財務經費卡及網上預約報銷系統的設計

李珊娜

（北京交通大學 信息中心,北京 100044）

財務經費卡及網上預約報銷系統的設計

李珊娜

（北京交通大學 信息中心,北京 100044）

筆者提出了用財務經費卡代替經費本的設計思路，徹底改變以往的經費本的手工管理模式，使用財務經費卡來代替經費本能有效地控制經費的使用情況，便于及時反饋經費預算執行情況。根據財務處現有的報銷業務及流程，設計一套網上預約報銷系統，具有網上填寫、提交報銷內容，生成打印報銷單、報銷進度查詢及自動生成憑證等功能，大大減少了師生在報銷過程中的排隊等待時間。

財務經費卡；預約報銷；系統設計

一、引言

隨著我校教育規模的不斷發展，科研經費快速增長，財務核算工作也越來越繁忙。單次報賬金額大、發票數量多、報銷經費種類多以及財務核算要求提高等情況，導致師生報銷時排隊等候時間過長。為節約大家寶貴時間，更好地提供優質服務，由我校財務處和信息中心共同設計了財務經費卡及網上預約報銷系統，希望可以借此改善服務。

網上報銷系統的設計目標是規范財務部門的報銷業務流程，提高財務部門的工作效率，節省報銷人員工作時間，實現教職工報銷網絡化。系統融合現代財務管理理念，為高校財務報銷提供快捷方便的網絡解決方案。使用本系統后，可以提前對要辦理的業務進行預約，然后只要按預約時間攜帶指定的經費卡到財務處辦理即可，避免了師生在財務處長時間的排隊等候。

二、系統功能

1.財務經費卡系統

使用經費卡代替經費本。經費卡可以根據實際情況進行分類，以滿足經費本的功能并完全代替經費本。目前使用的每一個經費本都用一張經費卡替代，不改變經費本的持有模式。當持卡人報銷、領用支票、校內消費時，都需要持經費卡。使用經費卡可以完成校內消費，如直接在紅果園、工會商店等消費網點消費，從而可以部分取代校內支票，同時通過對經費卡類別的限制，可以限制經費卡的消費權限。

2.網上預約報銷系統

該系統具有網上填寫、提交報銷內容、生成打印報銷單、預約報銷日期、報銷進度查詢及自動生成憑證等功能。師生可以通過校園網，提前對要辦理的業務進行預約，在網絡上進行電子取號，打印報銷單，然后只要按預約時間將報銷單據封裝，將報銷單貼在信封上，到財務處辦理即可，可以避免在財務處長時間地排隊等候并可以在網絡上跟蹤報銷狀態。

三、財務經費卡系統

財務經費卡系統與財務處正使用的上海財經學院研發的財務系統采取松耦合的方式進行銜接。在報銷時可以通過讀卡來獲取經費卡號，無需輸入，報銷完成后，完成原系統操作要求后，通過快捷鍵的方式完成寫卡，幾乎不增加操作人員的負擔。系統中主要包括兩個數據庫：財務經費卡數據庫和財務系統數據庫。當使用經費卡報銷、消費后，系統將更新的卡信息寫入財務經費卡數據庫，并同步更新至財務系統數據庫，保證二者數據一致。如圖1所示為系統結構。

1.財務經費卡設計

經費卡芯片選擇S70非接觸卡，卡面選擇可視信息改寫卡，采用熱敏可改寫技術，在普通卡面加貼特殊材料后，通過專用的打印設備，能改動卡上的信息500次左右。這樣可以定期將經費卡余額和經費卡限額等信息打印在卡上。經費卡的分類根據項目的支出科目分類，不同的卡類型可以設置在不同的消費部門使用。總共可以設定消費類型的卡為16類。可以對每個經費卡設置各個類別的報銷額度，當超過額度時，無法進行報銷。

2.財務經費卡應用

（1）制卡

圖1 系統結構

財務處根據各主管單位經費分配方案，按照預算數進行分類、編號和設卡，卡里寫入經費號、負責人、使用單位、發卡單位、總經費額、各部分消費額、停止使用日期。還可以設置卡類別，從而設定各個類別卡的權限。并可以根據需要，在卡面上打印相應的信息。

（2）存款

經費卡制作完成后，持卡人需要持經費卡去財務處進行初始化，財務處根據項目具體情況可以對經費卡進行分期存款、補充存款、凍結余額等操作。

（3）報銷

財務處的報銷窗口將放置讀卡器，報銷時可以通過讀卡來獲取經費卡號，通過第三方接口與現有的財務系統對接，系統會自動根據本次所要報銷的金額沖減經費卡上的余額和數據庫中的余額。報銷過程中，系統將自動判斷該經費卡的每項支出的額度，如果超出將彈出提醒窗口。

（4）領取支票

目前有兩種方式，持發票領取支票、持經費卡和借款收據領取支票。第一種處理方式與報銷一樣；第二種方式，經費卡將被扣款，金額為借款收據和支票的總金額，待拿發票歸還支票根時，經費卡將被存入借款收據的金額。

（5）消費

在現有的可使用校內支票的地點放置消費終端，如紅果園、印刷廠等。系統中設置當日消費限額，每日消費不能超過消費限額。為了保證經費卡的賬戶安全，每次消費需要輸入消費密碼后方可消費，并采用聯機消費的模式。

（6）結算報表

為財務管理人員設計的報表。分為日報表、月報表、期報表三種方式。選擇應用類型，顯示不同應用的相應結算報表。

（7）查詢

用戶可以登錄查詢網站或在觸摸式查詢打印機上按時間、金額、項目等自定義過濾查詢方式，查詢經費卡報銷、消費明細、領取支票情況等等，了解本人或本部門經費支出記錄和余額。

四、網上預約報銷系統

1.目前的報銷業務

目前，我校財務處有三種報銷業務，即大額POS機報銷（工行卡）、打卡報銷（中國銀行卡）、現金報銷。

（1）大額POS機報銷（工行卡）：可采取現場報銷的方式，1萬元以下不用預約，1~2萬元之間要電話預約；也可采用非現場報銷的方式，即填制POS機業務報銷單后，把報銷單據放到報銷審核窗口，審核完畢后，通知用戶前來刷卡。

（2）打卡報銷（中國銀行卡）：為非現場報銷的方式，填制打卡報銷業務單后，把報銷單據放到報銷審核窗口，審核完畢后，直接打入中國銀行卡，同時，把不合格的單據和打款金額通知用戶。

（3）現金報銷：5000元以上提前一天電話預約，現場拿號排隊報銷。

2.預約后的報銷業務

登錄網上預約報銷系統，錄入報銷所需信息，獲取預約號，打印報銷清單，然后將紙質的單據粘貼整理，按預約時間攜帶經費卡和報銷單據到財務處辦理，財務人員接收后審核，如果審核通過則根據用戶選擇的方式處理報銷款并通知用戶，如果未通過，將未通過的原因以短信或郵件的方式通知用戶。

辦理大額POS機報銷、打卡報銷業務的用戶可以查詢銀行卡到賬情況；辦理現金報銷業務的用戶需要到領款窗口領款。

3.預約流程

第一步：登錄網上預約報銷系統，選擇要預約業務，錄入報銷所需信息，確定預約時間，并打印報銷清單；選擇業務后，系統自動分配流水號，并鎖定一個預約號。

（1）填寫預約業務審核表

主要分為三種：大額POS機報銷審核表、打卡報銷審核表、現金報銷審核表。

（2）預覽業務審核表

將上面填寫的審核表給用戶預覽，樣例如表1所示。

表1 預約業務審核表

（3）填寫報銷單據詳單

預覽業務審核表無誤后，將打開填寫報銷單據詳單的頁面，按要求填寫好經費開支項目，系統將根據經費項目的支出限制，檢查是否有該項經費，該項經費是否已經超支，系統自動提醒每一項的額度，若無此經費或者本次支出后經費將會超支，將不予報銷。

（4）分配預約號，生成打印報銷清單

待成功提交以上信息后，系統根據報銷單據總數和金額會自動估算耗時，并顯示預約的具體時間，如果用戶選擇確定，則系統將開始鎖定的預約號最終分配給該報銷申請人，并自動生成報銷清單，可以打印。樣式如下：

成功創建預約，請準時辦理，記住您的預約號***，屆時務必攜帶您預約時填寫的項目經費對應的經費卡。您要預約的信息如表2所示。

表2 預約信息

第二步：打印摘要信息，經辦人攜帶簽字齊全的報銷憑證及財務經費卡到報銷審核窗口，財務人員審核是否有該項經費，該項經費是否已經超支。若有經費項目且本次支出后未超支，則登記經費卡，減少指標；若無此經費或者本次支出后經費將會超支，則原則上不允許繼續開支，財務人員停止辦理借款報賬手續，將經費卡和相應單據退回給經辦人。

第三步：當財務人員報銷完成后，以短信或郵件的方式通知報銷人。

第四步：選擇現金方式的報銷人到領款窗口領款，選擇打卡方式的報銷人查詢銀行卡。

圖2為網上預約報銷流程。

圖2 網上預約報銷流程

五、結束語

我校根據現有的報銷業務流程，設計一套網上預約報銷系統，配合財務經費卡的運用，能及時、準確、科學地反映預算資金使用的詳細情況，減少師生報銷過程中的等候時間，有效提高學校信息化的服務質量。本文提供的設計方案即將在校財務處投入使用。

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（編輯：隗爽）

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1673-8454（2010）19-0049-03