書庫調整之解決方案——以重慶師范大學圖書館為例

□鄧友誠

新建書庫,一般是指為滿足某種需要,按一定要求組織相關圖書資源重新建立的書庫。和搬遷相比,它具有圖書來源較多、缺少架位分配數據等難點,特別是在目標書庫藏書布局復雜的情況下,新建工作更為不易。對此,筆者以本館新館借閱書庫為例,提出并實施了一套書庫新建的解決方案。

1 新館借閱書庫圖書來源概況

我館新館借閱書庫設計藏書近40萬冊,是新館主力外借、閱覽庫房,分布在三至六樓,組成該庫的圖書主要來源于儲備書庫、新校區臨時外借書庫、老校區外借書庫(部分)等三個庫房,具體如下(見表1):

表1 新館借閱書庫圖書來源情況匯總表

2 圖書排序

為加快開放進度,我們在新館尚未建成時就進行相應的準備工作,故圖書排序未在新館進行。

面對堆集如山的圖書,我們先分大類,再分小類,直至分到每個小類在500冊左右才開始細排。細排時,考慮到圖書量大,為節約空間,最初,我們將新區臨時外借書庫的圖書全部下架、騰空,準備利用書架完成。但在實際操作中,發現書架細排有諸多不足,最突出的就是工作人員排書時需不斷站起、蹲下,并且倒架頻繁,導致進度緩慢。為解決這一問題,我們找了一間地面光滑、面積很大的房間(約2000m2),在地上排序,這樣工作人員可坐在小板凳上或蹲著操作;排書時,只需前后推移圖書即可,若一排無法完成,可在任一位置將其截斷,分成二排或多排排序,從根本上解決了倒架問題。當然,2000m2地面不可能同時排完30余萬冊圖書,因此,我們排完一個大類就按類號分類打捆,并編號碼放,同時統計各類圖書長度。

3 架位分配

架位分配是在服從藏書布局原則的前提下,通過相關數據分析、計算而得,這些數據主要包括三個方面:入庫圖書長度、各類圖書架位增長率、新建庫房總架位數。

3.1 入庫圖書長度

這是進行架位分配的基礎數據,統計方法為:以當前排序圖書長度為主,結合新區臨時書庫新建時圖書架位長度(用以解決部分圖書外借無法統計其長度問題),計算出各類圖書平均厚度,并據此推算出相應類別入庫圖書的總長度,具體如下:

3.1.1 當前排序圖書(不含外借部分)架位長度

本項工作在各類圖書排完序后,打捆前完成。統計時需注意以下兩點:一是測量的長度應是圖書在自然狀態下的擺放長度,而不是打捆后長度,之所以如此,是因為我們在工作中發現,不同紙質、不同開本、新舊不同的圖書,在打捆時被壓縮的程度是不同的,并且打捆機因機械性能的不穩定也造成打捆松緊不一,致使打捆后的圖書長度并未按某個統一的比例壓縮,欠缺統計意義;另一方面就是統計的分類應相對細化,需根據各類圖書現有數量規模、排架長度劃分,不宜統一規定到某級類目,只有這樣,我們的架位分配才更趨合理。

在這一架位分配、統計理念下,我們對借閱書庫每個大類下的圖書類目進行分段統計,從而形成1個總表(見表2)和22個分表(每大類1個)。

表2 當前排序圖書各大類架位長度表(不含外借圖書)

各類的分表由于太多,我們只以I類為例,列出I類下各小類的架位長度(見表3)。

3.1.2 新校區臨時外借書庫新建時各類圖書架位長度

由于“當前排序圖書”中缺少外借圖書長度,而該數據在新區臨時外借書庫建立時曾做過統計,可用其進行校正。但由于當時是按大類密集上架,沒有細排,因此我們只取得了一級類目的圖書架位長度(見表4)。

現場采集病牛糞便10份，用燒杯淘洗、沉淀，吸取底層糞渣在顯微鏡下觀察，其中7份糞樣中可見金黃色、橢圓形、卵殼薄而透明的蟲卵。

表3 當前排序圖書I類下各小類架位長度詳表(不含外借圖書)

表4 新校區臨時外借書庫新建時各類圖書架位長度

O 7353 9804 1.333 P 714 836 1.171 Q 1762 2338 1.327 R 2436 3021 1.24 S 448 562 1.254 T 16713 21152 1.266 U 226 305 1.35 V 147 192 1.306 X 1025 1201 1.172 Z 511 809 1.583

3.1.3 新館借閱書庫入庫圖書(含外借部分)架位長度

對于入庫圖書的長度計算,首先需對表2中每冊圖書的平均厚度進行校正,校正的方法是將表2和表4的厚度進行對比,取最大值作為該類圖書的校正厚度,并以此為標準,乘以各類入庫圖書總冊數,即可得出整個庫房各類圖書長度(見表5)。

表5 新館借閱書庫各大類長度總表(含已外借圖書)

同理,在計算各小類入庫圖書長度時,也應先進行平均厚度校正,其計算公式是:各小類校正平均厚度=該大類校正厚度÷該大類當前排序圖書平均厚度×該小類圖書平均厚度(如I0的校正厚度為:1.616÷1.598×1.618=1.636cm),并據此得出各小類入庫圖書長度,從而也形成22個長度分表。下面仍以I類為例,列出該類各小類入庫圖書的架位長度(見表6)。

V 466 1.312 1.306 1.312 611 X 2970 1.299 1.172 1.299 3858 Z 3060 1.382 1.583 1.583 4844

表6 新館借閱書庫I類下各小類入庫圖書長度詳表(含已外借圖書)

3.2 各類圖書架位增長率

在現有的架位分配實踐與研究中,大多數是對現有圖書進行架位平均分配[1][2][3],而較少考慮各類圖書的增長趨勢,當然,在具體操作時,相關人員也會根據自己的經驗作一些調整,但由于主觀因素較大,操作性不強,經常出現架位分配不均、預留不足等現象。

我們說,架位的預留分為當前預留和發展預留[4],當前預留相對容易;而發展預留則難度較大。一般而言,任何人都無法給尚未到館的圖書做出準確的架位預留,但它卻是有規可循的,圖書館的藏書建設具有系統性、連續性,我們完全可以通過對近幾年圖書的采購情況來推測將來的圖書增長趨勢。當然,未來圖書的增長還會隨著社會熱點及圖書館藏書重點等情況的變化而變化,但總的來說,這屬于個別、偶然現象,只需對涉及到的類目進行微調即可。正是在這一理念的指導下,我們對近五年我館各類圖書的增長情況進行了統計,統計的類目完全參照長度統計中總表、分表的類目設置,從而也形成1個增長比例總表(見表7)和22個相應的分表。

表7 我館各類圖書近五年增長情況總表

與各類架位長度分表相對應,近五年圖書增長也有22個分表,下面仍以I類為例,列出I類下各小類現有圖書及其近五年的增長情況(見表8)。

3.3 各大類及所屬類目的架位分配

在進行架位分配時,首先應計算出各大類圖書的理論分配架位,在此基礎上根據藏書布局原則進行樓層分配,并最終確定各大類及所屬小類實際架位分配數量。

表8 我館I類圖書近五年增長情況分類統計表

我館借閱書庫分布在新館三至六樓,采用藏借閱咨一體化模式為讀者提供服務。該庫共有架位10650層(本文中的“層”,指書架的一個擱板為一層,下同),每層樓的架位層數具體如下(見表9):

表9 新館借閱書庫各樓層架位數量統計表

3.3.2 各大類圖書理論分配架位

架位的分配是一項科學計算的過程。各大類圖書的架位分配主要參照三個數據,即該類圖書的架位長度(見表5)、平均年增長率(見表7)、需搬進庫房架位數(共10650層)。計算過程如下:通過平均年增長率和架位長度得出該類圖書的“增長性長度”(公式:增長性長度=現有架位長度×(1+平均年增長率)),再以增長性長度為基礎,得出其所占長度比例(公式:各類所占比例=增長性長度÷全部增長性長度之和×100%),通過該比例即可得出“預計需要架位層數”(公式:預計架位層數=扣除預留數的架位總層數×各類所占長度比例),這里需特別說明,我們的架位總數要作一定預留(我館按5%進行預留,計548層),這主要是考慮一些特殊情況,如熱點類目、圖書館要重點建設的類目等,都需要多作預留,同時,為了讓架位更加規范,也需通過預留架位來進行微調,而微調后的架位數即為“理論分配架位”(見表10)。

表10 新館借閱書庫入庫圖書各大類架位理論分配表

3.3.3 樓層安排及各類圖書的實際架位分配

架位分配必須符合藏書布局的總體要求,“合理的藏書布局不僅利于及時而有效的滿足讀者的各種需求,充分發揮圖書文獻的效益,而且對于藏書的完整和節約書庫容積也是很重要的”[5]。就我館新建的借閱書庫而言,如果全部圖書均設在一層樓中,表10中的“理論分配架位”數即可作為實際標準進行上架安排,但由于該書庫分布在四個層樓,若按表10的分配方案上架,必然出現某些大類分布在二個樓層等現象,不利于讀者利用,因此,我們在進行藏書布局時,首先確定的是每個大類圖書不跨樓層,每層樓必須完整地擺放若干個大類;其次考慮到新館電梯較少,決大部分讀者只能通過樓梯上下,這也有必要將使用量大的圖書擺放在低樓層;同時還應考慮讀者分流問題,避免出現因某樓層資源利用的過度擁擠,造成安全隱患……,總之我們從建筑結構、主題內容、讀者分流、方便利用等因素出發,根據理論分配架位數量,最終確定了各大類圖書的樓層分布及其實際分配架位層數(見表11)。

分配了大類架位數后,即可參照架位分配計算公式(參見3.3.2節)確定每個大類下各小類的架位層數。在計算時,只需將大類數據換成小類數據、將總架位數換成相應大類的架位數即可,同理,在計算各類總架位時,也應預留部分架位(我館按5%進行預留),并用它進行架位微調,從而最終確定實際分配架位。我們也以I類為例,計算出各小類的實際分配架位數(見表12)。

表11 新館借閱書庫樓層分布及各大類實際分配架位表

表12 新館借閱書庫I類圖書各小類架位分配表

4 圖書上架

在各小類架位分配完成后,即可據此進行圖書上架工作。我館的具體做法是:上架人員分為四組(每層樓一組),每組設組長一名,負責具體指揮。在上架前,組長根據架位分配數量在書架上標出各小類上架位置,然后安排組員將已打好捆的圖書運至相應架位附近碼放,并對各小類圖書的打捆長度和所分架位層數進行核對,確保所分架位的準確性,若發現有大的出入,應立即與周邊架位作一定微調,并在書架上重新標識;待該樓層圖書全部核對完成并確保無誤后,即可上架。在上架時,不宜邊上邊拆,而應在該樓層圖書全部上完后,再進行一次徹底的檢查,直到滿意后,再拆包、整理。

圖書上架是一項比較耗費體力的工作,工作人員要做到小心謹慎,盡量避免在搬運的過程中將捆弄散、在上架時將捆放錯等情況發生。總之,上架前做好標識、上架時有專人指揮、上架后做全面檢查,確保圖書上架的準確性。

5 結束語

在我館的新館借閱書庫建設中,圖書排序和圖書上架等環節,工作量大、勞動強度高,需統一安排、部署,組織工作顯得尤為重要,但圖書館在這些方面有較為成熟的工作經驗,本文未作過多闡述;而對于新建書庫的架位分配、安排,在理論研究中還不多見,故作了較為詳細的介紹。該書庫建立已逾一年,運行平穩,沒有出現架位分配及其他隱患,獲得了讀者、工作人員及來館參觀同行的肯定。

參考資料

1 嚴永康.館藏文獻架位測算中的統計應用策略.圖書館建設,2008(9):111-112

2 王亞玲,賈雪梅.價值工程——在圖書館搬遷中的最優效率管理方法的策略選擇.現代情報,2006(2):89-91

3 張思輝.如何規劃與組織大型圖書館的藏書搬遷.圖書館建設,2005(4):104-106

4 郝朝軍.架位預留技術是圖書館藏書搬遷的核心技術.圖書館建設,2007(6):125-126

5 李平杰.圖書館藏書.成都:四川大學出版社,1988:123