中小企業存貨管理問題研究

企業是社會經濟的基本單位，尤其是中小企業更是國民經濟發展的基本細胞，一個國家的經濟發展離不開眾多的中小企業的支持。然而，在中小企業的發展中，有相當一部分企業發展緩慢，經營管理存在許多問題，導致其在激烈的市場競爭中面臨巨大的困難。不能做大、做強，究其原因，既有外部因素，也有內部因素，其中，存貨管理薄弱是影響其發展的一個重要內部因素。

一、中小企業存貨管理存在的問題

1.存貨管理的內部控制制度不完善

(1)管理人員往往身兼數職。批準采購與驗收材料的權限經常由倉庫主管一人所擁有，同時該部門負責對所采購的原材料與產成品的保管，這就缺乏權限的相互制約，容易使內部人員，特別是倉庫主管利用存貨獲取個人利益，給企業帶來損失。

(2)原材料的采購價格由采購人員與供應商進行協商，企業沒有專門人員對價格做市場調研，單純的憑采購人員與供應商簽開的發票入賬、報銷，這就容易給采購員與供應商之間進行勾結的機會，讓采購員賺取“回扣”。在數量上，使用部門單憑銷售預測來申報采購計劃，以此通知采購部門進行采購，經常出現預測與實際需求不符的情況。

(3)在原材料驗收這個環節，倉庫主管只是單純從數量上進行驗收，對于質量方面是否符合要求也只能從表面上觀察。往往在產品設計和投產時發現質量問題，此時才要求跟供應商退貨，這在很大程度上阻礙了生產的正常進行，有時甚至會影響準時交貨的時間。

(4)中小企業經常出現貨已發出，而財務方面卻未做出相應的會計處理，容易引起賬實不符。同時，企業的員工可以經常隨意進出倉庫，導致原材料經常丟失，卻無法追究責任。另外，一些有保質期的存貨，經常由于沒有注意到而使該類存貨發生變質。這些都給企業帶來了不必要的損失。

2.存貨周轉率較低

(1)中小企業的經營管理層對存貨本質的認識存在缺陷，只是單純地認為存貨就是企業的財富，而忽略了企業外部環境的變化，一味追求存貨量的增加，最終造成企業存貨的大量積壓。

(2)中小企業的供、產、銷各部門往往片面追求各自部門的利益，彼此之間缺少有效的信息溝通，有時引發需求放大效應，使得企業整體的庫存量過大形成庫存積壓，增加其儲存成本；而有時又會使得企業的日常經營活動脫離市場，導致企業的存貨儲備量低于市場需求，使之失去市場機會。

(3)中小企業的管理人員習慣于單純憑借主觀經驗，而不是運用科學的管理方法對存貨進行定性與定量的控制。當外界環境發生變化的時候，也不能對庫存進行及時、準確的調整，最終使得企業或者不能及時供應商品，或者大量積壓沒有市場的貨物。

(4)中小企業的存貨管理的信息化程度低，企業的存貨信息資源無法實現在企業內部部門之間以及企業與供應商、經銷商之間的共享，這樣就容易導致存貨信息處理得不準確、不及時，嚴重時甚至會誤導企業的采購與生產活動，造成存貨的脫銷或者積壓。

二、存貨管理問題成因分析

1.缺乏一套完善的存貨內部控制制度

(1)中小企業機構設置不完整，管理人員身兼數職，崗位責權劃分不清。不相容的崗位不能有效地進行分離，經辦人員為了自身方便經常超越職責范圍。

(2)中小企業缺乏具有專業知識的價格市場調研人員，給采購人員賺取“回扣”帶來了可乘之機。又由于在數量上使用部門的銷售預測的準確率不高，結果令企業缺乏完善的存貨采購計劃。

(3)中小企業倉庫主管在管理方面的知識較為豐富，而對原材料質量知識卻比較欠缺，導致驗收后的原材料出現質量問題，進而阻礙生產的順利進行以及影響準時交貨的時間。

(4)中小企業各部門按各自所需提取貨物，沒有經過統一的規劃，也沒有規定限制企業各部門每期允許提取存貨的數量，往往只是口頭上的敘述，沒有正規的領用單據，造成賬實不符的現象出現。雖然企業有設置倉庫主管的職務，但由于該主管身兼數職，難以管理到位，從而導致存貨丟失且無法追究責任。另外，對于那些有保質期的存貨，并沒有委派專人進行管理，存放時間過長導致存貨變質。

2.存貨管理水平低下

(1)中小企業的經營管理層對存貨本質的認識缺陷使得企業的存貨大量積壓。從性質上講，存貨是企業的資產，是企業擁有財富的標志。但是，企業必須要為其所持有的存貨付出一定的成本。另外，存貨會占用企業的大量資金，影響企業的資金周轉，從而加大了企業的財務風險。因此，大量的存貨必然會消耗大量的成本，從這個角度上講，存貨也是企業的一項“負債”，企業應盡可能地以較低的存貨義務來滿足生產和銷售的需要。然而，中小企業的經營管理層恰恰忽略了這一方面，只是一味追求存貨量的增加。

(2)中小企業各職能部門之間缺乏有效的溝通，只是片面追求各自部門的利益，忽視企業的整體利益，致使企業的庫存不能滿足市場的需求，造成存貨的積壓或者脫銷。

(3)中小企業管理人員專業素質的缺乏使得企業難以確定科學的庫存量。管理人員知識結構不合理，從而使得其在對存貨進行管理的過程中缺乏科學的管理方法。

(4)中小企業存貨管理的技術手段落后，造成存貨的信息不能及時傳遞到企業相關部門及其上、下游企業。企業內部僅僅建立了以統計核算為目的的小型數據庫系統，沒有建立起完整的管理信息集成系統。

三、中小企業存貨管理問題解決措施

1.完善內部控制，確保其行之有效

(1)做好崗位分工控制，提高業務人員素質

首先，建立存貨業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保存貨業務的不相容崗位相互分離、相互制約和監督。其次，授權批準控制，明確審批、對存貨業務授權批準方式、程序和相關控制措施的權限責任；明確經辦人員的職責范圍和工作要求，對于超越權限的業務有權拒絕辦理，并向上級報告；嚴禁未經授權的機構人員辦理存貨業務。再次，制定存貨業務流程，明確存貨的取得、驗收與入庫、倉儲與保管、領用發出與處置等環節的控制要求，做好相應的記錄與憑證保管。

企業辦理存貨業務的人員還應當具備較高的業務知識水平和職業道德水平，遵紀守法、客觀公正。企業應創造條件定期對員工進行相關的政策、法律法規及業務培訓，具體包括對采購人員、保管人員、銷售人員、核算人員及部門負責人的培訓，不斷提高他們的業務素質和職業道德水平。另外，企業還可以對辦理存貨采購業務的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員做出利用職權和工作便利賺取“回扣”、損害企業利益的行為。

(2)加強存貨管理過程控制

①加強取得、驗收與入庫的控制

外購存貨應符合內部《采購與付款》的有關規定；抵頂債務及其他原因入庫的存貨應有有關部門、人員的審批，其價值與質量狀況應符合雙方協議；嚴格驗收制度，重點是對取得存貨的品種、數量、規格、質量和其他相關內容進行驗收；設置存貨明細賬，加強對代管、代銷、暫存與委托加工存貨的管理。

②加強倉儲與保管控制

首先，根據銷售計劃、生產采購資金籌措等制定倉儲計劃，合理確定庫存存量的結構和數量。其次，加強日常管理，嚴格限制未經授權的人員接觸存貨。再次，建立庫存存貨分類管理制度，對企業全部存貨按其重要程度、價值高低、耗用量大小和訂購難度等為標準，分別管理；對貴重物品、生產用關鍵備件、精密儀器、危險品等重要存貨采取特別控制措施。第四，建立健全存貨的防火、防潮、防盜和防霉變措施。最后，建立清查盤點制度，如有盤虧和盤盈，應分清責任，報告有關部門及時處理。

③加強領用發出與處置控制

建立領用審批制度；銷售應符合內部的有關規定；處置時應明確范圍、標準、審批權限和責任；存貨取得、驗收、保管、領用發出、處置各環節憑證資料需妥善保管。

(3)定期監督與檢查

定期檢查存貨業務的相關崗位和人員的設置情況；定期檢查存貨業務授權批準制度的執行情況；定期檢查存貨收發、保管制度的執行情況；定期檢查存貨處置制度的執行情況；定期檢查存貨會計制度的執行情況。

2.提高銷售預測的準確度

企業持有存貨的主要目的，就是為了滿足生產和銷售的需要，企業的存貨管理建立在銷售預測的基礎之上。如果銷售預測與實際的需求差別太大，將會嚴重影響存貨的管理。因此，中小企業應做好銷售預測，盡可能提高預測的準確度。企業在進行銷售預測的過程中可以采取滾動預測的方式，不斷地根據市場環境的變化對銷售預測進行修正，并讓經銷商參與整個預測流程，發揮經銷商更接近市場、更了解市場的優勢，以提高預測的準確程度。

3.充分利用ERP等先進的管理模式，實現存貨資金信息化管理

要想使存貨管理達到現代化企業管理的要求，就要使中小企業盡快采用先進的管理模式，如ERP系統。通過運用ERP，企業能夠利用計算機對企業的資金、貨物、人員和信息等資源進行自動化管理，具有制造、辦公操作、供應鏈管理、人力資源管理、項目管理、財務與管理、客戶服務、銷售與市場營銷等商業功能。企業資源計劃對于在企業高度普及計算機輔助管理，實現企業管理信息化和自動化，提高工作效率，促進信息共享，增強快速反應能力，都具有十分重要的意義。利用ERP使人、財、物、產、供、銷全方位科學高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低庫存，使存貨管理更上一個新臺階。