加強企業科研經費財務管理的探討

劉艷玉

(中國石油集團測井有限公司,陜西西安710021)

加強企業科研經費財務管理的探討

劉艷玉

(中國石油集團測井有限公司,陜西西安710021)

隨著國家綜合國力的不斷增強,為推動科技創新、增強各行業的研發實力,國家、上級部門撥款資助企業進行研究開發和科技創新,以推動科技成果產業化發展;許多企業單位承擔了大量的科研課題,因此,企業科研經費的核算及管理也尤為重要。

科研經費;項目管理;經費管理

科研經費是保證科研項目順利進行必不可少的條件,科研經費的管理是企業管理的主要內容。如何通過科學、有效的管理,利用有限的經費最大限度地提高科研投資效益,是科研人員及科研管理人員應該探討的問題。企業科研經費主要來源渠道有政府撥款、上級部門撥款及自籌項目經費。科研經費在大多數企業作為專項經費來管理,自身存在一定的特殊性,科研課題從立項到預算再到出具決算報告等諸環節,很大程度上脫離了項目承擔單位的財務管理,給項目管理和經費管理帶來了諸多不便。因此提出了如下對策。

一、加強項目長的綜合業務培訓,提高預算管理水平

大部分企業科研項目的管理實行項目長負責制,即項目長負責項目立項初期的可行性研究、經費預算、合同簽訂、出具財務決算報告等。項目長由于對項目所需經費缺乏專業知識,重視不夠,科研項目立項時所報預算基本上沒有經過太多的可行性論證,沒有相關的財務專家參與預算論證,項目人員對于預算項目的理解不夠專業,不了解項目成本核算的內容,而且沒有與單位財務部門結合,致使預算編制不科學、不合理,總數基本上是大概數,分項數沒有進行詳細測算,因此會造成預算與實際情況偏差很大。而預算編制關系到日后的項目成本核算,批準的項目預算就是日后項目支出的合法依據,這就造成沒有納入預算而實際又必須開支的項目支出合情不合法的問題。因此,為減少類似問題的發生,要制定統一規范的預算管理制度,精細預算管理,減少預算執行過程中的偏差。項目長應具備一定的財務基礎知識,在編制經費預算的過程中要結合項目實際、并把財務管理工作提前,讓財務人員協助編制科學、合理、嚴謹的預算,為日后預算順利執行打下良好的基礎。

二、強化科研經費日常支出管理

日常支出管理是科研經費財務管理的一個重要環節,直接關系到經費支出的合理、合法性和經費預算的符合度。強化科研經費日常管理,就是要在經費預算的控制范圍內,在取得合法憑據的基礎上,把好專款專用這個關,使各項正常支出及時核銷。在這個環節上,財務人員要做好以下工作:審核原始單據的合理合法性、每項支出是否與研究課題相關、是否有充足的預算指標、支出是否取得了相關負責人的同意、與支出相關的經濟合同、驗收報告是否齊全、間接費用分攤的依據是否合理等。此外,財務人員還有兩項極為重要的工作,一是對即將結題的項目檢查是否還有未報銷的費用、實物已領用但未進行賬務處理的原材料;二是分期付款但尚未執行完畢的經濟合同。就筆者本人的經驗來說,這兩個因素將給項目成本核算帶來很大的影響,所以財務人員一定要加強項目執行過程中的財務監督。

三、合理確定間接費用分配方式,實行科研項目全成本核算

實行科研項目全成本核算,一方面可以為管理者提供真實合理的費用支出依據,另一方面在市場經濟條件下可以合理制定收費依據,同時為執行好國家所得稅優惠政策提供依據。因此必須把應有科研項目承擔的相關間接費用合理分攤到項目成本。在理論上,費用分攤可能存在一個最佳標準。有一些共同費用的分攤標準比較明確,如水電費按實際耗用量分攤;但是,更多的共同費用沒有明確的分攤標準,費用分攤類似于內部稅收,它是政策導向的,不同標準可能會有不同的后果,如按人員為標準可能會促使某些項目盡量少雇傭人員,此外,還可以按比例為標準、按協商標準等。因此,沒有絕對完美的分攤標準。費用分攤方式有如下3種:項目總經費比例、當期成本支出比例、項目參與人員比例。使用項目參與人員比例進行分攤是一種相對合理的方法。另外,為滿足項目全成本核算的要求,內部單位之間要加強結算,合理確定結算價格,特別是為科研提供試驗的支出,往往被大家忽略掉了。

四、應加強科研中間產品管理

針對政府撥款、上級部門撥款的科研項目,特別是樣機制造和軟件開發項目,都會形成一定的科研中間產品,如石油企業開發形成的測井儀器、解釋處理軟件等,由于日常研發支出已在科研成本中列支,這些中間產品成了實物資產。如果不進行監管,很可能企業會隱瞞這部分中間產品的銷售收入,私設小金庫,導致國有資產流失。就目前的管理現狀來看,相當多的企業在這方面的管理是缺失的。筆者認為,不管是上級監管部門還是企業內部都要加強科研中間產品的管理,登記造冊,明確形成時間、存放地點、保管人、移動情況等要素,對于可形成收益的科研中間產品,及時確認資產,積極進行處理,一方面防止國有資產流失,另一方面形成效益最大化。

五、做好科研經費審計工作,加大監控力度

為加強科研經費的使用監管,上級監管部門應定期指定專人對科研經費的使用進行專項審計。審計人員的組成包括專業技術人員和財務專家,審計的重點在于經費使用的合理性及與預算對比的符合程度。目前大多數監管機構在進行科研經費審計時,重點都在經費使用與預算的符合度,因為沒有相關的技術人員參與,對支出與項目研究內容的相關性無從考證,但從根本上來說,支出的合理性比預算對比的符合率更為重要。在對待經費使用結果上,應區別對待,不能一味追求“撥多少錢就花多少錢”的效果,發現項目經費不按規定使用的,應及時予以糾正;無法糾正的,停止撥款,并追回剩余經費;項目完成后尚有經費結余的,收回剩余經費或轉撥給其他項目。總之,要搞好科研經費審計工作,進一步加大預算執行過程的監管力度,規范科研經費開支范圍和標準,堵塞財務管理中的漏洞,逐步建立起從項目立項申報、預算編制、中期評估到決算編報的全過程監督制度,確保科研資金安全。

六、制度建設是加強科研經費管理的重要保證

科研經費財務管理必須規范統一、有據可依。承擔科研項目的單位要自覺遵守財經紀律,嚴格按財經紀律辦事,自省自律,認真查找和糾正項目管理中存在的問題。加強科研經費財務管理,制度建設是保證,要建立一套科學性、操作性強的、行之有效的科研經費財務管理辦法和制度。可根據國家和上級部門的相關政策制度,結合本單位實際,制定出一套科學合理的科研經費財務管理辦法。完善相關獎懲措施,充分調動項目研發人員的積極性,加強各相關部門的配合,避免造成預算編制與財務部門脫節、項目財務決算報告與財務賬面數不一致等現象。同時,在經費管理中要堅持原則性與靈活性相結合的原則,盡可能為科研工作開展提供好的服務。

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責任編輯 胡號寰 E2mail:huhaohuan2@126.com

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1673-1395(2010)04-021-02

20100325

劉艷玉(1976—),女,陜西西安人,會計師,主要從事財務資產管理工作。