數字化醫院大后勤管理初探

曹輝

上海市中醫醫院設備處，上海，200071

隨著我國醫療衛生事業的不斷深化改革與信息技術的迅速發展，以及衛生部主持的國家金衛工程的實施，使我國醫院管理信息化的進程大大加快，醫療行業的信息化建設近年來取得了較大的進展。醫療部門辦公網絡化、自動化，實現全面信息共享已是大勢所趨。越來越多的醫院認識到，只有通過加強各部門的數字化建設，逐步建立數字信息化醫院基礎，才能支持醫院的可持續發展，從而提高醫院綜合效益和運行效率。

在對上海7家醫院（包括5家三級醫院及2家二級醫院）和史泰博等公司進行了設備、后勤管理、物資物流管理模式、軟件應用等的調研，聽取相關專家的意見后，我們提出了整合醫院大后勤（包含設備、后勤等管理部門、供應室、維修組等二級庫房）進行管理，開發基于醫院大后勤整合管理的“醫院物資物流管理系統”，初步探索數字化大后勤管理。

1 開發背景

① 大部分醫院目前缺乏科學有效、統一的后勤管理軟件，各部門、各軟件之間數據不能共享，操作繁瑣，統計缺乏全面性、準確性，無法為管理與決策者提供相應的分析和決策，沒有形成統一的醫院大后勤管理系統。

② 各級庫房抱怨人少事多：醫院庫房“零庫存”管理模式雖探索實施多年，但受醫院物資管理的時效性、多樣性等因素影響，各級庫房物資存放未降反升；庫房間流轉繁瑣，各級管理人員的工作量也相應上升。

③ 醫院醫療信息化進程迅速，后勤管理模式滯后于醫院醫療業務的發展，不能為臨床提供有效、及時的服務。

④ 不能對醫院內部申請、采購進行規范的分級管理。醫院內部流程雖然健全，但具體實施起來卻存在現實誤差。

⑤ 各物資資產管理部門無法向管理層提供準確及時的大后勤收入/成本數據：目前醫院內醫療業務已給醫療管理部門提供了及時、準確的信息，特別是醫聯系統的實施，為管理層加強醫療業務開展提供了前所未有的醫療數據信息。醫療信息集成是整個醫院針對信息化建設的一個高級目標，完整的信息集成方案將會提高整個醫院的信息流轉以及信息利用的層次。準確及時的提供大后勤業務信息化流轉數據無疑將更加完善醫院整體數字化建設，并為進一步開發醫院成本核算系統提供基本條件。

⑥ 探討醫院大后勤物資物流化管理可能。以B/S架構可實現臨床業務部門與后勤服務部門之間的業務交互，并實現流程透明性和可監督性，數據的信息化采集，為醫院—供應商、醫院—醫院等的區域化醫院物資流轉提供可能性。

2 前期準備

當前醫療資產管理正朝著全程化和流通化管理方向發展。它包括了對使用部門的購置申請、科室預算管理、設備的采購管理、設備合同檔案管理、設備安裝驗收、計量檢測和維修保養，以及設備使用耗材、醫院衛生材料等信息的交互管理等。

① 確定項目實施目標，建立醫療資產生命周期全過程的質量保證體系，及以提高醫療質量和服務質量為核心的新的醫療資產管理模式。

② 確定項目實施范圍，全面實現醫院設備處，總務處、供應室等后勤物資流轉管理部門以大后勤管理模式的信息化管理，達到醫院資產的全面信息流通，降低管理成本。

③ 確定項目涉及內容（見圖1），制定醫院資產管理與數據分析的規范標準，為醫院管理者、決策者提供強大的分析與決策功能。以便捷的方式，低廉的成本提供強大、靈活的多系統接口模式整合醫院相關管理軟件，整合醫院相關信息，滿足各部門提出的各種數據上報要求，確保上報數據的正確性、及時性與完整性。豐富多彩的業務模型分析方法，為醫院的各個業務科室部門提供分析數據，為各級領導層提供有效且正確的決策依據。

④ 確定規范醫院設備、后勤、供應等管理流程，如利用WEB頁面進行設備物資網上申請、采購審批等一體化管理流程, 以B/S架構實現臨床業務部門與醫院各管理部門之間的業務交互，并實現流程透明性和可監督性（見圖2）。

圖1 物資管理項目涉及內容Fig.1 The contents of material management project

圖2 醫院物資管理流程Fig.2 The flow chart of hospital materials management

3 項目實施

建設醫院大后勤管理模式的資產物流管理體系，創建醫療資產生命周期全過程的質量保證體系，及以提高醫療質量和服務質量為核心的新的醫療資產管理模式，制定醫院資產管理與數據分析的規范標準。還要考慮從醫院醫療資產的生命周期的管理入手，努力發揮醫療資產的功能和利用率，減少資源浪費，降低醫療資產的維護成本。這些環節都急需采用信息技術加以全方位、精確性的全程管理。在具體實施中我們解決的主要問題有以下幾個方面：

① 醫療資產全程管理中編碼、物資命名規則與流程的規范制定。如針對以往臨床抱怨各種申請審批信息透明度低，流程不明確等行政管理滯后問題所設計的網上申請模塊，從一個方面促進了醫院行政管理 的服務功能提升。

② 實施包括醫療、非醫療物資、設備、衛生材料、易耗品等在內的大后勤全面信息化管理。如網上物資請領功能的開發，即從科室使用方便入手，針對醫院各級庫房（一級庫：如設備、總務；二級庫：如供應室）的庫存網上公開設計，科室通過認證登陸后可從各庫房選擇領用物資。同時，該系統還支持根據庫存數量為“0”物資，自動生成采購單進入后續流程處理，增強了庫房管理的科學性。

③ 匯總各系統中的相關數據，采集相應管理數據、信息。針對科室請領物資開發了自動查詢，建立網上無紙化科室分戶賬等功能。這些功能的實現，方便了科室負責人進行科室成本統計，為醫院全面實施預算前置管理提供可能（見圖3）。

圖3 WEB頁面部門請領查詢功能示圖Fig.3 The web inquiry function diagram of application department

④ 實施基于信息平臺技術的大型醫療設備資產的效益預測和實際使用統計評估。為了使物資物流管理不僅限于常規功能，我們還創新性的從醫院整體醫療管理出發，結合上級部門對大型醫療設備的使用效益管理要求，在我院率先實行了與醫院HIS/LIS等鏈接的設備、物資效益統計平臺功能。

⑤ 建立區域性的數據倉庫，整合醫院多個分院的數據，使決策分析的數據更加準確與精準。

⑥ 實施醫療資產的維修保養等質量管理的資產管理方案。

⑦ 制訂基于醫院醫療資產管理的數據匯報規則及分析內容等。

4 取得成果

由上海申康發展中心牽頭，以資產管理為課題進行開發的醫院物資管理系統，目前上線實施基本完成，并通過了專家組的認可。將醫院原先以簡單的資產管理轉變為以大后勤整體模式，實現了資源整合和資源共享的目標，取得了如下成果：

① 優化流程，提高效率

將數據充分利用，使工作人員節省大量的錄入與核對工作。同時，可以在醫院整體信息化建設中促進流程改進與規范管理，對醫院今后的發展提供更為規范的管理參照。

② 實時反應，加強監督

可以使過程管理變成可行，各種數據能夠實時反映，可以加強監督管理。

③ 系統分析，數據精確

為了確保系統分析結果的準確性、完整性，要求在數據源采集和審核控制方面能夠做到實時監控，審核確認每個操作環節，并將過程中所產生的數據變化情況都一一記錄，做到數據源可追溯性，最終確保分析結果真實可信。

④ 量化績效，引導決策

通過對醫院信息實時、有效的管理，可以實現對醫院預算決策提供真實、準確的數據，指導預算的合理制訂。為上級部門提供資產管理數據，方便上級部門在加大醫療投入的同時，合理考慮資源的地區配置，真正使“投入有所值，投入有所用”。

通過組織試點，運用規范統一的流程設置，力爭與同行業協作。探討開展醫院物資質量控制，全程宏觀、微觀的管理模式，為研究區域化醫療物資信息共享，整合利用創新途徑，完善行業管理標準與規范，發揮醫聯優勢，全面提高行業管理水平，促進醫療物資對臨床診療的質量保證，使醫療物資為醫藥衛生健康事業的發展提供應有的保障。

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