淺談職校教學檔案管理

代園園

（黑龍江生物科技職業學院 黑龍江 哈爾濱 150025）

1.職校教學檔案的地位

職校教學檔案是在學校教學與教學建設工作的實踐活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄材料，包括文字、圖表、聲像、計算機軟件載體等。教學檔案是教學職能部門和教學院（部）在教學活動中積累形成的文件集合體。教學檔案的建設是衡量職業學校教學管理水平和教學質量的重要指標之一，是學校檔案的主體、核心和重點內容。職校教學檔案記錄著教學工作活動的全部過程，是對教學與教學建設工作的內容、方法、途徑和效果的真實記錄，是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的信息資源。可見，職校教學檔案在教學建設、教學管理、教學研究、教學評價和教學考核等各項工作中占有相當重要的地位。

2.職校教學檔案在學校教學工作中的作用

2.1 職校教學檔案是教學管理活動的參考依據

教學管理是職校管理活動的中心，它根據一定的目標、原則、程序和方法來對教學活動進行決策、計劃、組織、指揮、協調和監督。職校在教學活動的各個環節中形成的檔案是職校教學檔案的重要組成部分，是職校師生員工在教學活動中積累的寶貴財富，它可以為教學管理提供重要的參考依據。例如黑龍江生物科技職業學院在進行教學質量跟蹤調查和分析使，通過對學生從入學到畢業的整套檔案（招生、成績、學籍管理、畢業分配）進行分析研究，在對教學工作進行總結評估的時候就會通過歷年的數據分析得出結論。

2.2 職校教學檔案是科學研究不可缺少的必要條件

人們對自然界的認識要經過由表及里、由此及彼、逐步深化的過程。當代科學技術的進步，是借鑒過去的點滴經驗，在原有的基礎上一步步發展起來的。因為科學技術本身具有很強的連續性和繼承性，今天的成就離不開昨天的成果。職校是傳授知識、培養人才的場所，是教育中心，有條件的職校還有科研中心。為此，檔案室就專門的人文研究基地劃分了歸檔范圍，讓其檔案歸屬到教學里的一類科學研究。另外，學院的專家教授進行科學研究的時候都必須參考過去的經驗材料，檔案的作用就完全發揮出來了。

2.3 職校教學檔案是編史修志的原始材料

自古以來編史修志都離不開檔案。歷史的實踐證明，必須以大量的可靠資料為依據，才能準確地闡明歷史事件，科學地總結歷史發展的規律。職校教學檔案歷史的原始記錄，是寶貴史料，是職校編史修志的原始材料。黑龍江生物科技學院每年都要進行校史的撰寫，都是以本校的檔案作為參考的，里面提供了大量的數據，豐富的素材。

3.教學檔案工作的基本原則

3.1 教學檔案應實行“三納入”，即教學納入教學計劃、規劃，教學檔案納入教學管理制度；教學檔案納入各級管理人員崗位責任，并作為考核教學質量和管理水平的標準之一。

3.2 教學檔案應做到“四同步”，即下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業分配、上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門材料同步。

3.3 教學檔案實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發利用。各教學管理和教學業務部門應明確一名分管檔案工作的負責人和配備相應專（兼）職檔案干部，統一管理本部門、本系統的教學文件材料，并按期向學校檔案部門辦理移交。努力實現教學檔案工作從經驗管理向科學管理轉變；從分散管理向集中統一管理轉變；從手工管理向現代化管理轉變。逐步參與教學管理，成為教學管理和教改的參謀部門，成為教學業務工作的信息的咨詢部門之一。逐步建立教學檔案數據庫，并納入全校信息系統統一管理和開發利用。

4.職校教學檔案的特點

4.1 職校教學檔案內容的廣泛性

在歸檔的教學管理和教學實踐活動過程中形成的文件材料，必須對學校和社會、當前與長遠具有參考價值和憑證作用。歸檔的教學檔案必須能夠反映教學管理和教學實踐活動的全過程。為了保證教學檔案具有完整性、準確性和系統性特點，包括具有保存價值的文字、圖表、實物、影像等資料，上至國家關于教學方面的方針政策，下至每個系上和教學單位所形成的材料都是我們收集的范圍。

4.2 職校教學檔案來源的分散性

教學檔案的來源有很多，如關于學科的建設，專業的設置，各重點學科、專業建設材料、統計表等；招生辦每年關于招生方面的規定文件等，上級下達的招生計劃、生源計劃等；實際招生的情況匯報、統計表等；學生處關于學生的學籍材料，從新生登記表到獎勵、處分材料，畢業生分配的材料等。還有就是科研處和各種研究機構，關于科研成果的材料，如論文、專著和成果獎勵等；各種課題研究、項目申報材料等。

4.3 職校教學檔案形式的多樣性

現在的教學檔案呈現出各種形式，有傳統的紙張，有電子文檔，有舉辦各類學術交流活動的照片、錄音、錄像材料，還有各種獲獎證書，獎杯獎狀等實物材料。

4.4 職校教學檔案體系的層次性

教學檔案的歸檔既有綜合管理、學科與實驗室建設等，又有重點反映學校教學工作，特別是教學實踐各個環節活動中形成的不同載體的文件材料。

4.5 職校教學檔案的周期性和成套性

職校的教育本身就是以學年進行，所以檔案的收集也呈現周期性的特點。如每年9月的新生入校和到第二年7月的畢業生材料。由于每年都會有固定的工作，因此檔案也有成套性的特點。

5.職校教學檔案建設與教學評估

5.1 職校教學檔案是教學評估的客觀依據

職校教學檔案材料是教學評估工作的最基本、最主要和最可靠的信息載體和依據。對于任何一種類型的教學評估，無論其評估程序、組織機構、指標體系如何確定，最有說服力的依據是職校教學檔案材料，評估者只有依靠這些材料，再通過各種方式進行考查、驗證與分析，才能對被評對象進行客觀、公正、全面的評價。

5.2 教學評估推動職校教學檔案的建設與管理

由于職校檔案在教學評估中的作用，使職校教學檔案建設與管理工作也就越來越引起職校的高度重視，各職校在教學的工作評估的評建工作中，把職校教學檔案的建設作為一項重要的基礎建設工作來抓，形成了一個“齊抓共管”的教學檔案建設工作的良好局面。一方面，對多年的職校教學工作中規范和加強職校教學檔案的建設與管理工作，從而推進了教學檔案工作的制度化、規范化、科學化、現代化的建設與管理。

6.如何做好職校教學檔案的利用工作

6.1 樹立職校教學檔案工作強烈的服務意識

職校教學檔案工作在職校的作用是體現在利用價值上，所謂“養兵千日，用兵一時”，檔案保管要達到利用的目的。樹立強烈的服務意識就是要把利用放在最重要的環節，收集、整理、鑒定、保管等環節都是為了利用。檔案人員也應該把自己從管理者重新定位到服務者，我們是以服務來為職校的建設做出貢獻。以黑龍江生物科技職業學院為例，其檔案室的規章制度就明確指出檔案要為大家服務，每年要為各單位、部門、個人提供500多卷、次的檔案。其中作為私人用途的，如出國辦理公證、學歷證明等，而且長期和各省、市的學歷1認證中心保持良好的合作關系，隨時為他們提供準確優質的服務。教學檔案的查證工作很好地維護了學校的聲譽。

6.2 樹立好檔案利用工作的開放觀念

作為職校的檔案人員要有檔案利用工作的開放觀念，正確認識和處理好職校教學檔案利用和保密的關系。職校是一個集教學、科研、文化為一體的機構，其產生的檔案也是涉及各個方面，對全社會都具有重大價值。傳統的那種自我封閉的觀念已經不適合現代的發展，必須適度地開放檔案，即對全院師生開放，也對社會開放。

[1]梅軍,繆小勇.做好教學檔案工作[J].第一軍醫大學分校學報,2002,(02).

[2]丁艷芳,崔巧玲.利用好教學檔案為提高教學質量服務[J].楊凌職業技術學院學報,2003,(02).

[3]倪建英.對教學秘書職能和素質要求的探討[J].浙江科技學院學報,2002,(04).