淺談檔案數字化建設

熊亞麗

(四平市鐵西區人民政府辦公室 吉林 四平 136000)

一、檔案館數字化——數字化的起點

（一）檔案管理的數字化

檔案管理自動化是對檔案館自身管理行為現代化的確定，而這種現代化是建立在計算機數字化管理基礎上的。這個特征是基礎性的，有普遍意義的，是開展其他數字化工作的前提條件。因此，我們不能忽視檔案管理具體業務環節的計算機數字化管理問題，如檔案自動編目和自動檢索，檔案自動全文存儲與檢索，檔案業務工作輔助管理，計算機輔助立卷，檔案自動標引，文檔一體化管理，檔案館辦公自動化，檔案庫房保護技術現代化，檔案數據庫設計與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業務環節，也是檔案管理自動化的具體體現，更是檔案管理數字化全面實現的基礎。

（二）“文檔一體化”管理

“文檔一體化”操作管理軟件與傳統手工操作相比，避免應歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質量。但它也只是利用計算機技術來模擬傳統手工操作流程，不是真正意義上的文檔管理數字化。

（三）檔案館數字化管理系統的建設

檔案工作數字化管理系統實際上是一個可以涵蓋檔案館行政管理和業務管理，檔案信息開發利用工作等諸方面的大型的系統工程。檔案館數字化管理應該以此為切入點，朝著這個方向積極發展。

（四）檔案館儲藏信息的數字化

綜合性檔案館通常都有數量龐大的館藏，內容及形式也是豐富多樣的。就傳統的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字，圖像，聲音等不同載體的信息難以有機地結合起來。通過運用計算機技術與多媒體技術，所有的館藏信息都能以數字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化，而且更有前景的是數字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉換到另一種媒介，給長期以來沉悶，形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。

（五）檔案信息傳輸平臺數字化

檔案信息只有在傳遞過程中才能體現出它應有的價值，以往信息存在于一次文獻即檔案原件或經過處理的二次文獻范疇內，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄，靜電復制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數字形式存在時，數字網絡系統就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多向傳遞，形成傳遞網絡，而且通過因特網可以方便地進行遠程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者就可以在任何時間，任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。

二、檔案數字化可改善檔案管理工作

（一）形勢發展的需求

其一，檔案館是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是本地區最豐富，最有實用價值的信息資源庫。因此，要最大限度地滿足利用者的需求，必須實現信息共享。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤，磁帶，光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個等待解決的課題，那就是電子檔案的收集，保管，保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。

（二）社會的強烈需求

隨著人們的時間意識越來越強，領導作出重大決策需要迅速，準確；各職能部門工作查考要求快速，及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量也不斷增加，如婚姻檔案，在一些農村，尤其是偏遠山區的利用者要查閱檔案十分不便，他們迫切需求信息共享。這是一個等待解決的重大課題。

三、檔案數字化建設的內容

（一）推進檔案數字化，必須提高檔案標準化，規范化水平

檔案信息數字化的現狀是檔案標準化，規范化滯后和應用軟件紊亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要退經檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化，規范化，掌握好兩者相輔相成，互相促進的辯證關系。

（二）數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣，才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。所以，鼓勵和支持先進單位要提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得推廣的經驗，這對整個系統是有利的。