檔案信息電子化問題初探

崔 萍 段如菲 段玉春

[關鍵詞]檔案信息;電子化;初探

在各種信息資源中,檔案以其獨具的與人類社會各種活動的伴生關系及所載信息的原始性、真實性等特殊性質,而占據著不可替代的獨特地位。作為各行各業都離不開的檔案工作,使用電子化管理檔案信息,是社會進步的必然結果,是歷史發展的必然趨勢。

檔案信息電子化,是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象,用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。人們的手工信息加工工作模式是:“選題——選材——編輯——出版”的工作方式,即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長,造成信息失效,嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化,編者可直接利用機讀形式的檔案,利用電腦完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻。

手工編輯信息成果出版需要較多的經費,但目前企望國家給檔案部門撥更多的經費進行信息編輯是不現實的,依靠自身解決也不是件容易的事,解決不好,檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

一、檔案信息電子化的現狀

1.檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一,規格各異,各自開發的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統,由于不能互調,就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這就制約了檔案信息電子化的進程。

2.在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統,檔案信息系統和網絡建設形式各行其是,層次不一,規范性、開發性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求。

3.標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因,館?穴室?雪藏檔案業務基礎差,案卷質量不高,特別是各類檔案的著錄細則相容性不強,系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準,僅著眼于某一個館或某個專業系統,無法全面實施、推廣統一標準,這也制約了檔案信息工作電子化。

4.檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5.檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化,首先要有現代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現代技術水平偏低,甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備,仍不能充分發揮作用,就更談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現,使檔案的生成方式發生很大變化,諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行,這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態,那么檔案也自然以機讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者,將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容,這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中,把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息,必須有一個“去粗取精,去偽存真”的過程,使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性,用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來,檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化,就是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式的為主要物質對象,用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有:

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能,提高利用率。目前,大多數基層檔案館室對計算機的應用單一,開發功能簡單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財力和時間上的極大浪費,使現代化設備不能盡其用。

2.縮短二次文獻信息的加工時間,提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是:選題—選材—編輯—出版,這條“慢工出細活”的工作方式,即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長,造成信息失效,嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化,編者可直接利用機讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻。

3.檔案信息電子化,可一次投入,多次產出,可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費,但目前乃至今后一個相當長的時期內,企望國家給檔案部門撥更多的經費進行信息編輯是不現實的,依靠自身解決也不是件容易的事。這個問題解決不好,檔案工作者的辛勤勞動成果,只能束之高閣。

4.檔案信息電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領導及各個部門,就擴大了社會影響,拓寬了服務范圍,檔案部門的地位自然也就得到了相應提高。

5.檔案信息電子化,可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段,但檔案事業要注意這方面發展動向,超前拿出對策,使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求,使現在的勞動電子化,為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。□(編輯/丹桔)