實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案數(shù)字化目標(biāo)的具體途徑

溫艷成

(黑龍江中醫(yī)藥大學(xué)成人教育學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150040)

高校教學(xué)檔案數(shù)字建設(shè)是伴隨高校現(xiàn)代化管理發(fā)展而出現(xiàn)的一種新生事物。教學(xué)檔案作為高校檔案最重要的門類，其數(shù)字化建設(shè)涉及到高校檔案工作方方面面，是一項(xiàng)需要大量人力、財(cái)力、物力投入的系統(tǒng)工程。在高校檔案部門的有限條件下，建立符合實(shí)際的科學(xué)的數(shù)字化目標(biāo)，采用行之有效的方法開展數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源的共享，進(jìn)而推動整個高校檔案的數(shù)字化工作，無疑具有十分重要的意義。

一、建立教學(xué)檔案數(shù)字化目標(biāo)的基本思路

教學(xué)檔案作為高校檔案中最重要的組成部分，其數(shù)字化建設(shè)涉及到整個高校檔案數(shù)字化整體規(guī)劃、檔案館基礎(chǔ)條件、數(shù)字化對象的范圍選定以及數(shù)據(jù)庫建立方式等許多方面內(nèi)容。只有樹立正確指導(dǎo)思想，充分考慮數(shù)字化建設(shè)各種綜合因素，遵循合理的原則，其數(shù)字化目標(biāo)才能得以盡快實(shí)現(xiàn)。

1.建立數(shù)字化目標(biāo)應(yīng)遵循的基本原則

（1）需求原則。對利用服務(wù)對象、信息范圍、館藏結(jié)構(gòu)以及系統(tǒng)功能等需求進(jìn)行細(xì)致的分析，準(zhǔn)確地確定出每個目標(biāo)的具體規(guī)模、水平、數(shù)據(jù)總量、來源、范圍、類型、結(jié)構(gòu)、檢索項(xiàng)目、方法、手段以及輸出類型、格式和標(biāo)準(zhǔn)等。（2）現(xiàn)實(shí)與發(fā)展相結(jié)合原則。建立數(shù)字化目標(biāo)應(yīng)與本單位的具體情況相結(jié)合，考慮近期、中期和遠(yuǎn)期三個階段相結(jié)合的方式，使有限的人力、物力、財(cái)力在每一階段的每個目標(biāo)得到最大限度的發(fā)揮。（3）標(biāo)準(zhǔn)化和專一性原則。在遵循國家、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，建立突出自身特色的數(shù)字化目標(biāo)，做到具有專一性和精品性，發(fā)揮其特色作用，實(shí)現(xiàn)資源共享。（4）協(xié)作原則。教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，涉及到學(xué)校研究生、本科生、成教生等教學(xué)管理各方面，應(yīng)同各相關(guān)部門密切協(xié)作，才能快速實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。

2.數(shù)字化目標(biāo)選擇范圍

根據(jù)高校教學(xué)管理及檔案范圍分析，主要分為兩部分。其一，館藏反映學(xué)校管理和教學(xué)實(shí)踐活動中形成的各方面檔案材料，主要有教學(xué)管理活動中產(chǎn)生的綜合性材料、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生管理、學(xué)籍管理、教學(xué)計(jì)劃及課程教學(xué)實(shí)踐、學(xué)位工作、畢業(yè)生工作、教材和教師培訓(xùn)等方面的檔案；其二，教學(xué)檔案形成階段的各類文件材料，主要以各種形態(tài)和載體分散在教務(wù)處、學(xué)工部、研究生院和各學(xué)院的各項(xiàng)管理工作和各種管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。根據(jù)選擇原則，目前可確定教學(xué)檔案中招生管理、學(xué)籍管理、學(xué)位工作和畢業(yè)生工作等方面材料應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選作數(shù)字化目標(biāo)。

3.建立各類數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)目標(biāo)

（1）館藏教學(xué)檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫。建立目標(biāo)主要是通過著錄標(biāo)引，把教學(xué)檔案案卷目標(biāo)和卷內(nèi)目錄的分類號、館代號、全宗號、檔號、題名、責(zé)任者、形成時間、數(shù)量、主題詞、提要等基本情況錄入數(shù)據(jù)庫。其目的是通過計(jì)算機(jī)檢索提供檔案原件利用。

（2）教學(xué)檔案各種檔案內(nèi)容專題數(shù)據(jù)庫。①學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫。建立目標(biāo)主要是通過各類教學(xué)管理系統(tǒng)把學(xué)生各種成績按專業(yè)、班級、科目等以中英文名稱對照形式錄入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，形成成績檔案數(shù)據(jù)庫。其目的是通過學(xué)生姓名、學(xué)號和班級等條件進(jìn)行查詢并出具規(guī)范的中英文成績單、學(xué)籍證明表等，為畢業(yè)生求職、留學(xué)提供快捷方便的證明服務(wù)。②學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫。建立目標(biāo)主要是根據(jù)網(wǎng)上招生錄取數(shù)據(jù)和教學(xué)管理系統(tǒng)把每位學(xué)生的姓名、性別、出生年月、專業(yè)、班級、學(xué)號、獎懲情況、簡歷等基本情況收錄在一起，形成學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫。其目的在于方便學(xué)生畢業(yè)求職，用人單位在鑒別學(xué)歷真?zhèn)巍⑦x留畢業(yè)生。③學(xué)位論文專題數(shù)據(jù)庫。建立目標(biāo)主要是結(jié)合每年畢業(yè)生提交學(xué)位論文電子版機(jī)會，將紙質(zhì)論文和電子論文數(shù)據(jù)庫一并歸檔，并采用掃描等方式補(bǔ)錄以往學(xué)位論文全文，建立齊全的學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫。其目的在于方便教師、學(xué)生學(xué)術(shù)研究參考。④各類試題數(shù)據(jù)庫。建立目標(biāo)主要是把歷年各類考試試卷按學(xué)科、專業(yè)、年代建立數(shù)據(jù)庫，如果是數(shù)字化試卷，則可分類轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫即可，而紙質(zhì)類試卷可用掃描方式形成圖形或PDF格式，以附件形式錄入數(shù)據(jù)庫，掛在網(wǎng)頁供學(xué)生下載使用。⑤電子課件數(shù)據(jù)庫。把多媒體教學(xué)錄像等通過數(shù)字化設(shè)備處理為計(jì)算機(jī)存貯的電子文檔，同時把各類精品課程的電子課件以附件形式存入檔案管理數(shù)據(jù)庫中，掛在網(wǎng)頁供學(xué)生下載使用。

4.建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，架構(gòu)教學(xué)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)

逐步建立易于使用、更新和擴(kuò)充的教學(xué)檔案基礎(chǔ)信息技術(shù)管理體制和機(jī)制，逐步建立教學(xué)檔案動態(tài)管理體系，在檔案館室內(nèi)部建立教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，在館室外建立與教學(xué)相關(guān)電子文件歸檔系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)接口統(tǒng)一，動態(tài)及時歸檔。

5.建立信息服務(wù)網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案數(shù)字化服務(wù)目標(biāo)

建立教學(xué)檔案信息開放查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上鏈接，向社會提供教學(xué)檔案各類信息的服務(wù)，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

二、實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案數(shù)字化目標(biāo)的途徑與方法

1.教學(xué)檔案數(shù)字化工作一般流程

教學(xué)檔案數(shù)字化一般可采用兩種途徑。一是檔案館室委托其他數(shù)字化專業(yè)單位制作，優(yōu)點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)時間短、質(zhì)量高，檔案館室不必購買許多數(shù)字化設(shè)備，但費(fèi)用較貴。二是采取組織人員自己完成的方式，其工作流程如下：

第一步，根據(jù)需求提出數(shù)字化目標(biāo)（建立學(xué)校各類學(xué)生學(xué)歷數(shù)據(jù)庫）。第二步，確定數(shù)據(jù)格式（包括姓名、性別、出生日期、學(xué)習(xí)起止日期、專業(yè)、層次、畢業(yè)情況、學(xué)習(xí)形式、畢業(yè)證書編號和畢業(yè)生照片等）。第三步，分析準(zhǔn)備相關(guān)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)（清點(diǎn)檔案數(shù)量是否完整，記錄信息是否齊全等）。第四步，制定計(jì)劃分析工作量和需完成的時間。第五步，準(zhǔn)備計(jì)算機(jī)并安裝數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。第六步，進(jìn)行簡單培訓(xùn)，開始數(shù)據(jù)錄入工作（由檔案館室人員負(fù)責(zé)培訓(xùn)，并提出錄入檔案注意事項(xiàng)）。第七步，數(shù)據(jù)全部錄入完畢，進(jìn)行匯總。（由檔案館室負(fù)責(zé)匯總并進(jìn)行核對）。第八步，形成數(shù)據(jù)光盤，一份上報(bào)，另一份由檔案館室留存，留存檔案館室的數(shù)據(jù)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并鏈接到網(wǎng)頁上，提供查詢服務(wù)。

2.合理解決好人、財(cái)、物是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化目標(biāo)的基礎(chǔ)方法

在人力方面，可利用在校學(xué)生基本都熟悉計(jì)算機(jī)操作的優(yōu)勢，向?qū)W校申請長期勤工助學(xué)崗位或利用學(xué)生實(shí)習(xí)機(jī)會集中輸入數(shù)據(jù)，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。在財(cái)力方面，以專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)形式向?qū)W校申請數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，因與數(shù)字工作有關(guān)，較易獲得學(xué)校的投入。另外，尋找機(jī)會，爭取經(jīng)費(fèi)。在物力方面，加強(qiáng)同教務(wù)處、研究生院以及部分學(xué)院聯(lián)系與溝通，在他們設(shè)備較為空閑的時期，如寒暑假期間，借用較貴重的設(shè)備如高速掃描儀、計(jì)算機(jī)等，集中突擊完成部分檔案的數(shù)字化建庫工作。

3.采用科學(xué)有效的技術(shù)手段是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化目標(biāo)的關(guān)鍵途徑

在選擇教學(xué)檔案數(shù)字化輸入方法上，應(yīng)針對不同檔案的情況,分別采用計(jì)算機(jī)鍵盤手工錄入、機(jī)器掃描輸入、計(jì)算機(jī)多媒體輸入三種方法輸入。建立基礎(chǔ)目錄數(shù)據(jù)庫,學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)、成績數(shù)據(jù)等索引部分的文本數(shù)據(jù)均采用手工方式輸入；對要求利用原件的部分，如學(xué)籍中畢業(yè)生照片、文憑、畢業(yè)證發(fā)放名冊等則采用掃描或數(shù)碼相機(jī)以圖形方式存入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中；對于多媒體教學(xué)錄像等則采用計(jì)算機(jī)多媒體處理方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化文件。在選擇數(shù)字化數(shù)據(jù)庫格式標(biāo)準(zhǔn)方面，盡量采用統(tǒng)一、常用的文件格式。在沒有完成教學(xué)檔案歸檔應(yīng)用軟件系統(tǒng)開發(fā)之前，進(jìn)行文件歸檔，可用word或excel建立簡單實(shí)用的案卷目錄、卷內(nèi)目錄和歸檔移交清單表格，由文件形成單位錄入，檔案館室只需把這些數(shù)據(jù)通過相關(guān)軟件轉(zhuǎn)入到數(shù)據(jù)庫即可。在選擇數(shù)字化檔案提供利用形式上，做到服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校教學(xué)檔案管理與學(xué)校管理模塊的對接、聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各級各部門對教學(xué)檔案的直接調(diào)用。另外，數(shù)字化的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫盡量提供網(wǎng)上利用，使利用范圍擴(kuò)大化，實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案信息的作用。