政務信息資源目錄編制方法與應用研究

潘 榕,朱勤東,陳明文

(福建省空間信息工程研究中心,福建福州350003)

政務信息是指行政機關和其他社會公益性事業單位在履行職責過程中制作或者獲取的,以一定形式記錄和保存的信息資源〔1〕,它是一切產生于政府內部或雖然產生于政府外部但對政府活動有影響的信息資源的統稱。

政務信息目錄是通過政務信息登記、造冊、發布而形成的政府所擁有的信息資源的目錄集合,通過政務信息資源目錄,可以有效開展對政務信息的發現、定位和交換、共享服務。

政務信息資源開發利用需要對政府信息資源進行管理,需要摸清部門信息資源有什么?在哪里?誰負責?做到“信息清、資源清”,明確部門內部、跨部門信息共享需求。

1 政務信息資源編目的理論和方法

目前在網絡信息資源編目過程中已有多種方法,如,美國國會圖書館從1991年起開始以機讀目錄MA RC格式和AACRZ格式對網絡信息資源進行編目、1995年由OCLC和NCSA聯合創立的編目格式Dublin Core(即都柏林核心)作為網絡編目的基本格式開始推廣應用。隨后OCLC又推出了“聯合在線資源編目”(Cooperative online Resource catalog,CORC)計劃,實現了對在線網絡資源的編目。OCLC在2000年7月還正式推出了CORC產品,成為世界各國普遍采用的技術模式。我國也利用CALIS聯機合作編目中心組織的網絡編目模式開始了對網絡信息資源編目的嘗試工作〔2〕。

對于政務信息而言,需要明確“政府信息資源是什么、有哪些、如何產生、如何分布”等問題,有必要通過編目的方式梳理政務信息資源,加強信息資源開發利用工作。

1.1 信息和目錄分類依據

從政府部門工作的職能層、業務層和信息三個層面入手進行梳理和調查,主要沿著 “職能→業務→信息→信息指標”的路徑進行,對政府業務進行細分,根據業務類型調整調查表指標項的選擇,最后完成政府信息目錄編制。

(1)職能層梳理：主要依據機構編制部門確定的每一個部門現有的“三定方案”(定職能、定機構、定編制)和工作職能。

(2)業務層梳理：主要是依照部門職能,按照一定的梳理規則梳理業務事項及其之間的關系,從而明確業務事項、以及辦理業務所需或產生的信息。

(3)信息層梳理：主要是在前面職能層和業務層梳理工作的基礎之上對業務信息的梳理,該部分梳理要明確哪些是業務信息,哪些是源信息,哪些是引用源信息。

1.2 信息和信息指標分類

政府業務信息：包括部門依法采集的信息、部門在履行職能過程中所產生和生成的信息、政務部門投資建設的信息和部門依法授權管理的信息。

信息指標：包含辦理該項業務所需要的信息指標和業務辦結后產生的信息指標,以及監管產生的信息指標。

信息指標名稱：原則上引用本行業標準術語；如果沒有,則引用建成的業務數據庫中的數據項名稱；如果尚未建設數據庫,則引用辦理業務所需要的申請表格中事項名稱。

1.3 政府信息目錄調查與梳理

從政府信息的表現形式看,政府信息目錄調查有四種途徑可供選擇,一是從業務梳理入手,通過業務摸清所需和產生的信息；二是從部門核心業務數據庫入手；三是從已建應用系統入手,對系統和數據庫中的數據進行梳理；四是從部門網站入手。

1.3.1 部門業務梳理

部門信息目錄與業務密切相關,從業務應用出發,通過梳理業務辦理的流程職責依據等,可以編制出部門信息目錄。需要通過調查和梳理相關的業務環節和部門根據業務流程,梳理和分析業務相關的信息,并且根據相關的政務信息資源描述規范和分類規范描述以及標識信息資源,編制面向業務的部門信息目錄。

1.3.2 部門數據庫梳理

通過與業務相關的數據庫,可以分析業務產生和使用的數據情況,并對它們按照統一的調查表梳理和填寫。如果有數據庫設計文檔,可以參考文檔內容,補充細化資源的重要指標項；也可以由數據庫管理員配合,借助技術手段,將數據結構導出,整理數據庫中的資源。

1.3.3 已建應用系統信息梳理

從應用系統入手的步驟是：

(1)按照系統功能菜單進行其所涉及政務業務應用的操作,關注系統的業務主線。

(2)按照業務主線,梳理系統的輸入信息資源。

(3)按照業務主線,梳理系統的輸出信息資源,通過應用系統中統計與查詢功能屏幕查詢結果和系統輸出報表等功能,收集系統輸出的信息資源。

1.3.4 部門信息網站信息梳理

從部門內部網站和互聯網網站上,可發現許多現成的信息,可將與部門業務相關的信息,按照調查表進行梳理和填寫。

2 政務信息資源編目實踐

基于上述分析,在福建省政府信息資源編目過程中,對于政府信息資源的整理、信息目錄的編制主要通過“調查→目錄報告→編制→登記”的方法進行。

2.1 調查表

針對政府信息目錄調查和梳理產生信息的形式和來源,我們設計了以下六種調查表：

(1)政府業務信息調查表

業務名稱子業務名稱業務信息名稱信息載體職能辦理業務填寫的申請表格名稱辦理業務提交的證照文件名稱辦理辦結后制發的證照名稱辦理業務所需要填寫的表格附樣

(2)政府業務信息指標調查表

序號 業務名稱 信息名稱 信息指標名稱 信息指標語義說明

(3)部門業務數據庫目錄

數據庫名稱業務名稱建庫時間數據更新頻率數據庫類型 狀態 備注

(4)部門應用系統目錄

應用系統名稱 業務名稱 數據庫名稱 狀態 運行網絡 備注

(5)政府目錄補充數據調查表

序號 業務信息名稱在線資源訪問地址 關鍵字 關鍵字字典名稱 服務地址 服務類型

(6)部門業務數據庫、應用系統調查表

數據庫或應用系統名稱 系統的應用范圍 系統涉及的業務類型

2.2 調查成果

以福建省工商局為例,經過政務信息資源調查、整理和編目,形成了業務事項目錄、業務信息目錄、信息指標目錄、應用系統目錄、數據庫目錄、辦理業務輸入證照目錄、辦結業務輸出證照目錄、目錄統計信息等調查結果。舉例如下：

(1)業務事項目錄

序號 業務事項 序號 子業務名稱1 公司設立登記2 公司變更登記公司登記3 公司注銷登記4 公司撤銷變更登記5 公司備案

(2)業務信息目錄

序號 業務事項 序號 業務信息1 公司設立登記信息2 公司變更登記信息公司登記3 公司注銷登記信息4 公司撤銷變更登記信息5 公司備案信息

(3)信息指標目錄

序號 業務信息名稱 序號 業務信息指標名稱1 注冊號2 企業名稱3 住所公司設立登記信息4 法定代表人5 注冊資本6 ……

2.3 目錄報告

目錄報告的形式是在試點的基礎上,進行調整,以規范化的格式進行提交。內容包括：單位職能描述、業務事項目錄、業務信息目錄、信息指標目錄、信息指標匯總目錄、共享信息指標目錄、職能信息指標目錄、應用系統目錄、建成數據庫目錄、辦理業務輸入證照目錄、辦結業務輸出證照目錄、辦理業務申請表格附件、編目工作總結和應用建議。

2.4 目錄管理與服務系統的編目流程

圖2 福建省政務信息資源目錄裝載與發布流程

3 結語

福建省級政府信息目錄編制工作是一項開創性的工作,國家工信部信息化推進司給予了高度評價,認為 “這是國內第一份完整的省級政務信息目錄、技術上最領先,成果非常了不起,希望在全國介紹經驗和推廣”。

通過此次編目,形成了福建省省直各部門自己的政府信息目錄,各廳局理清了本部門信息資源的“底數”,建立了信息資源資產臺帳,使規范化管理信息資產和高效率利用信息資源成為可能。

〔1〕豆洪青,羅賢春.基于社會化服務的政務信息資源分類研究〔J〕.情報理論與實踐.2009,32(1)：38-40.

〔2〕陳洪瀾.網絡環境下社科信息服務的實現方式 〔J〕.情報資料工作.2006(4)：104-105.