Word排版在科技期刊數(shù)字出版中的應(yīng)用及優(yōu)勢分析

陳曉峰

《(科技進(jìn)步與對(duì)策》雜志社,湖北武漢430071)

Word排版在科技期刊數(shù)字出版中的應(yīng)用及優(yōu)勢分析

陳曉峰

《(科技進(jìn)步與對(duì)策》雜志社,湖北武漢430071)

根據(jù)科技期刊稿件的特點(diǎn),在總結(jié)以往科技期刊排版研究的基礎(chǔ)上,得出了Word排版是克服現(xiàn)有排版軟件的局限、實(shí)現(xiàn)數(shù)字出版的最佳選擇。在總結(jié)期刊排版實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上,介紹了使用Word2007對(duì)期刊排稿的技術(shù)要點(diǎn),并重點(diǎn)分析了Word排版在標(biāo)題自動(dòng)化編號(hào)、公式的轉(zhuǎn)化、頁碼變更、標(biāo)題頁眉自動(dòng)化變更、格式利用轉(zhuǎn)化等方面的優(yōu)勢。

Word;排版;科技期刊;數(shù)字出版

近年來,由于科研學(xué)者們對(duì)信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用越來越普遍,許多期刊社都采購了期刊采編系統(tǒng),方便作者投稿及專家審稿,同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了編輯部出版流程的網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化。但目前大多數(shù)編輯部的采編系統(tǒng)只用于收稿和審稿,并未實(shí)現(xiàn)期刊文章完全的數(shù)字出版,這與市場上目前主流排版軟件的局限性所帶來的影響密不可分。

筆者在實(shí)踐工作過程中,通過對(duì)Word排版技術(shù)的深入研究,充分挖掘利用了Word2007新的功能特性,形成了一整套有關(guān)科技期刊Word排版的技術(shù)模式,極大程度地提高了工作效率以及排版的準(zhǔn)確性。

一、Word2007排版的技術(shù)要點(diǎn)

(一)樣式集的使用

Word2007作為微軟公司最新的自動(dòng)化辦公軟件,相比之前版本產(chǎn)生了較大的變化,特別是體現(xiàn)在樣式集上,更加直觀,快捷方便。由于科技期刊在排版過程中,對(duì)文題、作者、單位、摘要、關(guān)鍵詞、各級(jí)標(biāo)題、正文、參考文獻(xiàn)等都有固定的格式要求,因此,在論文模板中,我們只要在樣式集里按照相應(yīng)文章要素的格式要求設(shè)定好格式并自定義好快捷鍵,將原文復(fù)制到模板里后,即可通過已設(shè)置好的樣式快捷鍵將原文的格式迅速變更為期刊目標(biāo)樣式。同時(shí),還需要注意將各級(jí)標(biāo)題定義為多級(jí)列表格式,使得在改變各級(jí)標(biāo)題樣式的同時(shí)也對(duì)各級(jí)標(biāo)題進(jìn)行自動(dòng)化排序。此外,由于文章各種要素都被制定了樣式,將為通過樣式導(dǎo)出相應(yīng)文章要素內(nèi)容帶來極大的便利,例如可利用標(biāo)題、作者樣式生成目錄。

(二)域的使用

在Word中,域的使用在以往科技期刊Word排版的研究中并沒有被提起和重視,實(shí)際上,它是實(shí)現(xiàn)科技期刊自動(dòng)化排稿很重要的要素之一。通過在文章編碼和頁眉設(shè)置相應(yīng)的頁碼域與樣式域,文章編碼中指代當(dāng)前頁頁碼的域可通過刷新域自動(dòng)更新,而頁眉中的樣式域也可以直接鏈接到文章的標(biāo)題和作者,方便準(zhǔn)確地完成相應(yīng)的設(shè)置。

(三)主控文檔的使用

主控文檔通常是大家在使用Word中比較陌生的功能,但在科技期刊排版的實(shí)踐過程中卻有極大功用。通常一篇篇文章都是獨(dú)立的Word文檔,當(dāng)一期的文章需要合版的時(shí)候,通過插入主控文檔中形成了稿件的集合,即基本完成了拼版。而此時(shí)主控文檔的本身只是這些合版稿件的鏈接文檔,對(duì)于修改獨(dú)立的某篇合版文檔,在主控文檔合成后都會(huì)有相應(yīng)的變化,甚至對(duì)于臨時(shí)需要撤銷更換拼好版的文章,在主控文檔里調(diào)整好后,通過刷新域,均可以實(shí)現(xiàn)全文頁碼自動(dòng)變更,傳統(tǒng)排版軟件需要手動(dòng)改且極容易出錯(cuò)的過程通過Word自動(dòng)化方式得到了解決。

二、Word排版的優(yōu)勢分析

由于目前期刊大多采用方正書版、方正飛騰軟件排版,與作者提供的Word原稿存在轉(zhuǎn)化的過程。在這個(gè)過程之中,往往由于公式、圖、化學(xué)符號(hào)等需要重新輸入,常常容易造成不準(zhǔn)確性,而且這些軟件自動(dòng)化程度較低,輸入的文件轉(zhuǎn)化的PDF有一定的困難,不利于共享。Word是日常辦公中最經(jīng)常使用的軟件,利用好其自動(dòng)化排版和樣式,完全能夠?qū)崿F(xiàn)方正類排版軟件所達(dá)到的效果,同時(shí)能夠無縫快速準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)化作者Word來稿,其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

標(biāo)題自動(dòng)化編號(hào)。可以設(shè)置文章一二三級(jí)標(biāo)題的序號(hào)樣式,可以按照文章順序自動(dòng)化編號(hào)。不僅如此,在編輯編稿的過程中,由于會(huì)刪除部分段落內(nèi)容,Word的自動(dòng)化編號(hào)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)變更序號(hào)。

公式的轉(zhuǎn)化。由于目前作者來稿的公式大多數(shù)是通過Word中集成的Mathtye插件來輸入的,如果是傳統(tǒng)的方正軟件,通常需要重新輸入,這樣常常會(huì)由于排版人員手工輸入,或多或少出現(xiàn)一些偏差和錯(cuò)誤,這也給編輯校稿帶來了一定的難度,而在Word中直接可以將公式轉(zhuǎn)化為排版要求的格式。

靈活的頁碼變更。在期刊的出版過程中,常常會(huì)遇到定版的稿件撤稿和添加的現(xiàn)象。由于稿件的撤換帶來了一系列正文內(nèi)容的變更,往往給編輯校對(duì)核稿帶來了很大的麻煩,而Word排版通過域的使用可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化變更,避免了由于人為操作失誤帶來的問題。

標(biāo)題頁眉自動(dòng)化變更。科技期刊往往在文章正文頁眉部分會(huì)出現(xiàn)文章的作者和標(biāo)題,通過設(shè)置樣式域,在改稿的過程中如果修改了文章標(biāo)題,相應(yīng)頁眉、目錄部分會(huì)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)變更,避免了錯(cuò)誤發(fā)生的可能性。

格式利于轉(zhuǎn)化,方便瀏覽傳輸。由于是 Word排版,編校的稿件可隨時(shí)上傳至期刊網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫,方便編輯下載修改與提交,使編校過程可在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,突破了地域的限制。Word排版后,通過PDF打印機(jī)制成PDF直接可用于出版印刷,同時(shí)也可以制作為閱覽使用的 PDF,供讀者閱讀學(xué)習(xí);同時(shí)Word的定稿還可以存為html格式,上傳至服務(wù)器,不僅讀者瀏覽更加方便,同時(shí)還可以被各大搜索引擎收錄。

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責(zé)任編輯 韓璽吾 E2mail:shekeban@163.com

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G20

A

1673-1395(2010)04-0133-02

20100510

陳曉峰(1983—),男,湖北武漢人,編輯,主要從事數(shù)字出版、期刊網(wǎng)絡(luò)化研究。