高職院校檔案信息化建設之淺見

周敬堂

(鹽城衛生職業技術學院檔案室 江蘇 鹽城 224005)

隨著檔案事業的發展，信息現代化管理的要求越來越高。黨和國家高度重視信息化工作，提出了“大力推進信息化，加快建設現代化”的戰略方針。做好檔案信息資源開發利用工作是國家信息化發展的客觀要求，是新形勢下檔案部門貫徹落實科學發展觀的重要戰略舉措。因而，高校檔案信息化建設是社會發展的必然趨勢。筆者從事學校檔案工作多年現就高職院校檔案信息化建設談一點看法。

1 學校檔案信息化是社會發展必然趨勢

高校檔案信息化建設是全國高校檔案建設共同的工作，對全國高校檔案今后的發展起積極的推動作用，也對高校的各項工作產生積極的影響。因此，應當把高校檔案信息化建設與發展納入為高校信息化建設的重要組成部分，與學校的圖書信息管理、校園網絡同步建設，切實做好相關工作，適應經濟社會發展的需要，爭取把檔案信息化建設與國家和地區檔案信息化同步。高校檔案信息化將會為高校師生查閱相關信息提供最全、最新、最方便的手段。伴隨著網絡與通信技術的不斷發展，高校檔案部門將要逐步改變現狀加強檔案數字化建設，要以加強網絡環境下檔案資源建設為重點，解決好電子文件的保存、保真、保密以及利用等問題，使電子載體的檔案信息資源得到有效開發。未來的數字檔案信息將會形成一個巨大的信息空間，檔案信息在網絡上被傳輸、檢索和利用。

2 高職院校檔案信息化建設現狀

從目前全國各類院校的檔案信息化管理來看，差距較大，重點大學、普通高校當中信息化管理程度也參差不齊。全國的重點大學檔案信息化建設已搞得紅紅火火，國內一些著名的高校由于有先進的軟、硬件技術與設備作支撐,檔案數字化,網絡化建設走到了前列,信息化程度較高，館藏信息資源日趨豐富。而多數地方高校，高職院校的檔案信息化水平則相對較低，檔案信息資源數字化建設多數處于起步階段，尤其是一些中小型檔案館（室）尚處在以單機為主體,無網絡支持內封閉狀態，因而致使檔案信息資源共享大打折扣。檔案在高校的教學、科研中的重要作用雖然也逐步顯現，但信息化建設缺乏統一的管理標準，制度規范體系建設嚴重滯后。

造成上述現狀的主要原因是：一些普通高校領導在新形勢下對檔案信息化建設的重要性缺乏應有的認識和足夠的重視，對檔案管理信息化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒有建立檔案信息化的領導決策機構，也沒有將檔案信息化建設列入議事日程。高職院校以及一些職業學校更是嚴重的滯后，大多還停留在傳統的手工管理階段,傳統的檔案管理模式與時代發展不相容合，無論是檔案的保管條件，還是支撐檔案管理的軟件和硬件設備、還是規章制度、管理體制、工作方式等都不適應信息化建設的要求。不少高職院校檔案資源未得到充分的開發利用，檔案利用率極低。特別在高校經費普遍不足的情況下，沒有給予檔案部門必要的資金、物質和人才的支持，網絡化程度不高；機構設置、人員編制沒有到位，沒有形成相應的信息化隊伍，檔案信息化建設成了紙上談兵；其次，不少高職院校尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。再次，高校各部門的兼職檔案員接收檔案管理專業的專門培訓較少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能，而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約著檔案信息化建設進程，嚴重降低其在社會需求中的作用。因此,高職院校的檔案信息化建設面臨著巨大的挑戰。

3 高校檔案信息化建設的途徑

3.1 更新觀念，充分認識檔案信息化的重要性

作為高職院校的領導對檔案建設應站在學校改革與發展的高度，從更深層次上認真思考信息化給檔案管理帶來的挑戰和機遇，要不斷解放思想，更新觀念，積極尋求檔案工作與學校中心工作的結合點與生長點，在較高層面上來籌劃本校檔案信息化建設方略。傳統紙質檔案的管理方式是建立在手工操作的基礎上，而現代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形式，跟上現代化的步伐。所以檔案工作者也必須更新長期以來形成的管理理念和方式。

以往人們注重的檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統計，而現在檔案數字化信息才是檢索、傳輸的主要對象，只有紙質載體檔案轉化為電子數字檔案以后，檔案才具有新的活力，才便于作深層次加工、貯存，才能實現計算機檢索和在網上傳輸。這是整個檔案管理業務體系的基礎的一環，這一環節上檔案信息從紙質版本變為電子版本，為人們所利用，這是一項全新的工作，它要求人們熟悉檔案業務，又要懂得計算機技術，要求人們更新觀念，改變傳統的管理方式，從整體上實現檔案管理現代化。

3.2 加強檔案專業隊伍建設是實現檔案信息化的關鍵

首先，單位領導要重視檔案工作，要配置相應的檔案管理部門、人員。而檔案工作者是檔案管理的主體，是否具備較強的業務素質和相關能力是搞好檔案管理工作的關鍵。為了適應檔案信息化建設的需要，必須加強檔案部門的人才儲備，積極引進既精通檔案管理專業又精通計算機的復合型人才。這樣才能實現檔案信息資源共享的最大化。我們面臨的是科技革命日新月異的時代，隨著檔案信息化建設的發展，檔案工作的重點必然向更深層次的信息領域進展，實現數據存儲海量化、信息搜索精準化、查檔操作最簡化、安全服務無間斷化，沒有這方面相關領域人才是不行的。另一方面，要對現有檔案工作者進行針對性的培訓，如加強計算機、信息、網絡和多媒體等知識和技術的培訓。積極開展檔案信息化建設業務指導，通過組織培訓、舉辦講座、上門輔導等方式，傳授檔案管理方面的專業知識，普及專業技術，從而少走、不走“彎路”。學校領導要重視對檔案館（室）定崗定編，增加新手，補充新鮮血液，不斷提高檔案工作者的專業水平。檔案人員也要不斷提高自身素養，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家、高校的機密，適應新形勢，樹立超前的管理意識，發揮其自身的協調能力與各部門建立良好的關系，不斷提高自身綜合素質。

3.3 構建高質量的檔案信息數據庫促進信息資源的開發和利用

檔案信息資源建設是信息化建設的基礎和核心，主要任務是要按照檔案數字化技術規范要求，對原有館藏傳統載體檔案通過掃描、加工和處理，進行數字化轉換，形成規范化、系列化的文字、聲像等檔案數據存入數據庫；在數字化轉換過程中，還要同時做好自身館（室）藏檔案的機讀目錄建設與管理，對正在形成的電子文件進行及時歸檔，將每年產生的歸檔文件目錄以機讀目錄的方式存檔，并做到收集齊全完整、真實有效，要注重機讀文件數據的安全。

建設檔案數據庫，是檔案信息資源開發利用的重點，也是實施電子信息檔案科學管理的必要條件。學校檔案館（室）要加強文件目錄數據庫建設，采集文件級目錄數據，收錄學校館(室)藏各類檔案文件級目錄數據庫，然后形成全宗目錄數據庫，進而建立各種專門檔案目錄的數據庫。檔案的數字化工作要求高，數量大。這就要求從事數據錄入采集的同志認真做好這項工作，建設高質量、高水平的全文信息數據庫，利用數據庫技術，對檔案信息基礎數據庫進行挖掘整合，最后在此基礎上形成檔案基礎信息資源數據庫群。同時應根據各高校的特色與實際情況，著重推出一批具有示范性的特色數據庫，使檔案信息資源開發利用服務能力不斷提高、質量日益提升。做好檔案信息資源開發利用工作是高校檔案部門落實好、完成好這些任務和要求的核心內容，是推進我國信息化工作的重要組成部分。

可以說，檔案信息化是近幾年我國檔案事業發展的一個重大拐點和耀眼亮點。以信息化建設為突破口，深層次、高質量、高效率地開發檔案信息資源，服務小康社會、和諧社會建設，是做好檔案服務工作的有效手段和有效方式，它必將成為檔案事業可持續發展一個新的增長點。高等院校要充分發揮自己的知識技能應用現代信息技術，推動檔案信息資源開發利用工作，促進檔案事業實現新的更大的發展。