檔案管理信息化的實施與評價

岳 靜,周麗霞

(黑龍江省收費公路管理局牡丹江處)

檔案管理信息化的實施與評價

岳 靜,周麗霞

(黑龍江省收費公路管理局牡丹江處)

為適應信息化社會,檔案管理工作依賴信息技術展開各個環節的信息化轉變,通過選擇合理有效的、可操作性強的信息化方案對于促進檔案管理信息化工作具有很大意義。

檔案管理信息化;系統實現;系統分析與評價

1 檔案管理信息化的目的和主要模式

檔案信息化建設的最終目的就是切實加強檔案信息資源的合理配置和科學管理,使檔案信息資源實現數字化、標準化、系統化、網絡化。《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是:制定檔案信息化管理的有關標準,研制、推廣檔案管理應用軟件;加強電子文件和電子檔案的管理,做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用,保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效,建立、規范、聯通各區域網絡,建立全國檔案信息網絡,并入國家信息網。

信息化改變可采用的模式有很多,適合本行業特點的模式是最佳的選擇,目前國內檔案管理信息化建設通常的做法是在建設計算機、網絡硬件平臺的同時,逐步實現檔案的規范化、無紙化管理。而檔案的規范化、無紙化管理使用的主要工具則是應用集成檔案管理系統,雖然這種做法只是在形式上改變了檔案的信息化管理,但卻起到了事辦功倍的效果。

2 當前檔案管理信息化存在的問題

2.1 館藏檔案存儲方面

館藏檔案數字化工作才剛剛開始,紙張是主要的存儲介質,輔助的存儲介質有磁帶、影像帶,黑白照片、彩色照片和部分電子文檔資料。由于大部分的館藏的存儲介質是紙質文件,紙質文件不僅難以永久保存和備份,極易受到外界的環境的損壞,而且占用的大量空間,隨著數量的不斷增加,倉儲的費用和管理成本不斷增加。

2.2 檔案管理模式

目前檔案館的管理模式主要還是采用計算機輔助管理的手動模式,包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等,都以手工為主的,管理不是很科學、工作效率低,檔案資源不能得到充分利用。

2.3 信息查詢困難

在手工查詢檔案信息的檢索過程中,檢索流程為:查到案卷目錄,再查到文件目錄,根據文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址,然后通知庫房調卷,辦理相關手續。紙質文件給檢索調閱帶來了困難,且在此過程中,查詢的途徑不夠全、查全率低、查準率低,容易出現文件丟失、損壞或無法找到所需的資料,難以充分的利用檔案資源向政府機關部門和公眾提供良好的服務。

3 一個檔案管理信息化的實施過程

(1)能夠促進本館檔案信息化的建設,促進檔案、現行文件信息化的標準建設,根據系統建設需求,采購必要的硬件設備,為系統提供硬件基礎。

(2)建立檔案局(館)辦公自動化系統和業務管理系統,提供減輕工作強度,辦公效率,實現辦公自動化及業務管理功能。

(3)建立檔案數字化系統和對館藏檔案進行數字化加工。支持對各種不同類型載體的檔案進行數字化處理和轉換,完成館藏檔案的數字化。

(4)建立檔案數字化綜合應用平臺,實現數字和非數字的檔案資源的采集功能,實現對檔案資源的高效、規范的管理功能,實現檔案資源安全、準確的檢索利用功能。

(5)通過檔案館(局)的內部局域網、政府通信網、互聯網,實現檔案局與各政府機關部門檔案室之間、下屬檔案館及市檔案局各職能部門之間的信息共享和交流,提供信息的利用率。通過整合檔案資源信息,為政府部門的數據統計和領導班子的決策提供相應的信息資源的支持。

(6)建立檔案公眾服務網,建立門戶網站來實現,向社會公眾統一展示檔案局的職能,政務公開,提供檔案查詢等內容,網上業務受理和辦理結果公布窗口。

(7)擁有海量存儲備份和災難恢復系統,制定相應的安全策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性、可用性。建立系統安全解決方案。為網上檔案館提供安全保障,確保網上檔案館檔案的檔案資源的原始性、安全性、可靠性、完整性及可用性。

4 今后檔案管理信息化的發展

檔案管理信息化建設的發展方向是建設數字檔案館。所謂的數字檔案館,不是單指某一個檔案館,而是通過計算機網絡連接在一起的若干檔案館群體。數字檔案館將使檔案信息與其他各類信息更為緊密地結合在一起,成為一個有機的整體,從而對信息處理的標準化、管理過程的一體化和服務對象的社會化等提出更高的要求。建立數字檔案館的最終目的是方便人們能最大限度地利用檔案信息,為經濟建設服務。

構建數字檔案館需要軟硬件多方面的條件。首先,要求較好的計算機網絡和通信基礎設施等硬件條件。數字檔案館是內外結合的網際網結構,只靠檔案部門單獨建立計算機網絡和通信基礎設施,無論從理論上還是實踐上都不合理也行不通。實際上只有大環境上具備了高速數字通信設施和網絡環境的基本條件,才有可能建設數字檔案館。一般要求,內部應具備連通各個部門的計算機網絡平臺,外部應有支持高速信息通信的寬帶公共通信網絡。其次,建立和完善制度、標準等規范化體系。標準化是現代化的基礎,對數字檔案館來說,標準化更為重要。由于數字檔案館具有跨部門、跨地域、甚至跨國家的特點,且技術性強,因此在規范化方面應遵循以下原則:一是以標準化管理為主,制度管理為輔;二是先考慮采用國際標準,再考慮采用國家、行業及地方標準。由于數字檔案館具有開放性,其信息交流的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中,事先難以完全確定,所以即使在數字檔案館的初始階段也應優先采用適用范圍盡可能廣泛的標準,盡量做到一次到位。當然,建好數字檔案館離不開多部門的協同努力,這將是一個信息化建設的系統工程。

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2010-03-17