高職院校學生檔案規范化管理的對策及其意義

周春霞

(湖北大學,湖北 武漢 430062)

高職院校學生檔案是學生在校學習、生活與社會實踐中形成的反映學生德、智、體、美等方面全面發展的歷史記錄,是學校考察、教育和培養學生的第一手材料,是用人單位了解畢業學生學習、工作、生活、成長情況的真實依據。伴隨著我國高等教育大眾化進程的加快,高等職業教育迅猛發展,招生規模迅速擴大,目前已占高等教育的半壁江山。高職院校學生群體人數越來越龐大,學生檔案管理工作顯得越發重要。高職院校學生檔案是高校檔案管理的重要組成部分,其管理效率的高低,直接影響著整個學校的管理水平。由于不少高職院校對學生檔案缺乏足夠重視,而且學生檔案管理上存在眾多疏漏,因此,我們必須在科學發展觀的指導下,積極探索新形勢下高職院校檔案管理的新模式,把學生檔案統籌到學校管理體系之中,不斷加強學生檔案的規范化管理,為學校改革發展服務,為社會經濟發展服務。

一、高職院校學生檔案管理存在的問題

高職院校學生檔案是學生在校期間各方面表現的真實記錄,是學生全面發展和綜合素質提高的見證,必須高度重視。但由于不少學校更加重視學生的教育、管理和培養工作,而對學生檔案重視不夠,因而在學生檔案管理上明顯滯后。主要表現在:一是對學生檔案重要性認識不足,在很大程度上制約了學校檔案工作者收集、整理和利用學生檔案的積極性和工作的主動性。二是學生檔案工作缺乏制度化的管理程序,學生檔案收集處于“想交就交,不想交就不交”的不規范狀態,制度缺乏甚至形同虛設,導致學生檔案收集、整理缺乏規范和管理力度,與學校管理工作形成較大差距;同時,管理人員在管理上流于形式,對檔案內容的完整性及檔案的去向缺乏及時記錄與整理,導致部分畢業生檔案去向不明。三是學生檔案管理隊伍不健全,業務管理水平低下。特別是學籍檔案管理人員多為兼職,不僅精力無法保證,而且缺乏必要的業務培訓,難以達到檔案及時、科學和規范的管理要求。四是傳統的檔案管理模式陳舊,效率低下,不能適應高職教育事業改革發展的需要,亟需按電子化、信息化發展的趨勢進行檔案管理模式的變革,以滿足高等教育事業發展的需要。五是服務功能有待增強,學生檔案不僅在收集、整理、鑒別、貯存等方面存在不足,而且在檔案信息資源的開發利用方面嚴重滯后,阻礙了檔案功能的正常發揮,制約了檔案管理工作的科學發展。

二、高職院校學生檔案規范化管理的基本對策

做好新時期學生檔案管理工作,對促進高等教育健康發展起著至關重要的作用。科學規范的檔案管理,是衡量學校教育質量和辦學水平的一個重要標志。如何做好高校學生檔案管理工作,使其走上科學化、規范化、法制化的道路,是高校檔案管理工作亟待解決的重要問題。學生檔案是高校檔案的有機組成部分,筆者認為,應從以下幾個方面科學規范高職院校學生檔案管理工作,進一步提升學校檔案管理水平。

(一)增強各級檔案管理人員的檔案意識

學生檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分,學生檔案詳實記錄了學校的育人成果,綜合反映了學校的辦學水平。因此,學校檔案工作人員要重視做好學生的檔案管理工作,建立健全系統的收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、咨詢服務的檔案工作流程,并通過建章立制等方式予以保證。檔案工作者應按檔案管理規范嚴格要求,增強工作的責任感,樹立良好職業道德,同時要加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習,不斷優化知識結構,提高檔案科學管理技能和管理水平,做好新時期的檔案管理工作。

(二)做好學生檔案管理建章立制工作

為進一步做好學生檔案的收集、整理、鑒別、歸檔等工作,有效地保護和利用檔案,必須首先做好建章立制工作,建立一套完整的具有高職院校學生檔案管理特色的檔案規章制度,如檔案收集、整理、檢查、核實、歸檔、登記、考核、評估、獎勵制度,明確歸檔范圍、管理職責、查閱條件、交接轉遞手續等;建立科學的檢索方式,方便查找和利用;建立健全檔案管理科學化、規范化、系統化的體制和機制。其次,要建立學生檔案管理的約束和激勵機制,把學生檔案的管理納入學校檔案管理工作中,以此激勵學生檔案管理人員自覺學習科學知識和參加教育培訓的主動性和積極性,更新管理知識,提高業務水平和管理技能。

(三)確保學生檔案信息的真實與豐富

學校檔案館工作人員要轉變工作作風,改變過去“等、靠、要”和事后歸檔的傳統觀念,應主動與學校教學、學工等部門工作人員保持密切聯系,及時收集學生從入學到畢業的各類檔案材料,做到認真檢查核實,科學歸檔保存,確保檔案信息真實可靠。時代的快速發展對學生檔案提出了新的要求,過去傳統方式收集的檔案信息在很大程度上不能反映學生發展的全貌,不能完整儲備個體全面信息,因此檔案工作人員必須適應當今素質教育和復合型人才培養的新形勢,不僅要關注學生的學習成績和品德操行,而且要更加關注學生的創新能力和實踐能力,更加重視收集反映學生成長的進步材料,包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書等,不斷擴大歸檔范圍,通過增加素質教育、復合型人才培養、社會實踐和科技創新活動等方面的信息,真實生動反映個體化發展的特征,為學生的成長成才,為用人單位選拔人才提供優質服務,同時也可為學校人力資源的開發提供良好平臺。

(四)加快學生檔案網絡化管理進程

目前,許多高職院校建立和健全了良好的網絡服務系統,為實現學生檔案網絡化管理提供了技術保障,同時,隨著計算機科學的飛速發展和計算機應用的普及,檔案網絡化管理提上議事日程。特別是自 2003年以來,全國普通高招工作實行網上招生,考生信息實現電子化,形成考生電子檔案的雛形,為高校學生檔案網絡化管理奠定了基礎。因此,高職院校應與時俱進,加大網絡技術在檔案管理工作中的應用,開發高職院校學生檔案網絡管理系統,提高管理效率和管理水平。為加快學生檔案網絡化管理進程,高職院校應加強對檔案工作人員網管技術的培訓和指導,使之成為既懂學生檔案業務,又懂現代化科技知識的新型學生檔案管理人員。與此同時,檔案工作人員應在遵循檔案工作客觀規律的基礎上,充分利用以電子計算機為核心的現代技術手段,有計劃、有步驟、有系統地將學生檔案分類歸檔,逐步實現檔案管理電子化和網絡化,完善網絡服務系統,以適應高等教育發展和社會經濟建設的需要。

(五)做好畢業生檔案的追蹤工作

隨著高職院校招生規模的擴大,就業情景趨好,不少畢業生經過努力奮斗,成為社會經濟建設主力軍和各行各業骨干。高職院校應建立起與之密切聯系,獲取信息的渠道,或直接與個人聯系、或通過各地校友會聯系、或通過新聞媒體獲取優秀事跡信息、或編寫校友通訊錄聯系等,通過各種有效途徑及時搜集他們的各類信息,加工整理后及時歸檔。通過檔案信息跟蹤,特別是通過制作校友通訊錄讓其感受到母校的溫暖和關懷,不僅能讓他們了解母校的發展狀況,而且能了解其他校友的工作狀況,為他們提供了一個關心和支持母校發展的平臺。同時,有利于高職院校進一步調整專業設置,改革教學內容,創新管理體制,不斷適應社會發展的需要。畢業生檔案的追蹤,能凝聚校友力量,豐富學校校史檔案資源,提高學校辦學水平和適應社會需要的能力,擴大學校社會影響,是一項于校友于母校發展都十分有利的重要工作,必須努力做到最好。

(六)加大學生檔案開發利用力度

檔案必須開發利用,只有通過開發利用才能發揮檔案應有的作用和保存價值,更好地為社會服務。學校可在新生入學、校園開放日、節假日和紀念活動中,利用學校豐富的檔案資源,舉辦杰出校友檔案展,充分發揮檔案資源的社會宣傳功能,把靜態的檔案轉化成為鮮活的教育資源,培育學生知校、愛校、榮校情結,激勵同學們刻苦學習,奮發有為,爭做新時期的有用之才。同時要創新檔案利用方法,拓展服務領域,擴大服務功能,在繼續做好傳統的接待查閱、出具證明、咨詢服務等工作的基礎上,積極探索檔案的開發利用,逐步向檔案電子化、網絡化方向進軍,建立檔案信息高速公路,實現檔案開發利用的網絡化管理目標,最大限度的發揮檔案信息資源的價值,獲得較好的社會效益和經濟效益。

(七)加強檔案管理隊伍建設

檔案管理水平的高低、質量的優劣,取決于檔案工作人員的素質,做好新時期高職院校學生檔案管理工作,首先必須建立一支相對穩定的管理隊伍,應有專職人員從事學生檔案管理工作且保持相對的穩定;其次,要注重培養檔案工作人員的責任感和使命感,激發他們的工作熱情;第三,要加強檔案從業人員的業務知識、法律法規的學習,不斷提高政治素質、業務素質和創新意識,努力開創學校檔案管理新局面。只有真正建立一支政治過硬、結構合理、業務精湛的檔案管理隊伍,努力探索新時期高職院校學生檔案管理的特點和方法,做好學校檔案管理工作,才能不斷提升高職院校在社會中的競爭力。

三、高職院校學生檔案規范化管理的意義

高職院校學生檔案是學校檔案的重要組成部分。科學規范地做好學校檔案管理工作,不僅能發揮檔案的社會服務功能,擴大學校的社會影響,而且能豐富學校校史檔案資源,弘揚大學精神,促進和諧校園建設。高職院校學生檔案的意義,可粗略概括如下。

是學校校史檔案教育的生動材料。高職院校畢業生走上社會后,不少人成為社會各條戰線的建設者和生力軍,在各行各業取得杰出成績,許多人還成為名家能手,這些檔案材料構成學校校史檔案的重要內容之一。學校可以結合新生入學教育、校慶和各種紀念活動,充分發揮學生檔案的教育功能,激勵和引導同學們刻苦學習、克難奮進,自覺開展知校、愛校、榮校行動,促進和諧校園建設。校史檔案是校園文化的重要組成部分。校園文化承載著學校的歷史,是一所學校最具品位的東西,是一種隱性的教育力量,是學校建設中寶貴的精神財富與精神資源,具有熏陶、教育、感化和激勵的重要作用,對于提升大學生的精神境界,增強育人化人的校園氛圍,激勵大學生開拓創新、奮發向上,增強集體榮譽感、社會責任感和歷史使命感,都具有特別重要的意義。

是擴大學校社會影響的重要窗口。校史檔案是學校對外宣傳、展示悠久辦學歷史傳統與成就的重要窗口。學生檔案是校史檔案的重要內容,高職院校學生檔案資源十分豐富,許多學生畢業后產生了重要的社會影響,因此必須重視學生檔案的建設與管理,要在深化內涵、創建服務特色方面下功夫;要注重創新,運用新興的信息技術與管理方法,及時更新檔案內容,使檔案功能得到持續的發揮;要不斷完善檔案日常征集機制,做到傳統檔案與現實檔案征集相結合;要在推動大學校園文化建設、精神文明建設,發揮大學的社區教育功能等方面發揮重要作用。

是衡量高校辦學水平的重要尺度。檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分,科學規范地做好新時期學生檔案管理工作,是高職院校自身健康發展的需要,是提高工作效率和辦學水平的必要條件。學生檔案是反映學生基本情況和綜合素質的重要載體,它不僅記錄了學生德、智、體、美、能各方面的成長過程,而且能進一步體現出學校的辦學質量和管理水平。真實豐富的學生檔案和科學規范的檔案管理,為回顧學校發展沿革,考察學校辦學水平、師資隊伍結構、學生綜合素質等環節提供了重要憑證;為展望學校發展,科學制定發展規劃提供第一手資料,是進行科學分析、取長補短、制定規劃的重要依據;為加強學生思想政治教育工作,激勵學生適應社會需要刻苦學習,全面提高綜合素質和社會實踐能力發揮重要作用。

是做好學校檔案開發利用的有效途徑。加強學生檔案規范化管理的目的,就是要促進檔案資源的有效開發。檔案的價值和意義是通過為社會服務而實現的,因此,學校要在搜集、保存、管理好學生檔案的基礎上,最大限度的做好檔案資源的開發利用工作。一是要認真做好學生檔案材料的收集、審核、歸檔等基礎工作,并結合學校實際進行檔案編研工作,編制方便查閱的檢索工具,以滿足各方面人士咨詢、查閱的需要;二是要開展周到熱情的服務,通過不斷改進和創新工作方法,提高工作效率;三是要認真做好學生檔案的傳遞工作,確保檔案運轉安全及材料完整,為社會提供優質服務。只有科學規范地做好學生檔案管理工作,才能最大限度地發揮高校學生檔案的社會服務功能,擴大學校的社會影響,對于促進學校可持續健康發展和提升學校社會競爭力有重要意義。

[1]楊莉.淺談高校學生檔案管理工作 [J].云南檔案,2008,(1).

[2]周冀.也談高校學生檔案的管理與開發利用 [J].浙江檔案,2005,(1).

[3]解利.高等院校學生檔案管理新思路 [J].內江科技,2006,(9).