企業(yè)數(shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀分析與思考

孔祥花

青島啤酒西安漢斯集團(tuán)有限公司，陜西 西安 710016

隨著數(shù)碼照相機(jī)的應(yīng)用，公司形成了大量的數(shù)碼照片，為豐富、充實(shí)檔案庫存提供了有利條件，但目前國家只制定了“照片檔案管理規(guī)范”，對這一新生事物，尚未出臺統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或管理辦法。

照片檔案作為一種信息記錄，形式簡單、直觀；記錄真實(shí)、迅速；畫面所含信息量大且不受國界、語言的限制 ，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的不足，是企業(yè)檔案的重要組成部分，具有重要的保存和利用價(jià)值，必須要對其進(jìn)行規(guī)范整理 。本文根據(jù)目前照片檔案管理的現(xiàn)狀，制定一些措施。

1 現(xiàn)狀分析

1.1 數(shù)碼照片收集上存在局限性

數(shù)碼照片與傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片有很大不同，它沒有底片，甚至絕大多數(shù)情況下也并不需要洗印出相紙照片，而是以數(shù)碼文件的形式存在于相機(jī)存儲卡或數(shù)碼棒上，再由攝影者轉(zhuǎn)存于計(jì)算機(jī)硬盤或光盤中。對于這種全新的照片文件應(yīng)履行怎樣的歸檔手續(xù)，對數(shù)據(jù)文件有哪些技術(shù)要求，都沒有可供參考的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。沒有制度的保障，數(shù)碼照片檔案的歸檔就沒有了根基，就不可能是一種規(guī)范的行為。

目前對于辦公室及人力資源部拍攝的照片都能夠完全歸檔，也只是簡單意義上的存儲，沒有什么特別的要求，但是其他部門拍攝的照片很難歸檔。

1.2 整理難度大

數(shù)碼照片檔案數(shù)量大。在整理數(shù)碼照片時(shí)，既要鑒定篩選，又要對原數(shù)碼照片文件重新命名，還要進(jìn)行刻錄光盤、編寫、粘貼文字說明等一系列大量、繁瑣的整理工作，工作量無疑會加大。

照片質(zhì)量不一。由于攝影技術(shù)的有限，一個(gè)活動就可能有上百張照片，內(nèi)容重復(fù)；個(gè)別的照片清晰度不夠，也不能對整個(gè)事件進(jìn)行說明。

整理方法不規(guī)范。如同歸檔環(huán)節(jié)一樣，數(shù)碼照片檔案整理依然是沒有標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)碼照片的分類、文件檔號的構(gòu)成編制、要不要有文字說明，以及文字說明所采用的文件格式和存放位置等這些具體的整理要求上，都沒有標(biāo)準(zhǔn)可依靠。

1.3 安全隱患加重

數(shù)碼文件的易損性。數(shù)碼照片的保存和使用完全依賴于計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，計(jì)算機(jī)病毒、硬件故障、軟件的升級都可能造成數(shù)據(jù)文件的嚴(yán)重破壞或丟失。

數(shù)碼文件的易改性。一方面，計(jì)算機(jī)對數(shù)碼照片的增、刪、修改十分容易，而且一般情況下看不出痕跡；另一方面，如果操作人員在整理照片時(shí)，把那些認(rèn)為“無用”的照片刪除掉，或者誤操作，而此時(shí)又未作備份，數(shù)據(jù)一旦被刪除，檔案將蕩然無存。

存儲設(shè)備質(zhì)量不高。目前光盤的質(zhì)量參差不已，一般光盤4～5年就有可能出問題，甚至有不少光盤使用期都不足一年。

1.4 檢索查閱手段單一

目前，對數(shù)碼照片的檢索和查找只能是在檔案室的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，一般多使用通用的圖像管理軟件，如Acesee。但由于備份數(shù)碼文件要比普通文檔大上許多，至少在1M以上，數(shù)碼照片檔案總量往往可能高達(dá)幾G，幾十G，因此不可能將數(shù)碼照片檔案按數(shù)據(jù)庫建立在單臺計(jì)算機(jī)的硬盤中。在這種條件下，只能采用對數(shù)碼光盤進(jìn)行逐盤檢索的方式。如果需要進(jìn)行跨年度的專題檢索，會涉及多張光盤，就會感到特別不便。在目錄編制方面，也不能由計(jì)算機(jī)自動生成機(jī)打目錄，而需要采用手工方法。

2 制定對策

2.1 建立數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范與制度

數(shù)碼技術(shù)發(fā)展速度之快，數(shù)碼照片檔案也就成為各單位最主要的聲像檔案資源。我們只能依靠在數(shù)碼照片文件的管理上的一些經(jīng)驗(yàn)，參照國家“照片檔案管理規(guī)范”，結(jié)合單位的實(shí)際情況，建立起管理制度，規(guī)范數(shù)碼照片檔案的管理。

2.2 強(qiáng)化鑒定篩選、控制照片數(shù)量

在收集數(shù)碼照片檔案時(shí)，要對照片是否進(jìn)行過改變圖像性質(zhì)的編輯處理進(jìn)行鑒定，也就是說要判別圖像是否經(jīng)過修改、添加、合成、挖補(bǔ)等后期編輯處理，以確保歸檔數(shù)碼照片的有效性和真實(shí)性。

此外，檔案人員還需要去粗取精，對照片加強(qiáng)篩選，將反映事件全貌的或典型細(xì)節(jié)的圖像文件歸檔，同一場景有多張圖像的，一般只需保留一、二張。而對那些圖像不清晰、角度不佳、壓縮率過大的要堅(jiān)決剔除。

只有這樣，才能在保證圖像文件的質(zhì)量的同時(shí)，有效的控制文件數(shù)量，以減少后期整理和檢索的壓力，更重要的意義還在于可以轉(zhuǎn)變數(shù)碼照片檔案膨脹速度過快、內(nèi)容過于冗雜的局面。

3 對策實(shí)施

依據(jù)實(shí)際情況制定了《數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范》，確定了歸檔范圍、歸檔要求，以及數(shù)碼照片的整理、存儲、保管要求。

對現(xiàn)存的數(shù)碼照片文件進(jìn)行鑒定、篩選，選取具有代表性、能全面反映事件全貌及其細(xì)節(jié)、視覺沖擊力強(qiáng)的數(shù)碼照片歸檔。反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片一般應(yīng)選擇主要照片歸檔，反映同一場景的數(shù)碼照片一般只收集一張。

對現(xiàn)存的數(shù)碼照片檔案添加文字說明，包含時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、背景。