如何加強高校檔案收集與歸檔工作

王玉華

(伊春林業管理局教師進修學院 黑龍江 伊春 153000)

高校檔案記載了教學管理工作的內容、方式和效果，反映了學校各個歷史時期的教學管理和教學發展情況，在教學管理中發揮著重要的作用。教學檔案的管理工作是高校檔案工作的起點和基礎，是教學管理和教學評估不可缺少的重要一環。一個學校離開相應的教學檔案，其教學活動就無法正常進行。只有及時完整地收集教學檔案，交對其進行系統化、科學化的整理歸檔，才能使教學檔案更好地為提高教學質量、改進教學方法和進行教學研究服務。

一、高校檔案收集與歸檔工作的重要性

1.高校檔案收集與歸檔工作是高校檔案形成的基礎。高校在教學、科研、行政管理等活動中形成的大量的具有保存價值的原始文件材料，這些原始的文件材料由部門兼職檔案員按照一定的方式收集、整理、分類、裝訂、立卷之后移交到檔案館統一保管，才能稱為檔案。因此，收集工作是檔案形成過程中最基礎的重要環節，如果沒有收集工作，“巧夫難為無米之飲”，檔案管理工作就推動了根基，其他環節的工作就無從談起。

2.高校檔案收集與歸檔工作是檔案集中統一管理的必要手段。《高等學校檔案工作規范》中規定:“高等學校檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全。”高校在都學、科研、行政管理等各項實踐活動中形成的有保存價值的檔案材料，必須作為寶貴財富集中起來。只有全面的收集與整理歸檔，才能使檔案材料做到齊全完整。避免其處于分散狀態，組成一個全宗內的檔案，便于開發用；只有全面的收集與整理歸檔，才能全面反映高校歷史有真實面貌，更好地發揮高校的現實和長遠作用；只有全面的收集與歸檔，才能集中管理，有效保障檔案的安全，不會造成檔案的丟失、損壞、泄密等。

3.高檔檔案收集與歸檔工作直接影響檔案館在學校的地位和自身的發展。高校檔案收集與歸檔工作做好了，可以在一定歷史條件下大大增加館藏，并為以后的檔案利用提供條件。如果高校在歷史和現實的實踐活動中形成的檔案材料，不能完整、準確、系統地被收集起來，所歸檔的只是一些支離破碎且保存價值不高的檔案材料，就會影響到檔案館其它各項業務的開展，給檔案工作的利用等環節帶來許多麻煩，不利于提升檔案館在學校的地位和自身的發展。

二、當前高校檔案收集與歸檔工作中存在的問題

1.檔案收集與歸檔工作缺乏強而有力的制約措施。《檔案法》中明確規定:“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須一，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有。”但在實際工作中，部分教職員工，包括學校各級領導，對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識，對檔案收集與歸檔工作不夠重視，檔案意識比較淡薄，平時不注意檔案材料的保存和積累，工作完成后，任意隨手把一些有價值的文件資料扔掉；有的教職員工認為自己手中掌握資料今后用起來方便，出現不愿意上交等現象屢見不鮮。由于對檔案工作缺少一種強有力的制約措施，檔案收集不齊、收集難的問題長期得不到很好地解決。

2.文件材料收集不齊全，內容部分失真。檔案在形成的初期是分散的，將文件材料轉化為檔案，只有通過收集與歸檔工作才能實現。因此，要擺正部門立卷與學校檔案館接收之間的關系，高校實行部門立卷制度，然后由各部門按時向學校檔案按理部門移交檔案。當前高校普遍存在由于收集與歸檔工作不到位，應該歸檔的文件材料殘缺不全，不能完整地反映教學活動及學校發展過程的全貌；或者有部分檔案記載的內容與事實不符等問題，造成部分檔案質量下降，直接影響了高校檔案的價值。

3.檔案管理手段落后，人才缺乏。隨著以計算機技術為代表的現代化信息技術的迅速發展，采用先進的設備和技術實現現代化管理，已成為對高校檔案工作的全新要求。但目前高校檔案管理的現狀是設施，檔案收集、整理、利用等業務工作，還是以傳統的手工操作為主，輔以計算機管理；長期以來，由于檔案工作性質及工件環境的影響，檔案人員的思想觀念相對落后，現代化管理知識相對缺乏。

三、提高高校檔案收集與歸檔工作的方法

1.建立健全檔案的收集與歸檔制度，領導重視，全體教職工配合。高校普遍存在著收集與歸檔范圍、內容及標準不明確，缺少有效的監督和約束力，時常有為了局部利益和個人使用方便而不愿意把資料交到檔案館的情況，這些就造成了檔案收集不齊全的局面。因此，要有一個管理各部門檔案的機構，形成而下的檔案管理工作網絡，制定出可行的管理制度。檔案管理者嚴格按照健全的規章制度履行職責，才能把工作搞好。其次，高校要成立專門的領導機構抓檔案工作。把檔案工作列入學院的總體工作規劃，定期召開工作會議，交流經驗，總結教訓，解決工作中存在的問題。并把檔案收集與歸檔工作列入各部門負責人的職責范圍，年終業務考核時，對各部門檔案收集與歸檔工作情況進行通報。

檔案的收集與歸檔工作，繁雜而又瑣碎，它不僅需要檔案管理人員耐心細致的開展工作，還需要各部門及至每個職工的積極配合和大力支持。因此，搞好檔案的收集與歸檔工作，要在全體教職工中宣傳、執行好《檔案法》及相關政策法規，堅持依法治檔，使廣大職工懂得必須將工作中形成的、國家規定應當立卷歸檔的材料定期向檔案館移交，任何人不得據為己有。這樣，既增強了教育職工的責任意識，也暢通了收集渠道。

2.檔案管理者有要高度的事業心和責任心。檔案收集與歸檔工作的質量很大程度上取決于檔案管理者的事業心和責任心的強弱。檔案的收集與歸檔工作繁雜而又瑣碎，要做好檔案收集與歸檔工作，不僅要耐心細致，還必須采取行之有效的方法。要集中收集每年校內各部門在上一年所形成的綜合文件性的檔案材料。但高校有些大型重要活動或會議不是每年都進行的，如慶典、黨代會、教代會、團代會、學代會等，對于以上活動所形成的各種文件材料，要采取專題收集的方法。檔案工作人員還應該發揮主觀能動性，積極主動做好檔案的日常收集與歸檔工作，不能只是坐等材料上門，要主動出擊，隨時了解，重點追蹤，做到學校工作開展到哪里，檔案收集與歸檔工作就延伸到哪里。對于一些檔案意識不強的單位和個人，檔案工作人員要耐心宣傳，要有高度的責任感，積極做好思想工作，進行跟蹤收集。

3.加強業務培訓，提高檔案管理者的業務水平。檔案收集與歸檔工作看似簡單，實際上十分復雜。不僅要有很強的檔案意識和高度的責任心，還要有一定的檔案知識和處理技能，并且要有基本的檔案價值判斷能力。而且隨著計算機的普及和通信技術的廣泛應用，高校產生的電子檔案日益增多，這就需要運用到計算機技術。所以，從事高校檔案工作，不僅需要掌握檔案學基礎理論，具有專業知識、業務實踐能力和專門的知識結構。進入知識經濟時代，新知識量呈指數級上升，知識的更新周期不斷縮短。在這種情況下，檔案管理工作者應該積極參加檔案業務培訓，掌握當前檔案發展趨勢和檔案信息工作相關的新知識、愛崗敬業、無私奉獻、與時俱進，造就出一支政治素質好、事業心強、業務精通、能適應高校現代化管理的檔案隊伍，為高校的檔案管理工作發展提供條件。