外貿工作中商務英語信函寫作探析

邢臺醫學高等專科學校 尚艷平

外貿工作中商務英語信函寫作探析

邢臺醫學高等專科學校 尚艷平

當今，商務信函已經成為公司從事外貿活動的一項重要的溝通手段。本文論述了商務英語信函寫作應堅持的基本原則和須注意的事項。

商務英語信函 基本原則 漢化英語

當今的國際市場上，經濟全球化的趨勢勢不可擋，規模巨大，影響深遠。一個大型跨國公司用于內外溝通的投資可能高達數十億美元，即使是一個小公司，也會在在管理、生產、物流、市場、社交等方面投入一定的財力，否則它將難以繼續生存下去。同時作為一個企業的經營者，必須盡量滿足合作伙伴的需求，盡量使合作者感到滿意。在這樣一個環境下，商務英語信函作為商務溝通的一種方式必然發揮著不可低估的作用。具體到信函寫作來說，如何組織信息，應用何種途徑傳達信息，怎么才能實現成本效益的最優化，這些無不要求我們在現有的規范之下有所創新。

1 商務英語信函寫作應遵循的基本原則

商務英語信函在貿易往來中是一種強大的溝通手段，能為公司賺得利潤，能為客戶帶去滿意。但是它只有在一定原則的指導下才能達到預期的效果，相反，如果違背了既定原則，可能會給外貿工作造成意想不到的麻煩。

1.1 準確和正確原則(Correctness)

商務英語信函寫作的準確和正確包括兩方面的含義：信息準確和技術性細節的正確。信息準確是指所寫的必須是所想要表達的意思，也就是表達準確的信息，并且進一步提供準確資料支持該信息。技術性細節正確是指，在寫作過程中要遵循語法規則，正確拼寫詞匯，正確使用標點符號，以適當的格式書寫信函。

1.2 簡潔原則(Consciousness)

簡潔原則是商務英語信函寫作重要的原則，指用簡潔明了的詞匯充分表達商務信函的內容，這符合現代商務信函的特點。一封好的商務信函要求清楚、準確，不用多余的詞。例句比較：We are in receipt of your letter of 12 June．與Thank you for your letter of 12 June.前句顯得陳舊、過時、累贅，而后句就簡潔明了得多。

1.3 具體原則(Concreteness)

在商務交流過程中，如何傳達一條信息和信息內容本身一樣重要，也就是說信函的寫作方法和信函內容是同等重要的。“具體”的意思就是“詳盡”。首先，要求信息完整全面，因為商務信函的寫作者是代表自己的公司與對方進行交流，在讀完來信之前，收信人對于寫信者或者寫信者所在的公司都是一無所知的，也不了解信里要談的話題。如果不在信中寫出完整的信息，收信人會對信的內容感到困惑不解，不得不做些調查，不利于貿易的開展。其次，商務信函要求細節完整具體。信件細節完整具體，可以讓收信人對寫信人要表述的內容有全面的了解。例如，商務信函中寫信者應該盡量不用“one of your products”，這樣的敘述不夠具體，使讀信人感到信息含糊。應用具體的產品類型來表示，如：“TV21DWSUC”(21英寸進口電視)。

為了避免產生歧義，強調具體原則的另一要義是慎用英語簡略詞。例如，“Electronic trading”在商務信函中出現會產生模棱兩可的含義，它的意思可以是“電子產品交易”，也可以是“以電子方式進行交易”，甚至可以理解為“交易的電子記錄”。商務英語信函寫作中盡量注意這方面的問題。

1.4 清楚原則(Clarity)

為了提供信息，商務信函作者寫作風格必須清楚、直接，消除任何產生誤解的可能。清楚一直都是商業溝通的重要元素，是商務寫作追求的目標。如果對方不清楚信函中所寫的東西，不管多準確、多具體、多體諒都毫無價值。

寫作者在措詞層面應該使用具體而不是籠統的詞匯，耳熟能詳的詞語而不是技術詞語。在對話層面上，應該提供足夠的事實、確切的數字、具體的細節、令人信服的說明。例1. This figures indicate a significant decrease. “significant”一詞意為“明顯的、不小的”，語義模糊，應用具體數字替換。例2.Your goods will be delivered soon.“soon”表示“不久、很快”，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。

1.5 禮貌原則(Courtesy)

商務英語信函是商務活動中協調人際關系、促進商務交流的必要手段，鑒于其直接影響到整個交易的成敗，禮貌程度必然比日常信函要高。買賣雙方應高度重視措辭方式， 要婉轉、禮貌， 使對方容易接受，目的是為了促使公司與公司間貿易的順利開展。

在寫作商務信函時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。例句比較：Please give us your best quotations for 65,000 pieces.與 I would appreciate it if you could give us your best quotations for 65,000 pieces. 前句語氣生硬，對方很難接受，不利于交易。后句中使用了虛擬語氣和委婉語氣，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇、禮貌得體，很容易為對方接受。

2 商務英語信函寫作須避免“Chinglish”

商務英語信函寫作中一個比較嚴重的問題是“Chinglish”－“漢化英語”，也就是把用中文思考的想法直譯成英文。漢化英語在語法方面可能沒有錯誤，但以英語為母語的人讀起來感到很難懂，會阻礙貿易的開展。商務英語中出現的“漢化英語”現象是因為寫信者受了漢語思維方式和文化習慣的干擾，要求其在平時訓練自己，避免“Chinglish”現象。

2.1 了解中西方文化差異及其不同的表達方式

中國和西方國家處于不同的地理環境，并且歷史條件也不相同，造成了在語言表達上的一些差異性。例如，寫信人想表達某人是一個“生手”時可用“green hand”表示(不可以理解為“綠色”的手)。England是個島國，船是重要的交通工具，為了保養船只，常用與海水顏色一樣的綠色油漆來漆船。一個不熟練的油漆工雙手常沾滿油漆。了解這一背景，“green hand”就不言而喻了。

2.2 正確判斷信函中哪些語言形式可以接受，哪些不可以接受

商務信函中，一方常會給對方提建議，提建議的目的是讓對方接受建議。當然，對方是否接受建議取決于各種因素，寫作者要考慮英語的表達形式，避免使用帶有命令口氣的詞語。例如:“You must...”,“You should...”，“You have to...”等表達方式不容易被對方接受。用“Why don′t you...”,“Why not...”,“Do you think...”等婉轉語氣更能達到理想的效果。

2.3 要養成英語來思維

英漢兩種語言差異較大，用漢語思維模式來取代英語思維模式，往往會逐字理解、對釋，這種一一對應的錯誤模式違反了英語表達規律。例如：Today is very close.是一種錯誤表達方式，英語中表達天氣、時間和距離常用it做主語。應改為：It is very close today.

3 商務英語信函寫作應與時俱進

我們生活在一個日新月異的世界，商務英語信函的寫作也應與時俱進來適應時代的發展，這要求寫作者密切注意各種表達方式的更新。具體來說，商務英語信函寫作要擺脫“語言陳腐”—— 被眾多信函寫作者頻繁使用的詞語和表達法，以至于它們最初被創造出來時所帶有的新鮮感已經蕩然無存。過多使用陳腐語言將給商務溝通形成障礙。

外貿環境、技術、術語的變化和更新為商務英語信函寫作提出了挑戰，同時也為商務英語信函寫作提供了選擇空間。隨著今后貿易活動更加廣泛，形式更加多樣，商務信函的語言風格也在發生變化。但是，不管怎樣變化，只要抓住商務英語信函的言語風格和規律，堅持與時俱進的寫作模式并且符合信函寫作的規律，就一定能成功地實現國際商務交流。實踐證明，商務英語信函已經為推進國際經濟貿易和我國經濟的快速發展都起到了不可替代的作用。

[1] Leech,G.N.Principles of Pragmatics[M].London:Longman Group Limited,1983.

[2] 賀雪娟.商務英語翻譯教程[M].北京:外語教學與研究出版社,2008.

[3] 何光明.商務英語電子郵件的寫作[J].英語自學,2006,(5).

F740

A

1005-5800(2010)11(b)-237-02