論ERP對企業(yè)內部審計的影響及對策

洪 漫

ERP是一種先進的企業(yè)管理理念,集財務、人事、供銷、生產為一體的綜合性的系統(tǒng),它將企業(yè)各個方面的資源充分調配和平衡,為企業(yè)提供多種解決方案,使企業(yè)在激烈的市場競爭中取得競爭優(yōu)勢。ERP的實施加劇了傳統(tǒng)管理流程的變革,使企業(yè)內部審計的環(huán)境發(fā)生了較大變化,審計面臨的對象更加復雜,審計的線索發(fā)生了改變,內部審計正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

一、企業(yè)ERP的實施對內部審計工作的影響與挑戰(zhàn)

1.ERP的實施使企業(yè)的管理流程實現(xiàn)了優(yōu)化。實施ERP前,企業(yè)的業(yè)務流程是按部門分工來設計,并且長期以來已習慣于按專業(yè)職能處理信息。結果各個部門各自為政,各部門的信息互相割裂,不僅重復勞動,而且決策者不能及時獲取準確的信息。ERP系統(tǒng)將組織中的各個功能模塊有機地集成起來,共同運作,信息技術的應用使企業(yè)內部的經(jīng)營管理發(fā)生了質的變化,企業(yè)所有的工作流程,都按照面向客戶、面向信息網(wǎng)絡、面向軟件應用的要求進行調整。使組織結構實現(xiàn)扁平化,企業(yè)信息的全面共享極大減少了管理層次,提高了管理的效率。企業(yè)實施ERP系統(tǒng)后,不僅對傳統(tǒng)的業(yè)務流程進行了優(yōu)化和重組,而且還將上下級企業(yè)都納入到管理中來,實現(xiàn)了整個供應鏈的統(tǒng)一。在這種環(huán)境下,企業(yè)的財務收支及其有關的經(jīng)營管理活動不僅涉及企業(yè)的內部資源,還涉及企業(yè)的外部資源,使內部審計的范圍和特點發(fā)生了巨大的變化,變得更加復雜和廣泛。

2.ERP的實施改變了傳統(tǒng)的內部控制方式。實施ERP前,內部控制措施主要是通過工作人員間適當?shù)穆氊煼蛛x,實現(xiàn)互相牽制,由人工完成各種檢驗、核對和判斷等實施的,實現(xiàn)信息化后,相當一部分內部控制建立于系統(tǒng)的應用程序中,系統(tǒng)運行中由計算機自動執(zhí)行。相對于實現(xiàn)信息化前,增加了許多新的內部控制,這些新的內部控制包括了許多建立在系統(tǒng)應用程序中、由計算機自動執(zhí)行的各種檢驗、核對、判斷、監(jiān)控以及對系統(tǒng)各功能調用的權限密碼控制等。在ERP環(huán)境下的內部控制已轉變成以整個業(yè)務流程實時控制與決策為核心,形成了管理控制與系統(tǒng)控制并重、人機控制相結合的全方位綜合性控制。ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理與存儲的高度集中化、自動化,使手工操作時明確的職責分工這一基本內部控制的作用被削弱。

3.ERP的實施改變了傳統(tǒng)的審計線索形式。傳統(tǒng)審計線索包括原始憑證、記賬憑證、賬薄和財務報表等會計資料,會計人員對經(jīng)濟業(yè)務的詳細記錄都躍然紙上,審計人員所需的審計線索,都可以通過這些書面記錄加以審計。審計人員進行審計,完全可以根據(jù)需要進行順查、逆杳或抽查。在實施ERP的企業(yè),客戶的訂單、企業(yè)的發(fā)貨單、發(fā)票等以紙質和電磁的形式同時存在,但對訂單、發(fā)貨單、發(fā)票等的審批一般通過網(wǎng)上進行,不再根據(jù)筆跡確認其真實性。在電子商務系統(tǒng)中,客戶的訂單、企業(yè)的發(fā)貨單、發(fā)票、支票、電子貨幣或收付款憑證等都以電磁信息的形式在網(wǎng)上傳遞并存儲于磁性介質中。在實現(xiàn)無紙化、遠程經(jīng)算經(jīng)營的情況下,有些原始憑證不在本地存放,有些記賬憑證與原始憑證不在一起存放。網(wǎng)上交易正因為傳統(tǒng)的紙性單據(jù)消失而被稱為無紙貿易。除外部交易的原始憑證無紙化外,在網(wǎng)絡經(jīng)營條件下,企業(yè)內部業(yè)務的審計線索也發(fā)生了質的變化。

不僅記錄業(yè)務的內部原始單據(jù),如領料單、進倉單、驗貨單等原始憑證將變?yōu)殡姶呕男畔?而且計算機信息系統(tǒng)根據(jù)確認的經(jīng)濟業(yè)務自動編制記賬憑證、登記賬簿、編制報表,實現(xiàn)財會核算自動化。會計的確認、計量、記錄和報告都集中由計算機按程序指令執(zhí)行,各項處理再沒有直接責任人。代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙性憑證、賬簿和報表的是電磁化的會計信息。磁性介質通過網(wǎng)絡傳遞,不再受時間和空間的限制。如果系統(tǒng)設計時考慮不周,可能到審計時才發(fā)現(xiàn)只留下業(yè)務處理的結果而不能追索其來源。即使系統(tǒng)留有充分的審計線索,其產生與存儲方式、其特點與風險都與傳統(tǒng)的審計線索有重大變化。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)內部審計應采取的對策

1.創(chuàng)造新的內部審計工作方法。ERP實施前,企業(yè)內部信息處理仍然以手工為主,內部審計工作一般是由審計人員通過對憑證、賬簿、報表采用審閱、核對、分析、比較私函證等方法來完成。但隨著ERP的實施,ERP信息系統(tǒng)是一個綜合性的集成系統(tǒng),面對如此龐大的信息量,采用傳統(tǒng)的審計方法,如將這些數(shù)據(jù)信息全部打印出來供審計人員用手工的方式來核對、比較、分析等,幾乎是不可能的。此外,實施ERP后,內部審計環(huán)境、審計線索、內部控制環(huán)節(jié)、安全控制和審計重點的改變,都決定了計算機審計技術是必不可少、效率更高的審計技術,即以計算機系統(tǒng)為基礎的審計,計算機系統(tǒng)成為審計的對象;將計算機作為審計工具,開發(fā)審計軟件進行審計,或者在信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中,事先在被審的計算機系統(tǒng)中嵌入審計程序。

可利用數(shù)據(jù)分類復核技術、數(shù)據(jù)查詢技術、數(shù)據(jù)分析技術審查數(shù)據(jù)庫等,將審計方式由靜態(tài)審計轉向靜態(tài)與動態(tài)審計相結合,由現(xiàn)場審計轉向現(xiàn)場與遠程審計相結合等。審計方法也應由原來傳統(tǒng)的審計方法轉變?yōu)楸M可能使用計算機審計,通過系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行分析,確定數(shù)據(jù)處理的可靠性和系統(tǒng)程序的正確性。同時,要注意計算機輔助審計與審計人員職業(yè)判斷相結合,既利用計算機這種先進工具,提高審計工作的效率,又利用審計人員的職業(yè)判斷,保證審計工作質量。

此外,在ERP系統(tǒng)中還可以設計審計信息系統(tǒng)(AIS)模塊,充分利用AIS系統(tǒng)強大的多條件查詢、數(shù)據(jù)組合、排序、計算、報表數(shù)據(jù)導出等功能,進行系統(tǒng)整合審計,對查出的問題進行即時分類整理輸出,實現(xiàn)在線審計,在ERP系統(tǒng)實時、動態(tài)地查看和自動鑒別企業(yè)生產經(jīng)營業(yè)務、財務會計信息在線運行情況,強化內部審計的事前和事中審計功效,直至實時跟蹤審計的步伐。

2.加強企業(yè)內部審計隊伍的綜合能力。ERP項目十分復雜,內部審計人員除了應掌握計算機基礎知識與技能、風險、控制等知識外,還需要懂得各方面的知識和技能,如項目管理,與培訓、業(yè)績評價和交流有關的綜合文化,對技術或應用的理解,系統(tǒng)開發(fā)技能,資源計劃框架等。當然,內部審計人員不大可能掌握所有這些技能,但應增加對組織有重大影響的技能。同時,在ERP實施中,對重要技能的掌握應傾向于經(jīng)營的功能方面而非技術方面,比如增長關于經(jīng)營領域中的供給鏈、顧客管理、供貨商關系、電子商務等知識。開展信息系統(tǒng)審計需要一批既掌握現(xiàn)代審計理論與實務,又了解管理知識、計算機技術的復合型知識結構的專業(yè)人才。企業(yè)信息化環(huán)境下的內部審計既涉及傳統(tǒng)的審計方法,又要應用一定的計算機系統(tǒng)知識與操作技能及管理知識。在信息技術得到廣泛應用并不斷發(fā)展的情況下,內部審計人員必須不斷地關注信息技術的發(fā)展,掌握新方法與新技能,了解現(xiàn)代信息技術的用途及其對企業(yè)管理與信息處理的影響,使信息技術成為實施審計監(jiān)督和加強控制的有力工具。

審計人員必須在工作中及時學習新知識、掌握新技能、研究新問題、創(chuàng)造新方法,不斷提高分析信息和利用信息的能力。審計人員不僅要有會計、審計、經(jīng)營管理、法律等方面的知識。更要掌握計算機、網(wǎng)絡、通訊、信息系統(tǒng)和電子商務諸方面的知識和技能。內部審計人員應具各以下兩個條件:(1)內部審計人員應該是復合型人才,即除了精通和掌握本專業(yè)的知識和技能外,還需要熟悉本專業(yè)相關的知識;(2)內部審計隊伍作為一個團隊應該囊括本企業(yè)內部審計工作所需要的各方面專家,如律師、網(wǎng)絡工程師、資產評估師、基建預算決策審核師等。

3.內部審計人員應參與ERP的實施。企業(yè)的內部審計人員參加所選定ERP軟件相關的培訓,提高計算機技術水平及相關的技能。參與企業(yè)流程重組的工作,提出優(yōu)化管理流程的建議。內部審計人員參與軟件各模塊的應用,測試基礎數(shù)據(jù)錄入的準確與完整性,測試管理流程是否合理、有效,測試系統(tǒng)各項功能的完整性與有效性。并根據(jù)系統(tǒng)的特點與管理的要求,提出建立與完善內部控制的建議。當ERP軟件實施成功后,內部審計人員制定了一套本企業(yè)內部審計的辦法與規(guī)定。通過參與ERP軟件的實施工作,內部審計人員對審計的總體對象有了一定的把握,對企業(yè)內部控制也有了深刻的理解,于是向管理層提出建立與完善內部控制的有效建議,并為如何評價內部控制的有效性提出一套可行辦法。

ERP的實施能給企業(yè)帶來信息和管理上的優(yōu)勢,但處理不好也可能給企業(yè)帶來各種負面效應。如果內部審計部門能積極參與到ERP實施的整個過程,既有利于項目的成功實施,也有利于內部審計工作的開展和深化。一般而言,ERP的實施會在很短的對間內變動工作程序、組織機構和應用技術,會給企業(yè)帶來一定的風險,而擅長于風險方面管理的內部審計部門參與實施正好可以彌補這方面的缺陷。此外,系統(tǒng)實施影響內部審計部門將來的工作,如果內部審計部門積極參與到實施的整個過程,有助于設計未來的審計計劃和程序。為了保證內部審計人員的獨立性,參與某項系統(tǒng)實施的人員在以后并不承擔涉及該項系統(tǒng)的相關審計。

(作者單位:廣州白云山和記黃埔中藥有限公司)