知識管理:科技期刊發展“隱形的翅膀”
——以《科技創業月刊》為例

鄧坤烘 高 平 戴 鈞 梁競艷

《(科技創業月刊》雜志社,湖北武漢430071)

知識管理:科技期刊發展“隱形的翅膀”
——以《科技創業月刊》為例

鄧坤烘 高 平 戴 鈞 梁競艷

《(科技創業月刊》雜志社,湖北武漢430071)

知識經濟的出現和現代信息技術的發展,使知識管理走進學術期刊成為一種趨勢。科技期刊應該分析自身情況,結合自身優勢,積極地利用知識管理整合期刊現有資源,建設基于知識導航、知識發掘的信息平臺,提升雜志質量,突出雜志特色,增加雜志核心競爭力,打造雜志品牌,使雜志在激烈的競爭中不斷發展壯大,獲得新的競爭優勢和發展前景。

知識管理;科技期刊;信息管理;平臺構建

知識管理包括知識采集與編輯、知識審核與存儲、知識發布與分享、知識交流與利用四個環節。

知識采集與編輯,指企業或組織進行知識資產的采集與編輯,包括采集學習行業專業基本理論知識和業務知識,對專業基本理論知識、業務知識和實踐經驗知識進行編輯加工、梳理分析,在企業或組織中形成系統化的流程和規范化的運作。比如,對業務員進行銷售知識培訓,對辦公人員進行辦公技能培訓,對中層干部進行管理知識培訓等等。

知識審核與存儲,指通過日常的實踐檢驗和深入思考后,甄別審核所收集的信息,保證知識存儲的適用性、新穎性、有效性。知識存儲涉及的內容很多,包括公司或組織每年下發的文件,國家相關的政策性文件、通知等,客戶資源系統中各類合同、單據、會議紀要、方案、策劃、制度等。

知識發布與分享。知識的發布可以通過自己的內部網站、會議研討、集中學習等多種方式進行。知識分享涉及到公司或組織員工的心理狀態和分享的意愿,受員工的個人因素影響較多,是知識管理中比較難處理的問題。大部分的企業和組織內部,經過多年的實際運作,都形成了自己企業或組織特有的知識分享的機制和方法。

知識交流與利用。所有管理的目的都在于創造效益,知識管理的目的也不例外。知識的利用指利用知識資產處理企業或組織的事務性工作,例如公司某個行業的銷售人員可以很方便地在CRM中找到某家客戶的聯系人資料,了解與其打交道的相關技巧,從而與其保持親密聯系,最終促進業務的成功。

一、《科技創業月刊》期刊社現狀分析

《科技創業月刊》是國家科技部火炬高技術產業開發中心、中國技術市場管理促進中心和湖北省科技廳聯合主辦的大型綜合性財經類科技期刊,是中國創業投資類核心期刊、中國學術期刊數據庫統計源期刊、中國期刊網全文數據庫全文收錄期刊、湖北省優秀科技期刊。《科技創業月刊》在國內外擁有廣泛的讀者,受到科技領域、教育領域、風險投資領域和新興企業群體及理論工作者、企業家、科技人員、管理人員和教師的青睞,是中國創業創新領域的主流媒介和權威雜志。

與《科技創業月刊》紙質雜志的豐富內容和成功傳播相比,目前《科技創業月刊》信息管理平臺的內容和功能還十分匱乏。平臺僅僅做到了基本的信息發布,在采編系統,與讀(作)者溝通互動,以及鏈接相關行業、政府機構方面,與國內外一些較好的期刊信息管理平臺相比,差距還很大。

欄目設置單一,特色不突出。《科技創業月刊》信息管理平臺與大多數國內期刊網站平臺大同小異,沒有整合現有知識和情報,不能體現出創業投資的核心特色。

內容貧乏,更新緩慢,信息量較小,不能全面反映雜志社工作內容。現有平臺沒有建立完善的專業數據庫和案例庫,而且《科技創業月刊》每期于當月10號出刊,到當月月底文章才能發布,給讀者查閱當期文獻帶來一定的不便。

平臺上沒有采編系統。現在作者投稿只能通過E2mail或U盤代拷等方式,不能直接登陸網站平臺進行投稿及稿件處理信息的查詢。編輯處理稿件等工作也還是按照自身記錄的習慣進行,容易產生溝通不暢、文章丟失、漏發等情況,給編校工作帶來一定的不便。

后臺錄入系統功能不全。現有的后臺服務系統只能簡單輸入文字、數字,不能輸入公式和圖表等信息,這樣會造成作者論文(紙質版)在發布到平臺的過程中部分丟失,為作者和讀者查找文章等帶來不便,而且也影響期刊質量。

與讀(作)者、理事單位互動性較差。目前《科技創業月刊》信息管理平臺上的讀者論壇基本處于停用狀態,點擊率較少,使用率不高,致使雜志社不能和讀(作)者、理事單位及個人進行咨詢和互動。

二、基于知識管理的《科技創業月刊》現狀與實施

(一)運用現代化技術,建立知識共享與轉移的信息管理平臺

盡可能運用現代化的技術手段建立各種形式的企業知識網絡,為知識的交流與共享提供基本的物質和技術基礎。建立知識共享與轉移的信息管理平臺,有利于促進作者、讀者與雜志之間的交流,從而擴大學術期刊的影響。它包括建設基于知識導航、知識發掘的雜志網絡平臺,完善的專業數據庫和案例庫,高層次的學術交流平臺和《科技創業月刊》電子雜志,以實現信息的快捷傳遞,提高雜志社的工作效率,實現知識的有效共享與轉移。

1.建設網絡平臺

對現有網站進行更新,不僅在平臺上實現雜志社信息發布、過刊查閱下載等功能,而且要添加采編系統,使讀(作)者可方便地查詢稿件錄用、編校狀況、出刊周期等信息,拉近作者與雜志社的距離;同時引入知識導航和知識挖掘的概念,建立信息管理系統,保證信息不丟失,提高雜志社工作效率。

2.建立完善的專業數據庫和案例庫

完善編委會專家信息庫、作者信息庫、專項數據庫以及案例庫建設,完成雜志社現有編輯數據庫建設,增加業務活動板塊,實現信息資源的整合與有效分類,使數據與資源共享,增強雜志社辦公效率。

內部專業系統。一是內網辦公系統,包括雜志社公共文件傳達、共享及反饋;上級主管單位、部門相關文件傳閱,信息公布;各辦公人員相應辦公計劃的安排及監督提醒功能的完善;各辦公人員理事資源的整合(方便轉交之類);建立院士資料庫,方便查閱使用;設立如同QQ群系統的內網交流平臺,方便辦公交流等。二是內網學習系統,包括編輯操作規范及細則,往屆活動的相關文件、總結等,相關專業英語的資料,相關專業計算機基礎、操作等方面的資料,參考文獻標示規定等。三是內網休閑系統,包括辦公室健身相關知識,哲理性小故事,演講與口才,人際關系處理等方面的知識,音樂電影等放松型內容,健康小游戲等。

外部專業系統。將知識管理應用于《科技創業月刊》的對外信息管理平臺的建設,主要涉及到以下四個方面:一是對外采編系統,包括作者投稿系統,專家審稿系統,編輯辦公系統,作(讀)者查詢系統,過舊刊閱覽系統等;二是對外研討創業投資、社會熱點與學術前沿的綜合性的論壇——科技創業服務平臺,包括創業政策解讀,創業熱點咨詢,相關業務交流,創業信息、相關項目發布,招商引資,與權威機構、相關政府主管部門的鏈接,廣告業務等;三是對外理事活動發布系統,包括新近活動信息發布、歷屆活動成果展示、歷屆活動詳細信息發布及活動剪影、留言建議區等。

3.創建高層次學術交流平臺,實現知識更大范圍和更深層次的共享與轉移

在現有讀者論壇的基礎上開拓創新,將論壇改造成一個研討創業投資、社會熱點與學術前沿的綜合性論壇,還可開創“創業導刊”或者“創業熱點咨詢”等板塊及與權威性的政府機構、企事業單位、創業明星企業等的網站建立鏈接,將專家、創業者、讀者、理事單位等不同類別、不同需求的人或機構聯系在一起,形成高層次、寬范圍的學術交流,促進作者、讀者、理事單位與雜志社之間的互動,營造創業的軟環境,實現知識在社會更大范圍和更深層次的有效共享與轉移。

4.創辦《科技創業月刊》電子雜志

在現有紙質版雜志的基礎上創辦《科技創業月刊》電子雜志,不僅僅是把紙質版本傳入網絡,而是以多媒體展示和互動性強為標簽,實現知識和信息的快捷傳遞,使雜志得以在更廣大領域推廣,提高雜志的知名度和權威性,促進知識的廣泛共享與轉移。

(二)完善激勵機制,建立樂于分享的文化

1.完善激勵機制,以實質獎賞來鼓勵員工共享與轉移知識

知識管理最大的挑戰在于如何鼓勵員工分享知識,因此,必須設計一套科學有效的激勵體系,使員工能積極創新、共享和應用知識。《科技創業月刊》針對知識管理中的員工激勵難題,注重員工知識產權化保護,實施知識獎懲并舉制度,除了一般意義上的物質激勵與精神激勵外,還以制度的形式明確員工的知識產權,切實維護了員工的利益,使隱性知識顯性化,個人知識部門化。

2.營造能引導員工知識創新和共享的環境

有一個知識創新和共享的環境,員工能夠相互交流,并從不同的角度審視,進而將不同的見解統一起來,形成新的集體智慧,最終融合到新技術和新產品中。在營造組織環境的過程中,打破部門和行業界限,確保思想的及時交流,同時對員工加強頭腦風暴法、解決問題能力和評估實驗以及其它核心學習技能的訓練,對于消除組織學習障礙,提高知識管理效率都將是非常重要的。

3.形成以人為本的企業文化

企業員工是企業文化的承擔者,但是企業的知識共享與轉移模式、過程與傳統的物質資料生產模式存在很大差別,因此,《科技創業月刊》尊重和鼓勵員工的探索勇氣與創新精神,寬容員工在知識探索與發現中的失敗,鼓勵個人的市場探索與業務創新,對成功員工進行額外獎勵,鼓勵形成內部創新團隊,發揚團隊合作精神,講究合作共贏,促進知識在員工之間的共享與轉移。

4.完善知識管理流程,建立無時間空間束縛的學習交流機制

完善的知識管理流程是指有系統地搜集、獲取、整合、累積、存儲、分享、更新知識等,使需要者可以隨時隨地隨手獲得所需要的正確信息,因而能快速采取行動。這些知識,可能存在于企業文件、檔案、數據庫中,但也可能存在于企業例行的工作流程及實務規范中。

《科技創業月刊》知識的獲得來自組織內外。《科技創業月刊》利用所建立的理事會、編委會等,聘請許多專業領域的專家、學者進行課程設計,讓員工包括部分作者參與并實施學習,建立專業知識分享渠道。在知識整合方面,《科技創業月刊》將文件標準集中在一起,以系統的方式,整合所有的知識資源,增進使用者的方便性,并縮短員工一半以上的學習時間,大大提升了工作效率。《科技創業月刊》規定外訓或研習人員必須要透過部門會議或研討會的方式,報告并分享所學得的技術與知識。工程人員出差返回后,也須上交差旅心得報告,同時將所學以專題報告呈現。除安排外部講師進行知識分享外,期刊社還安排內部員工以演示文稿、演講、撰寫書面文件方式貢獻專業知識,建立知識分享機制,并將教學成效納入績效考核制度。鼓勵再進修及教育訓練,讓員工接受新觀念,并將其自然地應用到工作中,以實踐知識更新。

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[5]孟坤,熊中楷,王建洪.知識管理與組織績效的關系研究——基于組織文化角度的實證[J].現代管理科學,2009(11).

責任編輯 韓璽吾 E2mail:shekeban@163.com

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G20

A

1673-1395(2010)04-0006-03

20100501

湖北省科技信息研究院2009～2010年度院長基金A類課題(2009A10)

鄧坤烘(1974—),男,湖北陽新人,副編審,碩士,主要從事科技期刊、科技管理研究。