商務(wù)英語(yǔ)交流有效性的研究

陳德鳳

【摘 要】商務(wù)英語(yǔ)出現(xiàn)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展交流的必然要求,也是英語(yǔ)語(yǔ)言自身發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著我國(guó)對(duì)外貿(mào)易的增加,商務(wù)英語(yǔ)的作用也愈加突顯。本文通過(guò)對(duì)商務(wù)英語(yǔ)在現(xiàn)代社會(huì)中的重要作用的進(jìn)一步分析與深入認(rèn)識(shí),提出了提高商務(wù)英語(yǔ)交流有效性的途徑和交流中應(yīng)注意的幾個(gè)方面,為商務(wù)工作者提供一定的參考。

【關(guān)鍵詞】商務(wù)英語(yǔ);語(yǔ)言交流;有效性

中圖分類(lèi)號(hào):G633.41文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-8283(2010)07-0179-02

1 前言

自從我國(guó)實(shí)行改革開(kāi)放政策以來(lái),對(duì)外貿(mào)易交流越來(lái)越多,而與此同時(shí),在對(duì)外貿(mào)易中,出現(xiàn)的問(wèn)題和糾紛也有所增加,其主要原因之一就是交流不暢。其中,因商務(wù)英語(yǔ)交流有效性的缺失而導(dǎo)致的糾紛為數(shù)不少。而作為交流媒介的商務(wù)英語(yǔ)日益重要,這就使得如何提高商務(wù)英語(yǔ)交流有效性成為當(dāng)前需要研究和解決的重要課題。本文旨在通過(guò)深入認(rèn)識(shí)商務(wù)英語(yǔ)在現(xiàn)代社會(huì)中的重要作用,探討提高商務(wù)英語(yǔ)交流有效性的途徑,希望能對(duì)提高商務(wù)英語(yǔ)交流有效性起到一定的促進(jìn)作用。

2 商務(wù)英語(yǔ)作用的認(rèn)識(shí)

商務(wù)英語(yǔ)是一類(lèi)具有專(zhuān)門(mén)用途的英語(yǔ)(English for specific purposes),在我國(guó)成功加入WTO以后,社會(huì)發(fā)展和對(duì)外貿(mào)易的增加使得各項(xiàng)工作更加精細(xì)化,從而對(duì)商務(wù)人員提出了更高的要求。由于對(duì)外貿(mào)易的增加對(duì)商務(wù)人員在數(shù)量上的需求大幅度增加,新入行的工作人員在商務(wù)英語(yǔ)水平、能力方面就變現(xiàn)出較大的差異。隨著經(jīng)濟(jì)的全球化,在現(xiàn)代社會(huì)中,商務(wù)工作者除了要掌握通用英語(yǔ)EGP(English for general purposes),還要掌握商務(wù)專(zhuān)業(yè)英語(yǔ)(English for specific purposes),才能應(yīng)對(duì)商務(wù)活動(dòng)中的各類(lèi)談判和交流。

在商務(wù)交流中,有效的交流不但可以提高商務(wù)談判的效率,更重要的是可以使商務(wù)合作符合雙方的意愿,至少是符合談判交流的條件,而不至于因表達(dá)不準(zhǔn)確導(dǎo)致理解上的分歧。有時(shí),一個(gè)小小的錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致整筆交易的虧損,甚至影響雙方的貿(mào)易關(guān)系,因而傳遞給對(duì)方的信息應(yīng)該準(zhǔn)確。尤其是當(dāng)交流的信息具有合約的性質(zhì)時(shí),應(yīng)特別注意其內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

3 提高商務(wù)英語(yǔ)交流有效性的途徑

3.1 交流中要使用規(guī)范的表達(dá)方式

面對(duì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)和職場(chǎng),商務(wù)交流有效性的提高將有助于商務(wù)合作有效性的提高。商務(wù)交流中要使用通用的表達(dá)方式和表達(dá)形式,清晰,準(zhǔn)確,簡(jiǎn)潔,符合邏輯的語(yǔ)言就成為必要。如,商務(wù)英語(yǔ)中的術(shù)語(yǔ):FOB(free on board 離岸價(jià)), CIF(cost, insurance, and freight 到岸價(jià)),L/C(letter of credit 信用證)等,最為直接的體現(xiàn)了這一需要。在日常工作和學(xué)習(xí)中,商務(wù)工作人員可以按照商務(wù)英語(yǔ)的基本特點(diǎn)來(lái)表述。以下面兩句為例:Enclosed is some additional technical information on the probers. Please dont hesitate to contact us if you require any further information. 句中的enclosed 一詞,體現(xiàn)的正是商業(yè)信函中有附件時(shí),大家慣常使用的說(shuō)法之一,翻譯為“茲附上……/隨函附上……”。這個(gè)用法使得寫(xiě)信人無(wú)需寫(xiě)出下面這樣的句子:we are sending you ……in this letter,既費(fèi)時(shí)又費(fèi)事。一見(jiàn)到enclosed這個(gè)詞,讀函人就知道有附件,簡(jiǎn)單又明了。另外,句中的“dont hesitate to ……”也體現(xiàn)了交際性的特點(diǎn)。這個(gè)短語(yǔ)是一個(gè)慣常的客套話(huà),在翻譯成中文的時(shí)候,一般是沒(méi)有必要翻譯出來(lái)的;在寫(xiě)英文信函或與外國(guó)客戶(hù)談話(huà)時(shí),這個(gè)客套語(yǔ)通常要考慮使用。在商務(wù)英語(yǔ)交流中,大家習(xí)慣的、通用的、規(guī)范的語(yǔ)言表達(dá)方式是提高商務(wù)交流有效性的一個(gè)重要因素。

3.2 交流中要有的放矢禮貌相待

無(wú)論是在哪個(gè)領(lǐng)域,商務(wù)工作的很大一部分內(nèi)容會(huì)涉及到請(qǐng)求或提供幫助。因此當(dāng)別人打電話(huà)或過(guò)來(lái)請(qǐng)你幫忙時(shí),無(wú)論他們是你的客戶(hù)還是老板,要微笑著回答,“How may I help you?”或是“What can I do for you?”千萬(wàn)小心不要只是回答一句,“What do you want?”這句話(huà)聽(tīng)起來(lái)相待的粗魯,特別是用錯(cuò)了音調(diào)的話(huà)更可怕(句子末尾的降調(diào)會(huì)使之聽(tīng)上去非常的不禮貌)。而反過(guò)來(lái),當(dāng)事情發(fā)生問(wèn)題時(shí),任何人都不希望聽(tīng)到的是借口。因此首先要道歉,然后采取行動(dòng)。如果你回答不出問(wèn)題或是不能完成某人的請(qǐng)求時(shí),就用“I'm sorry”開(kāi)始。這是避免沖突的最好的方式。例如,說(shuō)“I'm sorry, I don't know the answer.”但是不要就此停止!接著說(shuō)出你將要做的內(nèi)容。“But I will find out.” “I'm sorry”表示出你對(duì)他們的關(guān)心,用“I will”表示你會(huì)幫助他們以安慰他們的情緒。另外,在商務(wù)工作中,要討論新的想法或是項(xiàng)目時(shí),更需要用禮貌的方式來(lái)解釋你的想法或是表示你不同意。將短語(yǔ)“In my opinion ”用在句首來(lái)告訴聽(tīng)者你希望獲得各種各樣的不同意見(jiàn)。如果你不贊同某人,不要說(shuō),“That's the dumbest idea I've ever heard!” 而說(shuō),“I'm afraid I don't agree.”小心選擇你的用詞還讓和你共同協(xié)作的人更愿意聽(tīng)你的意見(jiàn)!

3.3 交流中要因時(shí)因事因人靈活應(yīng)變

商務(wù)英語(yǔ)交流中要考慮許多因素,而這些因素又是隨著社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步在不斷變化的。商務(wù)工作者要順應(yīng)時(shí)代要求,在商務(wù)英語(yǔ)交流知識(shí)的學(xué)習(xí)上要隨時(shí)關(guān)注社會(huì)要求,不斷選取適時(shí)的商務(wù)英語(yǔ)形式。但不論怎么變化,商務(wù)英語(yǔ)的基本要領(lǐng)和本質(zhì)要求是不會(huì)改變的,那就是,提高商務(wù)談判交流的有效性。通常情況下,Would you mind?/Could you?/I'd appreciate.這些表達(dá)是適合于各類(lèi)商務(wù)交流的,即使你是top dog(老板),你也不要讓別人覺(jué)得你是在發(fā)號(hào)施令。用疑問(wèn)句比用陳述句更能表達(dá)你的請(qǐng)求。“Would you mind looking at this report?”或是“Could you take a look at this?”比以下的句子更恰當(dāng),“Look at this report.”當(dāng)你禮貌的提出請(qǐng)求時(shí),聽(tīng)者會(huì)更樂(lè)意答應(yīng)你!當(dāng)然,我們常說(shuō),因時(shí)因事因人采取靈活的交流方式,也使圍繞這個(gè)核心目標(biāo)來(lái)進(jìn)行的,對(duì)于具體的交流對(duì)象,還有許多值得探討的地方,這就需要商務(wù)工作者在實(shí)際的工作中不斷探索和總結(jié)。

4 提高商務(wù)英語(yǔ)交流有效性的原則

4.1 交流內(nèi)容準(zhǔn)確完整

內(nèi)容準(zhǔn)確完整(Correctness and Completeness)是指用正確的語(yǔ)言,準(zhǔn)確完整地把信息傳遞給對(duì)方。這就要求商務(wù)工作者多花時(shí)間和精力學(xué)習(xí),掌握商務(wù)英語(yǔ)的語(yǔ)言特點(diǎn)和使用技巧。在商務(wù)交流中,如遇數(shù)字,應(yīng)反復(fù)核實(shí);如有長(zhǎng)句,應(yīng)注意其邏輯關(guān)系。在此基礎(chǔ)上,傳遞給對(duì)方的信息應(yīng)完整。有些商務(wù)工作者在因特網(wǎng)上進(jìn)行交易時(shí),事先不作周全的考慮,想到什么叫說(shuō)什么,本來(lái)一次就可以交代清楚的事情,結(jié)果要發(fā)幾封電子郵件才說(shuō)清楚。因此,我們?cè)谶M(jìn)行交流前,應(yīng)對(duì)需要交流的信息深思熟慮,這不但有利于業(yè)務(wù)的順利進(jìn)展,而且有助于個(gè)人形象和公司形象的樹(shù)立。

4.2 交流形式簡(jiǎn)潔清楚

表達(dá)簡(jiǎn)潔清楚(Clearness and Conciseness)是效率時(shí)代對(duì)我們每個(gè)人提出的要求。若交流起來(lái)長(zhǎng)篇大論,使用的詞匯生僻難懂,所寫(xiě)的句子冗長(zhǎng)含糊,這就影響了交流的效率。所謂簡(jiǎn)潔,就是要用最精練的語(yǔ)言把信息傳遞給對(duì)方。使用詞匯時(shí),應(yīng)盡量選擇常用、有把握的詞。俚語(yǔ)和出現(xiàn)頻率太低的詞,應(yīng)該避免使用。寫(xiě)作句子時(shí),應(yīng)注意句子的長(zhǎng)短的合理搭配:短句太多,會(huì)給人留下瑣碎的感覺(jué);長(zhǎng)句過(guò)于頻繁,讀起來(lái)會(huì)吃力難懂。段落不要太長(zhǎng),不同的內(nèi)容應(yīng)該分段寫(xiě)。同時(shí),清楚的表達(dá)可以促進(jìn)商務(wù)的順利進(jìn)行,避免不必要的誤解。對(duì)交流中涉及的數(shù)據(jù),應(yīng)盡可能精確,不可濫用about、approximately、probably、maybe等不利于精確表達(dá)的詞。

4.3 交流態(tài)度友好誠(chéng)懇

態(tài)度友好誠(chéng)懇(Consideration and Courtesy)是指在商務(wù)交流過(guò)程中,應(yīng)多為對(duì)方著想,即便是在對(duì)方催款或索賠時(shí),也要表現(xiàn)出友好和誠(chéng)懇的態(tài)度,這是不能忽略的原則。英語(yǔ)所說(shuō)的You-Attitude就是這樣一種態(tài)度,它強(qiáng)調(diào)在交流時(shí)應(yīng)站在對(duì)方的角度,想想對(duì)方想了解什么,喜歡些什么,討厭些什么,真誠(chéng)的與對(duì)方合作,求取共同的發(fā)展。如:在交流時(shí),不要繞彎子,應(yīng)盡早把對(duì)方想了解的信息傳遞給對(duì)方;對(duì)方有過(guò)失時(shí),不要蠻橫指責(zé),應(yīng)考慮一下對(duì)方是否處于不得已的窘境;同時(shí)要主動(dòng)發(fā)現(xiàn)對(duì)方的優(yōu)點(diǎn),并不要吝嗇使用Good、Cool、Excellent、Great、Terrific、Fantastic之類(lèi)贊美詞;在得到對(duì)方的幫助時(shí),要及時(shí)地向?qū)Ψ奖硎靖兄x。

5 結(jié)語(yǔ)

商務(wù)英語(yǔ)的應(yīng)用性、工具性特點(diǎn)要求商務(wù)工作者不但要具備較強(qiáng)的書(shū)面表達(dá),還應(yīng)具備較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力。書(shū)面表達(dá)中板書(shū)字跡是否流暢易懂,板書(shū)內(nèi)容是否有層、次邏輯,板書(shū)是否詳略得當(dāng)應(yīng)予以重視;不要該詳寫(xiě)的內(nèi)容沒(méi)寫(xiě),該略寫(xiě)的地方羅嗦反復(fù)。口頭表達(dá)能力包括,英語(yǔ)發(fā)音純正與清晰、語(yǔ)速停頓重、輕音的抑揚(yáng)頓挫、字母的連讀、英美式發(fā)音技巧等。在實(shí)際交流中說(shuō)話(huà)流利通暢、發(fā)音清晰、表達(dá)清楚、不產(chǎn)生歧義,還要求商務(wù)工作者擁有自信、也不給聽(tīng)話(huà)人造成壓力,能合理組織信息,能足夠準(zhǔn)確地與他人溝通;同時(shí)又要擁有能聽(tīng)懂復(fù)雜、快速、有缺陷的表達(dá)的能力,擁有迅速對(duì)他人的發(fā)言作出回應(yīng)的能力,掌握鑒別和核實(shí)模糊信息的技巧,能用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言和行為舉止去應(yīng)付不同的文化和環(huán)境發(fā)言的技巧。總之,商務(wù)工作者要非常重視提高商務(wù)英語(yǔ)交流中的有效性。

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