哈爾濱市社保檔案管理獲AAA級稱號

哈爾濱市社保檔案管理獲AAA級稱號

近年來，黑龍江省哈爾濱市社保局結合社保經辦工作發展的實際，將檔案資源建設、電子化建設、庫房建設、服務大廳建設與檔案利用工作協調推進，同步發展，社會保險業務檔案電子化建設取得了顯著成績。電子檔案管理和服務環境進一步優化，收到了良好的社會效果，獲得了國家檔案評估AAA級單位榮譽稱號。

一是爭取支持，抓機構建設。省委、省政府高度重視社會保障檔案建設，在全省機構編制緊張的情況下，成立了哈爾濱市社會保險檔案服務中心。機構性質為自籌自支事業單位，具體負責組織實施全市社會保險檔案的電子化管理服務工作。

二是多方籌資，抓辦公環境建設。合理利用資金資產，對2163平方米的辦公樓進行了工程改造，建成擁有檔案服務大廳、檔案庫房、檔案生產車間、辦公室、電教培訓室等功能齊全的社保檔案服務大樓。

三是堅持標準，抓基礎設施建設。檔案庫房總面積640平方米，配備密集型活動檔案柜90組，立式空調機4臺、檔案文件電子消毒柜2臺、加濕器4臺。同時，還配置了吸塵器、溫濕度計、防紫外線窗簾、滅火器、多功能監控攝像系統、消防自動報警系統、防盜系統等專業設備。其中，多功能監控系統采用14個固定監控點和2個廣角閉路監控點，報警探頭24個，后端采用DVR主機和報警主機觀察控制。在檔案的安全隱患防范上，從防高溫、防潮、防光、防火、防盜、防塵、防鼠、防蟲、防霉、防有害氣體入手，使庫房環境達到“十防”要求，延長了檔案資料存放壽命。

四是技術升級，抓軟件應用系統開發。與專業軟件公司共同開發了社會保險業務檔案電子影像管理信息系統和電子檔案查詢信息系統，集成了計算機軟件數據庫技術、高速掃描技術、磁盤陣列海量存儲技術以及工作流技術；滿足了數據兼容、安全穩定、模糊查詢、精確檢索、信息統計、數據交互傳輸的強大功能；實現了將大量傳統的紙質檔案信息高速轉換成數字化、影像化檔案信息管理的質變。

五是夯實基礎，抓規章制度建設。推進檔案電子化建設，規章制度要先行。先后整章建制41個，將檔案服務窗口的各項辦事流程實行政務公開，接受辦事群眾的監督。

六是科學劃分，抓檔案生產流程建設。按養老保險業務經辦規律和特點，將檔案電子化生產和入卷歸檔流程歸納為“八個”業務流程，“三大”生產工序。八個業務流程即：1.接收流程。主要由柜臺操作人員匯集圖表，檔案服務中心接收兩個環節完成。2.分類流程。將業務檔案按“年度——業務環節——操作柜員”三個環節進行分類。3.整理流程。主要由拆卷修裱排序、標明歸檔位置、填補遺漏數據三個環節完成。4.錄入流程。主要由檔案信息錄入、金保數據導入兩個環節完成。5.掃描流程。主要由順序掃描、擷取影像、對接數據庫三個環節完成。6.復核流程。主要由查詢檢索、對照界面、審核標識、數據更正、影像修正五個環節完成。7.歸檔流程。主要由數據影像電子歸檔與散頁入卷歸檔兩個環節完成。8.備份流程。主要由檔案電子軟件內部備份功能、磁盤陣列等技術手段進行異地存儲環節完成。三大生產工序即：整理分送、錄入掃描和裝訂歸集。目前，已完成的養老保險業務檔案數據庫記錄信息222萬條，電子化的養老保險業務檔案實現了2分鐘準確調檔。

（哈爾濱市社會保險事業管理局）