再把錯誤的郵件轉回物流信息中心，這一過程難免會出現一些混亂，導致信息管理滯后。假如某負責進口郵件信息單的信息員上班遲到了，而投遞員又急于早點出班投遞，就私自錄入數據，結果導致郵件總數出錯，因為信息員又把同一郵件掃描到另一投遞員的派送單上了。

（四）客戶服務

客戶服務、投遞信息監控和全程跟蹤查詢系統的主要目的是了解客戶對客服的滿意度。目前存在的主要問題有：負責電話專線的個別接線員服務態度不認真，網上查詢系統更新慢等，這些都反映出物流管理信息系統的非專業化。

三、郵政物流部快件中心的物流管理

筆者以廣東省云浮市為例來看郵政物流中心速遞部門特快班的物流管理。云浮市有8個負責快件發送和攬收郵件的投遞員（6個區域路段各1人，1人機動，1人負責大客戶業務），3個負責信息數據記錄的信息員（負責進出口郵件的信息輸入）和2個班長（負責內務和組隊管理）。雖然隊伍不大，但他們的操作和管理井井有條。

速遞投遞的操作規范就是以滿意客戶的需要為目的。每個崗位都有各自的崗位職責和工作范圍，都遵守“整理、整頓、清掃、清潔”的郵政內務管理，其投遞作業流程如圖1所示。

圖1 投遞作業工作流程

特快班有專門的投遞員每天在固定時間駕車到物流中心接收進口郵件，進行內部處理后再出班投遞。出口郵件則由投遞員上門攬收，現場填好寄送詳情單，再拿回特快班里進行出口信息錄入，然后發車到物流中心進行統一發送。投遞遵守 “三天三投”原則，超過期限不作長期儲存，實現零庫存。

在客戶服務方面，有專門的電話服務中心和網絡平臺系統，可以為客戶提供詳細的追蹤服務。實際上，郵政快遞不只發送郵件或接受貨物運輸的客戶服務，他們還有禮品禮儀、吉祥禮等一些附加服務，為客戶提供節日特別服務，如代送中秋節月餅禮盒、生日喜慶禮儀服務。

四、當前郵政問題的改進

第一，加強人員培訓。每個信息員都應該熟悉物流信息系統的應用，都要掌握進出口的物流管理信息系統；要通過學習了解物流管理的相關知識；投遞員要加強語言溝通能力培訓，提高其語言水平。

第二，加強物流場所的管理。物流場所應是一個寬闊而適用的場所，可以把工作區域按物流管理的標準和專業水平劃分為運輸區、分揀區、儲存區、配送區、進口和出口區，這種合理的劃分既有利于工作的有序進行，又有利于各部門（小組）明確自己的工作權責。

第三，加強對網絡信息的管理。要時刻注意信息反饋的準確性和速度，利用網絡把物流信息的管理反饋出來，達到局內信息共享的目的。

第四，控制物流過程。將郵件和包裹的信息錄入分開進行，有利于物流過程的有序進行和控制，否則就會出現漏單或錯單登記的情況；要控制好郵件和貨物的外觀整潔，保持郵件和貨物的外觀。

最后，合理調整物流管理系統，降低生產成本，縮減客戶的成本負擔。以服務客戶為中心，以強大的物流管理擴大服務市場，使服務覆蓋到所處地區的每個角落，要避免偏不送、遠不送的情況，堅持送貨上門的服務準則。

[1]梁浩德.加快廣東現代物流產業發展[J].商業經濟文薈，2001（6）.

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[3]張鋒.與日月同行和大眾相伴：記廣東郵政物流配送服務有限公司（YCC）[J].郵電企業管理，2001（7）.

[4]張啟人.知識經濟與現代管理[M].廣州：暨南大學出版社，1999:121-125.

F616

A

1673-1999（2010）06-0080-02

羅如學（1976-），男，廣東湛江人，碩士，廣東海洋大學(廣東湛江524034)寸金學院講師，從事物流與供應鏈管理，決策與控制研究。

2009-12-19