談加強社保檔案管理工作

王 玥 劉 玫

（1.齊齊哈爾市房地產產權市場管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2.齊齊哈爾市住房公積金管理中心 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

隨著我國改革的深入和社會的進步，社會保障事業(yè)已經(jīng)成為構筑社會主義市場經(jīng)濟體制的堅實基礎之一，得到了社會的普遍認可和贊同。同時，要使社會保障體系得到全面的發(fā)展，必須加強包括社保檔案管理在內的眾多基礎工作的建設力度。

一、管理現(xiàn)狀分析

我國社會保障體系主要由“社會救濟”、“社會保險”、“社會福利”和“社會優(yōu)撫”四部分組成。其中社會保險是社會保障制度的核心，它包括養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、醫(yī)療保險和生育保險等各項內容。

社保檔案即社會保障檔案，是指社會保障工作部門在開展社會保障實踐工作活動中，圍繞社會保障工作的實際過程直接形成的、對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像及電子文件的歷史記錄。目前，我國社保檔案管理已經(jīng)取得了一定成績。檔案部門與勞動社會保障部門密切合作、積極探索和開展社保檔案工作，形成了以養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險、最低生活保障等門類齊全、結構合理的檔案管理體系。隨著社保檔案信息化、現(xiàn)代化建設的步伐不斷加快。目前不少部門和經(jīng)辦機構的社保檔案管理與業(yè)務工作已經(jīng)進入信息化時代，陳舊的管理模式逐步被信息化所取代，利用計算機網(wǎng)絡，進行繳費的征收、保費的支付和免費查詢，通過網(wǎng)絡輕松完成曾經(jīng)冗雜的事務。但是，也還存在不少問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）職工社保檔案分散在不同的管理部門中

我國現(xiàn)行社會保障管理體制無論從組織管理機構建設，還是從立法規(guī)定上來講，都是分散型的，分散到政府中的許多部門。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金：商業(yè)保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務交叉，資源浪費，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉?！比怂劳鲆院螅渌婕暗膫€人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。諸如此類現(xiàn)象如不及時制止.就會給國家財產帶來很大損失，甚至影響到國家的安定和社會發(fā)展。

（二）行業(yè)主管部門社保檔案意識淡薄，沒有引起足夠的重視

我國一些地區(qū)，尤其在農村社會保障的首要任務現(xiàn)在還是健全社會保障項目，擴大覆蓋面，至于社保檔案還無暇顧及。此外，由于社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。另外由于社保檔案意識淡薄，一些社會保障經(jīng)辦單位只注意抓社會保障業(yè)務，忽視社保檔案資料的管理。這些都使社保檔案工作處于無序狀態(tài)，社保檔案作用無法得到充分發(fā)揮。還有些社會保障部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有專兼職檔案人員，也是臨時抽調，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，嚴重影響社保檔案的質量。而作為行業(yè)主管部門的檔案行政管理部門，由于多年來形成的習慣，只將“紅頭”文件視為檔案，對這些產生于“業(yè)務”部門的“涉?！睓n案，還沒有引起足夠的重視。在管理上多由形成社保檔案的業(yè)務部門自行保管，無論從這些檔案管理的方式、方法，還是從制度上均不符合專業(yè)化管理的要求。

（三）社保檔案管理工作還沒有達到檔案信息資源共享

目前的網(wǎng)絡技術日趨成熟，資料保存手段多樣，信息貯存量大，網(wǎng)絡穩(wěn)定性、傳輸速度和查閱速度都有了很大的進步。計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術的普及和發(fā)展為社保檔案信息共享提供了有效的技術保障和實現(xiàn)手段。由于社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，導致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標準和技術架構，導致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實現(xiàn)基本信息的共用。許多地方和部門各自為政的局面嚴重影響著社保檔案聯(lián)網(wǎng)工作的進行。各個區(qū)域不同部門之間的信息化水平不一、各個部門之間缺乏統(tǒng)一有效的數(shù)據(jù)人口、沒有統(tǒng)一的資源數(shù)據(jù)庫、信息溝通渠道不暢、整個系統(tǒng)的開放性、擴展性、兼容性不盡如人意等問題仍較嚴重。

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標準和規(guī)范

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規(guī)定已經(jīng)不適應現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。

二、我國社保檔案管理應采取的對策

（一）建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系

進一步完善社保檔案管理體系，對社保檔案實行集中管理，加強養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育的合一的管理機制，以避免部門間的交叉重復，實現(xiàn)社保檔案信息資源的共享，并為社保檔案管理實現(xiàn)電子化、進而實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)奠定堅實的基礎。

（二）對全國社保檔案實行統(tǒng)一領導、分級管理

一是要在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變政出多門、決策分散、管理混亂的局面。二是在全國各地設置分支機構，包括地區(qū)局、數(shù)據(jù)處理中心和服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新。

（三）建立終生一致的、全國統(tǒng)一的社會保障號碼

實行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度，公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統(tǒng)一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新，交勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出公民的工資收入和保障費的繳納情況，時便于投保者本人的查詢。

（四）加大社保檔案知識的宣傳

社保檔案是社會保障事業(yè)中的一個重要組成部分，社保檔案的作用常被社會大眾忽視。隨著社保體系的逐步完善，社保檔案顯得越來越重要，它是記錄社保工作的重要載體，對社會保障事業(yè)現(xiàn)階段或未來發(fā)展具有很大的指導作用和借鑒意義，它的收集、整理、保存和開發(fā)利用是一項具有重要意義的工作。因此，社保檔案工作要發(fā)展，首先要讓社會大眾從思想上認識到社保檔案的重要性，使社保檔案為社會大眾了解和認識。

（五）建立社保檔案管理法規(guī)與標準

我國在社會保險領域已經(jīng)頒布了大量的行政法規(guī)、規(guī)章和相關文件，但一直沒有一部統(tǒng)一的基礎性立法。基本法律的缺位，各種規(guī)定層級無序、規(guī)范分散，導致我國社會保險制度難以定型，缺乏權威性、穩(wěn)定性，全國各地的制度也不統(tǒng)一。為此，應盡快出臺一部統(tǒng)一完整的社保檔案管理法律法規(guī)，為社保檔案的管理提供基本的法律依據(jù)。

（六）加強社會保障檔案管理隊伍的建設

檔案行政管理部門和社會保障工作職能部門之間要加強合作，共同肩負起組織社保檔案工作人員參加培訓的任務，必須高度重視專業(yè)社保檔案管理隊伍的建設，培養(yǎng)一批既精通檔案管理業(yè)務，又懂計算機的復合型人才，為社保檔案事業(yè)的發(fā)展提供人才保障。要建立健全用人機制，可以通過多種渠道.加強現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓，使其達到應有的資質，提高他們愛崗敬業(yè)、鉆研業(yè)務的積極性、主動性和創(chuàng)造性，適應不斷發(fā)展的社保檔案工作的需要。