從《檔案法》談檔案工作中的幾個關鍵

曾怡婷

（廣東省惠州市中心人民醫院，廣東惠州 516001）

從《檔案法》談檔案工作中的幾個關鍵

曾怡婷

（廣東省惠州市中心人民醫院，廣東惠州 516001）

《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）是國家對檔案工作的指引和規范。筆者從《檔案法》的角度，對檔案管理工作中范圍的拓展性、組織的統籌性和技術的創新性進行了初步闡述，尋求進一步提高檔案管理水平和工作能力的有效途徑。

檔案管理；拓展性；統籌性；創新性

現行的《中華人民共和國檔案法》，共分六章二十六條，包括總則、檔案機構及其職責、檔案的管理、檔案的利用和公布、法律責任和附則，從全方位對檔案工作進行了指引和規范，是檔案工作者從事檔案事務的行為準則和規范。認真學習領會《檔案法》的精神實質，是提高檔案管理水平和工作能力的有效途徑。通過對《檔案法》的學習，結合實際工作，筆者認為需關注幾個重點，在此提出幾點拙見。

1 檔案管理范圍的拓展性

《檔案法》第一章總則中提到“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，對檔案從活動主體、產生范圍、產生形式和基本屬性等方面進行了總體定義。檔案的基本屬性是“對國家和社會有保存價值”，也就是說，檔案必須是對國家和社會有保存價值的，反之，對國家和社會有保存價值的資料都必須納入檔案的管理范圍，這點在工作中尤需注意。

現代社會發展日新月異，各行各業的業務范圍在不斷擴大，也面臨著越來越多的問題。更好地發揮檔案的作用，必須堅持檔案“對國家和社會有保存價值”的屬性，注重根據實際情況拓展檔案的歸檔范圍。就醫院來說，除了目前的文書、人事、科研、會計、設備、基建、病案、醫療業務等方面的檔案，還必須關注醫院不斷出現的各種新業務情況。如醫院經營方面，所進行的租賃、承包、核算審計及采購招標的方案、程序、協議、合同等，是醫院經營的重要組成部分，對醫院經濟管理工作將產生較長時間的影響；而醫院信訪工作方面，辦信訪和接待來電來訪的登記、記錄材料，重要案件包括申訴材料，負責人或上級機關的批示、函件，交辦，催辦函件和電話記錄，查證材料，案情分析研究或聯合辦案會議紀錄，調查處理報告，結案報告，審理結案材料，領導批結件等，是正確處理各類信訪問題的重要依據，也是領導決策和部署工作的重要參考。諸如此類的新業務材料，若納入醫院檔案收集管理范圍中，可極大地提高檔案的價值與利用率，使檔案更好地服務于實際工作。

2 檔案管理組織的統籌性

《檔案法》中提到“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則”、“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，從這里我們可以看出，檔案工作要注重統一領導。在分級管理的前提下，要做到統籌規劃。具體到實際，由于醫院工作業務范圍廣，檔案來源途徑繁雜，目前許多醫院在檔案管理方面的做法是“由各職能科室分管本業務范圍檔案”，即“各級自管”，這種管理模式雖能保證檔案收集管理的專業性，但也存在缺乏統一領導、整體性差的弊端。要避免這些弊端，便要著眼全局，建立醫院檔案管理工作組織領導小組，制定全院性的檔案管理制度，如根據醫院實際情況建立由上至下的管理體系，由主管院長負總責、各相關職能科室負責人負分責，下設綜合檔案室負責處理日常管理事務的三層級管理等方法，來實現“層層管、層層抓”的局面，從而達到有效管理、到位管理的目的。

此外，在檔案專業技術管理方面，可采取人員的聘任、培訓、考核工作納入醫院的人才管理規劃工作中等措施，這也是從組織領導上保證檔案管理工作有序進行的方法之一。

3 檔案管理技術的創新性

《檔案法》中提到“采用先進技術，實現檔案管理的現代化”，這點在實際工作中也要加以注意。目前大多數醫院的檔案仍舊主要是靠紙質作為存儲介質。紙質檔案的缺點有很多，笨重、人工環節多、儲存量大、易損耗、不便查找利用等等。隨著影像、掃描等各類現代科技手段的運用，辦公自動化進程的加快，電子公文交換平臺的普及和OA辦公自動化系統的使用，電子文件的數量與日俱增，電子檔案在醫院檔案中的作用也將日益增加。此外，使用電子檔案的好處也不少：采用電子檔案，可以減少檔案庫存量，避免檔案磨損丟失，提高利用效率，并極大程度地減輕檔案管理員的工作量，提高了工作效率。雖然目前電子檔案正面臨軟、硬件設施等瓶頸問題，電子檔案的安全預防工作也處于摸索階段，電子檔案工作還有許多不成熟的地方，但從檔案工作的長遠考慮，電子信息化是必然的結果。因此，檔案工作者要有前瞻性，充分發揮主觀能動性，在實際工作中可利用、創造現代科技手段，逐步完善檔案信息技術，為檔案管理工作服務。

綜上所述，現階段的檔案管理工作要進一步拓展歸檔范圍、注意做好統籌管理、創新管理技術，使檔案更好地為社會服務。《檔案法》作為檔案管理工作的基本法律法規，它所體現的精神遠遠不止這些，值得我們去認真學習研究，更好地指導實踐工作。

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