淺論新時期高校教學秘書的管理工作

李 靜

（湖州師范學院 商學院，浙江 湖州 313000）

教學管理工作是高校管理工作的重要組成部分，在保障正常教學秩序，提高教學質量，促進高校發展的過程中發揮著重要作用。隨著高等教育大眾化的到來，高校教學改革的不斷深入，教學管理工作變得日益復雜多變，與此同時，教育管理理論更新和現代科學技術發展為教學管理體制改革提供了科學理論依據和技術保障。作為工作在教學管理第一線的高校教學秘書，面臨上述的機遇與挑戰，迫切需要更新教育管理理念，提升自身綜合素質，改進管理工作方法，提高教學管理水平。

一、樹立“以人為本”的管理理念，實現管理與服務有機結合

隨著我國社會經濟飛速發展，高校正積極推進學校整體教育改革，著力培養適應社會發展的具有創新精神、實踐能力，競爭力強的高素質人才。在這種新形勢下，教學秘書必須轉變觀念，樹立“以人為本”的管理理念。“‘以人為本’就是以教師和學生為本，一切從師生需求出發，一切緊緊圍繞‘教’與‘學’這一中心環節展開”。［1］教學管理本質上就是服務，從形式到內容都要體現服務，將管理與服務融為一體。在實際工作中，教學秘書不能把自己放在高高在上的管理者的位置，擯棄以強制性、規定性為主的剛性管理模式，改變教務秘書與師生之間管理與被管理的關系，增強主動服務意識，做到管理與服務并重，將服務師生的思想貫穿于教學管理的始終，教學管理工作服務于教學的全過程，處處為師生著想，幫助教師、學生解決實際問題，努力為他們提供優質、高效的服務。

真正將 “以人為本”理念落實到日常教學管理工作中，依賴于教學秘書自身的素質和管理能力。教務管理工作紛繁復雜，任務重、責任大，稍有疏忽，就可能導致差錯。這就要求教學秘書具有愛崗敬業、服務奉獻的思想素質和良好的心理素質，工作要認真負責、細心耐心、不辭辛苦、甘于寂寞，盡自己最大努力把工作做好。其次，教學秘書應潛心學習管理學、教育學、心理學、社會學等專業知識，努力提高人文修養，并能夠靈活運用現代教育管理思想和方法指導實踐，不斷提高管理水平，更好地為師生服務。

二、實現管理手段現代化，提高管理質量和效率

1.利用綜合教務網絡管理系統，提高工作效能。

高校的進一步擴招，以及學分制的實施，使教務管理工作難度日益加大，傳統的教學管理手段已無法解決管理工作中出現的諸多問題。與此同時，現代信息技術的高速發展及其在教育領域的廣泛應用，極大地促進了教務管理工作的創新和發展。［2］先進計算機、信息網絡技術和科學的管理理念相結合，教務管理系統便應運而生。教務管理系統幾乎涵蓋了教務管理工作的各個方面，對注冊、學籍管理、選課、教學計劃安排、排課、考試、畢業審核、評教、畢業論文管理等主要環節進行計算機統一管理，為學校各教學管理部門、教師、學生提供了信息共享服務功能。［3］教務管理系統的實施和運行，不僅促進了教務管理的規范化、現代化，提高了工作效率，而且大大減輕了管理工作的強度。教學秘書應積極提高自身的信息化素質，熟練掌握計算機應用知識，利用教務管理系統強大的信息處理能力代替手工操作完成對教學信息的收集、整理、統計工作，通過對大量信息的研究分析，從中提煉出帶有規律性、結論性的數據和資料，為實行全過程的動態管理提供輔助決策。此外還應深入挖掘軟件的多種功能，充分發揮計算機資源優勢，保證教務管理系統的最優化運行。

2.運用現代化技術和設備，促進管理信息化。

教學秘書是學校教學信息的收集者、傳遞者，在學院領導、教務處、教師、學生之間起著紐帶和橋梁作用。教學秘書在上情下達、下情上傳的過程中，需要熟練利用計算機、網絡技術對繁多的教學信息進行迅速、準確的處理。以校園網作為信息傳達的主渠道，進一步擴充網站的信息量，及時更新，將學校的最新教學動態同步上網，使信息以最快的速度“盡人皆知”，滿足師生的信息需求。同時，教學秘書還可運用網絡技術建立一套完整的信息反饋系統，通過信息反饋網，可直接、全面了解到眾多學生在學習過程中所遇到的問題，以及對教學工作的意見和建議，并將大量信息進行整理、分析，及時反饋給相關領導或教師，為改進管理工作提供依據。此外，還可利用短息群發平臺、E-mail、騰訊QQ等現代化通訊設備，不斷拓寬信息傳播途徑，保證教學信息高效、準確地傳遞。

三、改進管理工作方法，進一步提高管理水平

1.加強工作的主動性和預見性。

要想把工作做好，充分發揮主觀能動性和增強預見性是相當必要的。教學秘書需要不斷地探索并掌握教學運行過程中的客觀規律，熟知教學管理各階段的工作內容、特點及工作流程，并根據自身的經驗，準確地預測工作的發展趨勢，從而有針對性地開展工作，對各種可能出現的問題及早采取相應的防范措施，消除不利因素，以保證工作的順利進行。以選課為例，選課制的實行為學生的學習提供了更多的自由選擇空間，但學生在選課時總會出現避難就易、追求學分、盲目從眾等現象。對此，教學秘書應在選課前提早布置，與輔導員、專業導師通力合作，加大對選課的宣傳和引導，指導學生根據自己的興趣愛好、就業方向、社會需求并結合自身實際能力進行選課，讓學生了解關于選課的相關政策、規范操作及應注意的問題。這樣可使學生大大減少選課盲目性，知識結構趨于合理。因此掌握工作的主動權，防范于未然，改變以往“出現問題才處理”的傳統管理辦法，使工作變被動為主動，能極大地提高工作成效。

2.加強工作的計劃性，有效地管理時間。

一個人的精力是有限的，加強計劃性，有步驟、合理安排任務對于工作繁重的教學秘書就顯得尤為重要。教學秘書在開始工作前應認真思考，將工作按先后主次、輕重緩急順序制定詳細的計劃，即確定先做什么，后做什么；哪些是重要的，哪些次要的；哪些工作單獨完成，哪些工作需要配合；哪些工作可以合并在一起開展；最后控制好每項工作的具體完成時間點。一旦確定了，盡量按計劃完成，做到宜早不宜遲。保證在第一時間里完成重要的事情，在有效時間內處理好優先辦的事情。良好的計劃性和高效地利用時間避免了工作的隨意性、無序性，做到心中有數，從容應對，最大限度地提高工作效率。［2］

3.強化溝通協調確保工作成效最有效。

良好的溝通協調是管理者有效工作的關鍵。教學秘書應增強協調意識，善于運用溝通技巧來減少工作中的摩擦和矛盾。在實際工作中，鑒于不同閱歷、不同性格的個體對同一事情的認識和理解不甚相同，這在很大程度上影響、制約著教學管理工作正常運行，教學秘書應秉承公正、公平、客觀的原則，采取不同的溝通策略，建立良好的工作關系。對待領導要適應其工作方法，當好決策者的參謀；對待相關職能部門同事要謙虛謹慎，以誠相待，與他們保持密切協作關系；對待教師要熱情周到、相互信任，積極主動做好教學服務工作；對待學生要關心愛護、積極引導，耐心細致做好學習服務工作。努力營造一個和諧共處、相互信任的環境，既可以取得上級領導的支持，又能獲得廣大師生的配合，依靠各方面力量推動教學管理工作的順利開展，提高工作效率。

4.把握原則性與靈活性的高度統一。

完善的管理制度體系使教學秩序井然，學習風氣濃厚，是保證教學質量、實現人才培養目標的前提。教學秘書在工作中需透徹了解學校教學管理的各項規定，并在實踐中不斷健全和完善必要的規章制度，且嚴格執行管理章法，實事求是，形成管理工作制度化、規范化。比如當涉及考試、學生學籍管理等政策性強的問題時，應嚴格依照學校關于考風考紀、學籍管理的相關規定，堅持原則，秉公辦事，確保制度貫徹落實到位。然而，由于管理對象的復雜性和管理環境的多變性，一味強調原則、死守原則的行為時常會延誤事情的處理。因此我們在實際工作中不能一味地死搬硬套，而是要結合實際情況，本著具體情況具體分析的態度，既要遵循規定，又要在相關制度許可的范圍內，隨機應變，變通處置，使學校的管理規定得到更有效的貫徹執行。［4］

5.在管理中滲透育人。

育人是高等教育的根本任務，教學秘書應把“育人”放在核心的位置，即在嚴格做好教學管理工作的同時做好育人工作，通過言傳身教，潛移默化地影響學生，將管理與教育融為一體。在與學生的交流中，抓住教育契機，進行有效的溝通，適時對他們進行細致的思想工作，深入了解學生的思想根源，使其端正學習態度，明確學習的目的及努力方向，從思想上解決學生的學習積極性問題；同時，在日常教學管理過程中，通過廣泛宣傳、正面引導和有力監督，幫助學生提高對學校規章制度、教學管理規范的認識和理解，使其能夠自覺接受、自覺遵守，養成良好的學習習慣，進而在自我約束、自我管理中實現自我教育。［5］

6.創新意，體現個性化的工作特色。

教務管理是一項涉及多方面、多層次、多因素的工作，周而復始，具有很強的常規性和周期性，但絕不是簡單的重復，每一個環節同時也具有創造性。教學秘書不能僅憑經驗照章辦事，要勤于思考，潛心研究，善于發現問題、提出問題，敢于創造性地解決問題，并及時總結工作中創新做法，提出下一步的整改計劃，對工作不斷加以改進使之完善。同時，注意借鑒先進管理經驗，在繼承好的傳統經驗的基礎上尋求新的突破，探索適宜的管理新模式，充分體現出科學性、針對性和細致性的特色，逐步形成自身獨特的管理風格。

新時期，隨著高校教學改革的深入推進，教學管理過程中還會不斷地出現新情況、新問題，這對教學秘書提出了更高的要求。教學秘書必須強化改革意識，堅持學習，與時俱進，提高自身綜合素質和服務意識，掌握現代化管理手段，主動順應高等教育發展的需要。

［1］顧秀娟.轉變教學管理理念實施教育創新［J］.杭州師范學院學報，2006，26，（3）.

［2］肖衛.新時期高校教學秘書管理工作淺析［J］.教育與現代化，2007，85，（4）.

［3］包艷杰.新形勢下高校教務管理模式的探究［J］.科技情報開發與經濟，2009，19，（12）.

［4］陳曉紅.提高高校教務管理工作的藝術［J］.鹽城師范學院學報（人文社會科學版），2006，26，（6）.

［5］張雪妮.高校教學秘書管理育人論析［J］.寧波大學學報（教育科學版），2007，29，（4）.