高校檔案信息化建設與管理探索

徐凱歌

（南陽師范學院 美術與藝術設計學院，河南 南陽 473061）

高校檔案信息化建設與管理探索

徐凱歌

（南陽師范學院 美術與藝術設計學院，河南 南陽 473061）

檔案管理是高校教育管理的重要組成部分,檔案信息化建設已成為高校檔案工作的當務之急。檔案信息化建設是一項系統工程，內容主要有加強收集和編研工作，實行文檔一體化管理；加強檔案信息化建設的財政支持，加大軟、硬件基礎設施的投入；建立標準化、規范化體系，加強電子檔案的安全管理保護；建立檔案信息網站，加強高校檔案管理的利用；加強組織管理，培養高素質、復合型院校檔案管理人才等。

檔案管理；信息化；高校

檔案管理是高校教育管理的重要組成部分,是高校建設和發展中不可缺少的一項長期性、重要性、基礎性工作。技術的發展大大加快了現代社會的信息化發展,信息化已成為全球經濟社會發展的顯著特征。信息化的觸角亦延伸到高校檔案工作中，引起了檔案工作的深層次變革：檔案管理模式已由傳統的手工管理轉變為綜合應用計算機技術、網絡技術的現代化管理；校園信息化建設產生大量的電子文件，新興電子文件的歸檔和管理問題不僅為檔案工作帶來了新的挑戰，也為檔案管理帶來了許多新的特點和課題，檔案工作面臨著前所未有的變革。隨著我國高等教育事業的普及與迅猛發展,高校辦學規模越來越大,辦學條件日趨改善,對外交流程度也越來越高,因而產生的檔案與日俱增。在這種形勢下,如何有效地管理與利用電子文檔，以數字化形式存儲與利用，實現教育資源共享，為高校教育事業服務，已成為高校檔案工作的當務之急。

一、高校檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設是社會發展的需要。所謂檔案信息化建設就是應用現代化科學技術手段和管理軟件對檔案信息資源進行整理、保存，并提供現代化、網絡化服務的一種檔案管理模式。高校檔案信息化建設是高校數字化校園建設的重要組成部分，是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實現資源共享，逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化的重要途徑。

檔案信息化建設是優化檔案管理模式的必由之路。隨著數字化校園的建設與實施，檔案管理軟件可以實現網上歸檔，將處理完畢的文件材料上傳到檔案管理網絡中，檔案工作人員在網絡中進行檢查驗收即可，電子檔案的系統化管理，能夠從文件的產生、運轉、歸檔、利用進行全程控制，實現了檔案管理模式的優化。

檔案信息化建設是實現檔案信息資源共享的根本條件。檔案信息化建設就是借助計算機技術和網絡環境實現對檔案信息資源的數字化和網絡化，達到合理配置、科學管理的目的，為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件，是高校檔案走出封閉、走向社會的有效途徑。

二、高校檔案信息化應采取的策略

檔案信息化建設是一項系統工程，它包括：加強收集和編研工作，實行文檔一體化管理；加強檔案信息化建設的財政支持，加大軟、硬件基礎設施的投入；建立標準化、規范化體系，加強電子檔案的安全管理保護；建立檔案信息網站，加強高校檔案管理的利用；加強組織管理，培養高素質、復合型院校檔案管理人才等。

1.加強收集和編研工作，實行文檔一體化管理

檔案收集和編研工作是檔案管理的基礎，院（系）檔案是學校檔案的主要來源和基本單元，所以院（系）檔案應多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料，使檔案信息資源的開發連續不斷、系統完整、真實可靠，形成以收集整理為基礎、開發利用為重點、現代化管理為目標的多層次、全方位服務的新格局，提高檔案管理的水平。

盡管檔案一體化管理的思路已提出多年，但由于管理體制和現代化辦公程度不高，在實際工作中仍然存在著文書部門與檔案部門各自為政的局面，造成人力、物力、財力上不必要的浪費。所以應加快實現文檔一體化管理，充分利用校園網絡資源共享的功能，將各種文件直接轉換，進入檔案館數據庫，減少檔案人員的重復錄入，保證檔案信息的完整性。

2.加強檔案信息化建設的財政支持，加大軟、硬件基礎設施的投入

高校檔案信息化建設的成功開展，一個必不可少的先決條件是領導部門一定要重視高校檔案信息化建設。同時，相關部門還要加強對檔案信息化建設的財政支持，這也是關鍵。只有重視而沒有實際的財力援助，高校檔案信息化建設也只能是紙上談兵，不能付諸實踐。所以，相關部門應加大財力投入，開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料應采用通用格式的光盤存儲。要及時修補影響管理軟件安全的漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。高校可以結合自己的經濟能力，從實際出發，充分利用現有設備，按照“填平補齊、適當超前、適當延伸”的原則購置適當的技術設備。包括數據庫服務器、路由器、圖文影像掃描設備、海量存儲設備等。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，注意避光、防塵、防變形，遠離磁場和有害氣體，確保電子檔案信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定。

3.建立標準化、規范化體系，加強電子檔案的安全管理保護

電子文件對計算機等設備軟、硬件環境的依賴性決定了其管理收集、歸檔、利用的技術性，其形成的整個過程由一系列嚴密的電子文件技術標準作支撐。所以建立一個標準化、規范化、大多數軟件都能接受的文件信息存儲及交換格式標準，才能保證高校校園網、校際網、教育系統網、檔案系統網之間檔案信息存儲、交換的順利進行。

電子檔案的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。應采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術安全管理方面，要做到內部局域網與外網連接，以保證安全。訪問電子文件采取控制技術，對單位的檔案資源，采用身份認證技術防止非法訪問，在某一個結構的網絡和不安全的網絡之間設置障礙阻止對本機信息資源的非法訪問。

4.建立檔案信息網站，加強高校檔案管理的利用

高校檔案的收集、保管，其最終目的就是為了迅速獲取信息并加以利用。檔案信息網站的建設將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。利用校園網建立檔案信息網站，實行信息上網發布、電子郵件服務、聯機公共目錄查詢和光盤遠程檢索服務，同時開展檔案信息咨詢服務，為用戶進行定向、定期的交互式信息咨詢，運用現代信息技術對檔案信息進行加工、提煉和深層次開發，提供更多可深加工的信息產品，拓展檔案信息網站的服務功能，提高檔案服務質量。在服務中求效益，做好檔案的提供利用，使檔案文件資料產生出一定的社會和經濟效益，促進高校檔案工作向有益的方向發展。高校檔案部門還可以通過互聯網、校園網和檔案館網頁等渠道，實現檔案管理自動化信息的及時更新和信息資源共享，提高信息的利用率，使校領導及院、系、處領導隨時能查閱和掌握高校工作情況，提供優質的檔案信息檢索和查詢，提高服務效率。

5.加強組織管理，培養高素質、復合型院校檔案管理人才

建立電子檔案管理隊伍是網絡的組織保證。由分管檔案工作的校院領導牽頭，組建校、院辦公室分管檔案工作的領導和檔案部門領導的領導班子，各部門分管電子檔案工作的負責人參與，配各專門的電子文件管理人員（信息員），共同組建一支電子檔案管理隊伍。

高校檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。電子文件歸檔，電子檔案保存及開發利用，都要靠管理人員。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎實的業務水平、廣博的知識并掌握現代網絡技術，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案館的網絡化、自動化建設是建立在計算機科學與檔案學專業基礎之上的。知識經濟時代，檔案館工作人員是信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識含量信息產品的設計者、生產者和操作者。所以，檔案工作人員的知識結構和能力結構也要有相應的變化，他們不但是檔案學、文書學、信息傳播學等方面的專業人才，而且是計算機應用軟件開發、通信工程技術、信息網絡、信息管理、數據庫生產和服務、辦公室自動化及計算機輔助設計技術等方面的專業人員，還要熟練地掌握外語。這給從事高校檔案工作的人員提出了更高的要求，要求檔案工作人員加強政治理論和檔案業務知識學習，切實提高檔案管理人員的業務素質和工作能力。必須具備檔案現代信息加工處理技術的能力，能系統地掌握現代化管理知識和檔案專業知識，通過長期的學習和知識更新，不斷地改進工作方法，促進自身整體素質的提高，培養和造就一批電子檔案管理人員。

總之，高校檔案信息化是一個復雜的過程，我們不能夠簡單地詮釋高校檔案信息化，檔案部門應運用科學發展的觀念，從多方面入手促進信息化建設，我們要在實際的檔案信息化建設過程中不斷發現問題，總結經驗，解決問題。創新開展高校檔案信息化建設，把高校檔案從單一的檔案實體保管建設成一個開放的信息資源中心。

[1]葛鳳云.試論高校檔案管理工作[J].天津農學院學報,2000（4）.

[2]秦捷英.試論高校檔案管理工作[J].湖北廣播電視大學學報,2010（2）.

[3]葛鳳云.談高校檔案管理人員應有的素質[J].天津農學院學報,2000（4）.

（編輯：隗爽）

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1673-8454（2010）19-0023-02