淺析推廣電子訂艙系統的必要性

文/孫 濤

在集裝箱運輸中，從辦理貨物的托運手續開始，到貨物的裝船、卸貨直至貨物交付的整個過程，都需要編制各種單證，這些單證在海運貿易的各個環節中起著貨物交接的證明作用，也是劃分船方和貨方各自責任的必要依據。而提單作為海運單證的一種，是證明承運人已接管貨物和貨物已經裝船的貨物收據，是承運人保證憑以交付貨物的物權憑證，是海上貨物運輸合同成立的證明，其重要性不言而喻。

提單的信息主要反映在其正面的內容上，記載著有關貨物和貨物運輸的事項，如果漏記或錯誤記載，就可能影響到提單的證據效力和法律效力。近年來，在海運貿易過程中，由于提單信息的誤差而引發的糾紛和訴訟也是層出不窮。所以，對于如此關鍵的單證文件，如何提高其信息的質量和準確性，已經成為了各船公司和客戶關注的焦點。

本文將擷取訂艙環節，結合電子訂艙系統的應用，淺析提高單證質量的一種方法。

在集裝箱運輸中，提單的單證信息來自于客戶的托運單（booking note），托運單由客戶提供，一般的操作模式是客戶通過托運單向船公司申請訂艙，托運單上列明有關貨物情況以及運輸要求等內容，如發貨人、收貨人、通知人、貨物的名稱、重量、尺碼、件數、包裝樣式、嘜頭、目的港、裝船期限、箱型箱量、運費條款等信息，然后以傳真或者郵寄等形式發送給船公司，船公司對托運單的內容進行審核，如可以，則通知客戶，接受訂艙，船方和貨方的貨物運輸關系即告建立。船公司隨即根據托運單上的內容，將相應的單證信息錄入自己的訂艙系統，在船開之前與客戶做提單信息確認，最后在船開之后簽發提單。

以上是傳統的訂艙流程，但如果細細推敲，我們會發現這其中存在風險：

船公司最終簽發的提單，其內容和信息來源于客戶的托運單，船公司的單證人員要根據客戶提供的托運單進行提單信息的錄入。而提單信息條目繁多，復雜多樣，涉及有關貨物情況和運輸要求的全部內容，信息量很大，如遇貿易旺季，訂艙量激增，需要處理的信息量更是“水漲船高”。而單證信息的錄入需要船公司單證人員逐票輸入，是一個手工操作的過程，其工作強度可想而知，面對如此龐大的數據量，人工操作難免會有差錯產生。但是，海運單證，尤其是提單，來不得一點差錯，一點微小的誤差如字母順序、大小寫，都可能會給后面的操作帶來意想不到的麻煩和損失，如美國航線涉及反恐，對單證的時間性要求很高。另外，美國海關對貨物的品名有及其嚴格的要求，一點微小的拼寫錯誤甚至會導致貨物被拒裝；馬尼拉航線如單證信息有誤，申請船后更改，將產生高昂的目的港海關罰金；巴西海關還要求提單上要顯示所有的費用等，因提單信息的誤差而導致嚴重后果的例子不勝枚舉。雖然很多船公司采取了航線細分，事后復核等一系列的措施，但是囿于單證的信息量太大，人力成本過高和精力有限等困難，還是無法解決單證信息的差錯問題，由此引發的事后問題甚至糾紛時有發生。如何從根本上解決這個問題？

說到底，單證信息由船公司來錄入，這種做法本身就存在一定的風險，要想真正地規避風險，只有尋求風險的轉移。但是，由船公司來承擔單證的錄入工作，似乎是航運業界的“慣例”，那么，是否可以考慮打破常規？

加強信息系統建設，推廣電子訂艙系統為解決這個問題提供了一條新的思路。

電子訂艙系統是一種電子數據交換（Electronic Data Interchange，簡稱EDI）系統。其操作辦法是商業伙伴們根據事先達成的協議，對信息按照一定的標準進行格式化處理，并把這些格式化的數據，通過計算機通信網絡在計算機系統之間進行交換和自動處理。

具體而言，電子訂艙的基本思路是船公司與客戶通過網絡這個平臺，來完成訂艙的操作流程。客戶通過繳納訂艙押金，獲取登錄電子訂艙網站的ID，之后在網上自行填寫明確的單證信息，客戶自己要對填寫的單證信息的真實性、有效性負責，船公司只負責確認是否接載以及基本的單證信息的審核（如是否危險品），除此之外的信息，船公司不做也無法進行相關的驗證和審核。在船開之前，客戶可以登錄電子訂艙系統，修改自己錄入的單證信息，船開之后，船公司通過系統鎖定提單，客戶將無法對提單信息進行任何更改。

如果客戶由于自己的差錯，船開之后需要修改提單信息呢？由于提單已經鎖定，客戶可以通過電子訂艙系統提出申請，船公司根據更改的內容，核算可能產生的費用（如翻艙成本、目的港罰金等）并告知客戶，客戶如接受更改所產生的費用，船公司將安排更改；如不接受，則拒絕其更改申請。

可能有人會有疑問，如果遇到客戶不認同風險責任的劃分，堅持認定船公司還需要對單證信息進行把關和審核，這種情況如何應對？對于這個問題，可以參照電子商務中通行的“服務使用協議”，通過法律手段來加以說明。船公司在使用協議中明確電子訂艙系統的服務內容和使用規則，明確風險責任的劃分，如使用本訂艙系統，就已經默認遵守和服從服務協議的規定，先定好“游戲規則”，以此來規范客戶和規避風險。

同時，船公司通過系統的開發和設定，把必須填寫的單證信息，如貨人、收貨人、通知人、目的港、箱型箱量、件數、毛重、尺寸、貨物品名、運費條款等設置為必填項目，這樣就避免了部分訂艙信息缺失的問題。

通過電子訂艙系統的建設和推廣，網絡將成為船公司與客戶溝通和聯系的紐帶,也成為了提升管理效率和客戶服務水平的有效載體。更為重要的是，船公司成功地實現了風險的轉移，把單證信息的風險轉移給了客戶方。客戶需要自行錄入單證信息，并對單證信息的準確性負全責，對于單證信息的內容自然也會慎之又慎，單證的準確性和質量無形中也得到了提升，船公司免去了錄入和復核的風險，避免了不必要的事后糾紛，也相應地節省了人力資源和人力成本，可謂是一舉三得。

另外，電子訂艙系統還可以擴展其功用，如通過系統開發，把電子化的成果進一步擴展，改變報價、查詢、報關等傳統方式，降低通信費用成本，實現傳統流程的優化，實現可持續發展。

電子訂艙方式和傳統訂艙方式可以通過以下表格加以對比：

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隨著經濟全球化趨勢的不斷增強和海運貿易量的日趨上揚，船公司將面對與日俱增的信息量，如何高效準確地處理和整合信息資源是每家船公司面臨的挑戰，也是亟待解決的問題。信息化戰略由于其具備準確、便捷、快速等優勢，是現代航運企業的必然選擇，也必將成為提升船公司核心競爭力的重要手段。電子訂艙系統作為信息化戰略的代表，在現代物流企業中正在發揮日趨重要的作用，據了解，不少船公司如中海集運（CSCL）已經基本推行了電子化訂艙，走在了信息化統建設的前列，其他船公司也在加大開發力度，迎頭趕上。可以預見，在未來的航運業競爭中，信息系統也會起到更為重要的支撐作用。◆