房產(chǎn)檔案信息化管理探索

陳勇

（湘潭市房產(chǎn)局 房屋產(chǎn)權(quán)監(jiān)督管理處，湖南 湘潭 411100）

0 引 言

傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理主要是以手工處理為主，這種方式存在工作效率低下、信息共享和查詢困難、差錯率比較高、需要龐大的庫房等缺陷。房產(chǎn)檔案管理的信息化已成為一種必然的趨勢，特別是《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》(以下簡稱《綱要》)的出臺，為檔案行業(yè)提升信息化水平提供了良好的契機。《綱要》中明確指出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級建設(shè)，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化，推動館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。房產(chǎn)檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，理所應(yīng)當(dāng)走信息化的道路，房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是房產(chǎn)檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是房地產(chǎn)業(yè)健康發(fā)展的重要保障。

1.產(chǎn)檔案信息化管理的概念及特點

房產(chǎn)檔案是國家檔案的重要組成部分，是政府職能部門依照《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律規(guī)定，代表國家管理房地產(chǎn)在所有權(quán)及相關(guān)權(quán)利進(jìn)行交易、登記、確權(quán)等管理活動中形成的，反映權(quán)利人房屋自然狀況及土地使用狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種載體的文件材料。這些文件材料是房產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的體現(xiàn)物，能合法地證明權(quán)利人與房屋土地之間權(quán)利關(guān)系，具有法律憑證價值。從而成為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)界定的有利存證，為實施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了可靠的法律保障。房產(chǎn)檔案也是房產(chǎn)行政管理部門在工作活動中自然形成并具有一定保持價值的歷史記錄。

房產(chǎn)檔案信息化管理是利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序的檔案信息系統(tǒng)，及時有效進(jìn)行管理、提供利用，實施資源共享[1]。

隨著房產(chǎn)檔案信息化管理的深入，計算機在房產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域的普及應(yīng)用，使得信息能夠隨時隨地獲得，這大大提高了檔案管理的效率，也使房產(chǎn)檔案信息化管理優(yōu)越于一般的檔案管理，具有自己的特色：

1.1.案資料存儲的數(shù)字化

房產(chǎn)檔案信息化管理就是要使各種房產(chǎn)資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化電子信息，這些信息能夠直接被計算機的程序識別和讀取。大量的資料在經(jīng)過整合處理之后，形成相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫，建立信息管理系統(tǒng)，對這些信息進(jìn)行收集、分類、整理、存儲，這樣在需要信息的時候可以方便、及時的查閱到。

1.2.案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化

房產(chǎn)檔案信息化的核心就是利用計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞和交流。通過借助互聯(lián)網(wǎng)的平臺，房產(chǎn)檔案信息可以在世界各地進(jìn)行異地傳輸，隨時隨地都可以查閱到你所需要的信息，有利于房產(chǎn)管理部門、房產(chǎn)開發(fā)商、需求者之間更好地交流，房產(chǎn)檔案的價值也能得到充分發(fā)揮。

1.3.詢應(yīng)用智能化

由于房產(chǎn)檔案信息存儲都是數(shù)字化，這使得檔案信息網(wǎng)上檢索智能化，瀏覽快捷方便，這樣節(jié)省了很多人力物力。

2.產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題

房產(chǎn)檔案信息化管理所具備的內(nèi)涵和特點對傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)和管理人員提出了新的要求，同時在房產(chǎn)檔案信息化管理建設(shè)過程中，也面臨著一些亟待解決的問題。

2.1.視程度不夠

許多管理人員對房產(chǎn)檔案管理的信息化工作重視不夠，對檔案管理信息化的內(nèi)涵和房產(chǎn)檔案信息化管理的重要性認(rèn)識不足，是影響房產(chǎn)檔案信息化管理面臨的最大難題。許多檔案資料未及時歸檔，更談不上用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行管理。還有一些觀念保守的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不接受也不懂網(wǎng)絡(luò)辦公的技術(shù)，依然用著老一套的管理理念和方法。

2.2.乏先進(jìn)的房產(chǎn)檔案管理理念

長期以來，某些房產(chǎn)檔案管理部門的工作人員形成了一定的思維定勢，這種定勢具有較強的慣性，很難在短期內(nèi)真正改變。觀念的滯后，必然導(dǎo)致行動上的消極懈怠，這樣導(dǎo)致信息化建設(shè)的許多工作完成不力，影響信息的完整性和可靠性。

2.3.案管理員專業(yè)素質(zhì)不高

房產(chǎn)檔案管理工作者的素質(zhì)，是房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。但目前，房產(chǎn)檔案管理員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，許多地方的房產(chǎn)檔案管理人員整體素養(yǎng)偏低，尤其是對現(xiàn)代信息技術(shù)了解甚少，而且學(xué)習(xí)能力和學(xué)習(xí)積極性、主動性不高，缺乏開拓進(jìn)取的精神，滿足于現(xiàn)狀，業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面都比較欠缺。

2.4.術(shù)手段落后

目前許多房產(chǎn)檔案管理部門無論是信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是對互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)識程度、參與程度等都遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。多數(shù)房產(chǎn)部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存出入庫、查閱調(diào)卷。辦公電腦的應(yīng)用主要還是在文字處理、財務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理方面，管理介質(zhì)大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機讀方式等信息化手段雖已有運用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的功能和水平與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)和房產(chǎn)檔案應(yīng)用的要求相差比較遠(yuǎn)[2]。

2.5.案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量就會越高。

3.強房產(chǎn)檔案信息化管理的對策

3.1.度重視房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)，是一項系統(tǒng)工程，順利實現(xiàn)這項系統(tǒng)工程關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)和各級管理人員的重視。房產(chǎn)檔案管理信息化需要先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，需要建設(shè)綜合化網(wǎng)絡(luò)，需要投入大量的資金，沒有足夠的資金作保障，所有的工作都無從談起[3]。因此，房產(chǎn)檔案管理信息化工作，必須得到行業(yè)主管部門、檔案管理部門的重視和支持。同時，房產(chǎn)檔案的各級管理人員都應(yīng)該高度重視信息化建設(shè)工作，把房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)當(dāng)作一項重要的工作來做好。

3.2.高房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)

提高房產(chǎn)檔案管理工作者的素質(zhì)，是加速房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)步伐、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，增強對信息的概念、作用和檔案信息化的重要意義的認(rèn)識，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是信息化素養(yǎng)的培訓(xùn)。幫助他們樹立改革意識、科技意識、競爭意識、創(chuàng)新意識等一系列全新的觀念。

在房產(chǎn)檔案管理工作隊伍建設(shè)中應(yīng)當(dāng)引入競爭激勵機制，改變在檔案管理部門長期存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清醒地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力和開拓創(chuàng)新精神，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使房產(chǎn)檔案管理工作出現(xiàn)充滿生機活力的新局面。

3.3.善房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)主要包括信息歸集系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)、檔案咨詢系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)等[4]。

信息歸集系統(tǒng)是全面、準(zhǔn)確地收集房屋產(chǎn)權(quán)的靜態(tài)與動態(tài)信息，形成房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的工作系統(tǒng)。完善信息歸集系統(tǒng)主要要做到兩點，一是要保證信息資料的準(zhǔn)確性和全面性，二是要及時更新數(shù)據(jù)庫存的信息，保證房產(chǎn)檔案信息與房屋產(chǎn)權(quán)變動情況同步。

信息檢索系統(tǒng)是房產(chǎn)檔案輸出和利用的系統(tǒng)，建立房產(chǎn)數(shù)字檔案的目的主要就是檢索方便，利用和管理方便。要充分利用計算機技術(shù)的優(yōu)勢，建立一個多功能、多角度、方便、快捷的檢索系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫存可以將房屋地址、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時間、產(chǎn)權(quán)狀況等與房屋產(chǎn)權(quán)管理相關(guān)的每一個要素作為檢索條件，并建立多級檢索系統(tǒng)，從而提供方便、快捷的檢索服務(wù)。

數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)是發(fā)揮房產(chǎn)檔案管理的政策咨詢功能的一個系統(tǒng)。因為房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足房屋產(chǎn)權(quán)交易和咨詢的需要，而且也應(yīng)該為政府職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)，所以必須建立完整的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便對房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行多角度、多方面的分析、整理和利用，從而為政府適當(dāng)運用宏觀調(diào)控手段，調(diào)整房地產(chǎn)市場的結(jié)構(gòu)、保證房地產(chǎn)市場的平衡，保證房地產(chǎn)市場健康發(fā)展提供準(zhǔn)確、科學(xué)的決策信息。

信息安全系統(tǒng)是保證房屋產(chǎn)權(quán)信息完整保存，不被損壞或丟失，不被非法篡改和利用的保障系統(tǒng)。數(shù)字檔案的安全保存存在許多技術(shù)上的問題。房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)充分研究房產(chǎn)數(shù)字檔案保存可能存在的諸多危險因素，做到防微杜漸，并做好充分的技術(shù)保障。

3.4.善房產(chǎn)數(shù)字檔案管理的法律與制度

近年來，隨著經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展和廣大人民群眾法制觀念的不斷增強，涉及到房產(chǎn)方面的民事案件和刑事案件不斷增多。現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)和有關(guān)制度，一方面存在對新興的數(shù)字檔案管理的適應(yīng)性問題，同時檔案管理事業(yè)的發(fā)展日新月異，不斷地提出法律和制度方面的要求，因而關(guān)于房產(chǎn)檔案管理工作的法律和制度建設(shè)問題擺在我們面前。房產(chǎn)數(shù)字檔案資料是由產(chǎn)權(quán)人提供的歷史記錄和依據(jù)，既具有私人權(quán)益屬性，又屬于社會財富。所以在查閱、利用方面時常出現(xiàn)一些矛盾和沖突，為此，在查閱、利用房產(chǎn)數(shù)字檔案問題上，應(yīng)盡快建立健全相關(guān)法律依據(jù)和規(guī)章制度，在完善管理措施的基礎(chǔ)上，把檔案用活，最大限度地發(fā)揮房產(chǎn)檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。

4.論

房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)的有機結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。盡管目前還存在一些不容忽視的問題，但只要采取必要的措施長抓不懈，必將大大提高檔案資源的開發(fā)與利用效率，提高房產(chǎn)檔案管理的信息化水平。

[1]張寶軍.對房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和思考[J].經(jīng)營管理者,2008,(13):365．

[2]賈樹良.高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].遼寧工程技術(shù)大學(xué)學(xué)報,2009，(2）:158-159．

[3]張虎,裘丹祎.對房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的研究[J].浙江檔案,2008,(11):43-44.

[4]任松華,陳輝.論房產(chǎn)檔案管理的信息化[J].蘭臺世界,2005,(7):69.