房產檔案管理與利用的幾點建議

王鵬

（哈爾濱市房產交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

房產檔案是政府職能部門依照《中華人民共和國檔案法》及相關法律規定，代表國家管理房地產在所有權及相關權利進行交易、登記、確權等管理活動中形成的，反映權利人房屋自然狀況及土地使用狀況，應當歸檔保存的各種載體的文件材料。這些文件材料是房產行政管理法定職責的體現物，能合法的證明權利人與房屋土地之間權利關系的原始憑證，具有法律憑證價值。從而成為房地產產權界定的有利存證，為實施產權管理和產權保護提供了可靠的法律保障。因此，做好房產檔案工作對穩定社會，解決民事糾紛，明確產權具有現實意義，同時做好房產檔案工作為領導決策、研究房產政策，搞好房產管理，乃至房產志的編寫均具有深遠的意義。

一、管好房產檔案是做好房產管理工作的基礎

房產檔案的管理質量是檢驗房產行政管理部門工作流程是否規范化、標準化、科學化、現代化的依據，管理好房產檔案也是圍繞建設和規范房產管理市場，優質高效地為民服務，全面推進房產事業為三個文明建設服務的進程。為此做好房產檔案管理工作必須堅持“四個到位”。

（一）領導重視到位

領導重視是做好房產檔案工作的關鍵，只有領導重視，才能把房產檔案工作納入機關各項建設的重要議事日程；只有領導重視，才能構建良好的房產檔案工作平臺，搭班子，掛牌子，加大房產檔案工作的投入力度，改善房產檔案的保管條件，為檔案工件者創造良好的工作環境。同時為檔案管理工作奠定扎實的基礎。

（二）宣傳工作到位

做好檔案宣傳工作是做好機關檔案工作的前提。房產檔案工作是房地產行政管理部門工作的重要組成部分，房產檔案來源于各部門，同時也服務于各部門，做好房產檔案工作必須贏得各部門的支持，因此我們必須以《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等檔案管理法規為依據，以利用房產檔案的典型事例為導向，大張旗鼓的采取機關內部刊物、宣傳欄、報紙、廣播、電視、舉辦培訓班等形式廣泛宣傳房產檔案工作的重要性，通過宣傳，進一步增強全員檔案意識，形成做好房產檔案工作共識，達到齊抓共管之目的。

（三）制度建設到位

健全一套完善的房產檔案工作管理制度，是做好房產檔案工作的有效保障。沒有規矩不成方圓，制度是約束人們行為的準則。因此我們必須建立和完善一套完整的房產檔案管理工作制度，如房產檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、移交、鑒定與銷毀、保密、專兼職檔案人員的崗位責任制以及房產檔案工作的獎懲制度等。制度的建立一定要落到實處，做到有法可依，有章可循。

（四）業務工作到位

做好房產檔案的業務工作，是及時準確地提供檔案為各項工作服務的基礎。只有認真地做好房產檔案業務工作，才能提供完整、系統、準確的檔案，為各項工作服務。因此，就必須用科學的理論、規范的方法做好房產檔案工作。首先，房地產行政管理機關檔案室要編制房產檔案分類方案，制定文件材料歸檔范圍，保管期限表；其次按規定要求做好文件材料的收集、整理、編號編目工作，確保房產檔案文件材料收集齊全、分類科學、組卷合理、編號正確、保管期限劃分準確、書寫認真、裝訂整齊、目錄編制科學；第三，健全檔案工作臺帳，做到帳物相符。只有這樣，才能夯實檔案工作基礎，才能有效地推進檔案管理工作的現代化進程。

二、開發房產檔案信息是做好檔案工作的目的

搞好檔案工作的最終目的是充分發揮檔案信息為三個文明建設服務。檔案只有在服務中才能實現其自身的真正價值。為此，必須抓住服務這個主旋律，積極做好以下幾項工作。

（一）更新知識，推進檔案信息管理標準化

檔案信息管理標準化，是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的業務規范和技術標準。其內容歸納主要有以下五個方面：（1）檔案信息采集標準化；（2）檔案信息存儲標準化；（3）檔案信息管理標準化；（4）檔案信息網絡標準化；（5）檔案信息管理軟件標準化。以上是做好檔案信息化服務的前提和基礎。

（二）轉變觀念，建立檔案信息數據庫，運用現代信息技術管理檔案

隨著現代科技的飛速發展，計算機技術的應用已經滲透到社會經濟文化生活的各個領域。計算機管理信息系統和辦公自動化系統極大地提高了各級管理部門的管理水平和工作效率。計算機網絡的迅速發展，大大推進了社會信息化的進程。隨著機關辦公現代化的要求，計算機管理檔案已是一項新課題。應用計算機開發管理檔案，主要是為了提高查詢與管理的效率和準確度，更好地利用現有資料，方便老百姓，以有效解決長久以來的“瓶頸”問題。檔案計算機管理系統將集房產測繪、審批、開發、售房、物業、拆遷、舊城改造等于一體，切實解決現存的問題。因此計算機的介入，直接取代了人工管理、人工檢索、人工查閱檔案的落后管理手段。建立檔案信息數據庫，就是把傳統檔案信息輸入計算機，由計算機提供查詢并直接提供檔案信息為領導決策服務，為部門工作服務，為老百姓服務。建立檔案信息數據庫。一定要做到方法統一，層次清楚，結構合理，體系完整。數據庫的內涵具體可分三個層次：（1）檔案目錄數據庫，即檔案目錄中心，檔案目錄有全宗級、案卷級和文件級，這是實現檔案信息化最為便捷有效的途徑。（2）檔案全文數據庫。這是檔案數字化的核心，當然不是所有檔案都能數字化，我們要把重要檔案，即永久或長期檔案轉化為數字化，檔案全文數字化，它可以直接提供全文為各項工作服務，實現檔案信息資源共享，同時，也是有效地保護好檔案原件。（3）檔案編研成果數據庫。這是代替資料原件直接提供利用的有效途徑。

（三）資源共享，充分利用檔案信息網絡化

檔案信息利用網絡化是指充分利用現代化設備和網絡技術，實施檔案信息網上查找，咨詢和直接提供利用的過程，它是檔案信息數字化的主要目的，也是檔案信息化的重要標志。利用好檔案信息網絡化，主要有以下幾點優勢。一是效率高，速度快，直接為利用者提供檔案信息；二是信息資源能得到有效利用，實現資源共享；三是異地遠程便捷，為利用者提供檔案信息；四是個人可以在各自終端同時查找并利用同一份檔案；五是快速瀏覽和搜索功能。加快檔案管理信息化建設，是提高機關辦事效率，提高工作質量的重要保證，是檔案工作發展的必然趨勢，機關檔案工作一定要以檔案信息化服務于全社會為目標，不斷推進機關檔案工作再上新臺階，使檔案信息工作更好地、有效地服務于“三個文明”建設。

三、房產檔案的管理利用具有維護正常的金融秩序和社會穩定的功能

隨著市場經濟的發展，以房地產設定抵押貸款的行為日益增多，并且由于房產的所有權性質的多樣化，房地產糾紛呈上升趨勢，常常因此引起單位與單位之間、個人與個人之間。單位、個人與銀行、信用社之間債務糾紛、房產糾紛、刑事案件的發生，房地產檔案的利用率迅速增長。檔案部門只有充分發揮檔案利用實踐這一重要中介環節的優勢，加快開發檔案信息資源，及時滿足社會各界利用者的需要，才能充分發揮房產檔案館的社會功能。