就業服務視角下的高校學生檔案管理研究

□霍雄飛

2 008年國家教育部、國家檔案局聯合頒發的第27號令《高等學校檔案管理辦法》首次明確將高校學生檔案列入高等學校檔案的管理與利用范圍。這表明學生檔案管理工作被提上了高校檔案管理的新日程，也意味著高校學生檔案管理將步入正規化與制度化。培養人才是大學的根本任務，促進就業是大學的生命線。高校學生檔案管理與高校人才培養、大學生就業服務存在怎樣的內在聯系？如何充分發揮學生檔案管理在促進人才培養過程中的積極作用,特別是在服務大學生成功就業中的作用？這是在大學生就業形勢日益嚴峻的今天，各大高校學生檔案管理工作面臨的新課題。

一、學生檔案管理在大學生就業服務中的地位與作用

（一）第一階段：就業前記錄和提升大學生的綜合素質

高校的根本任務是培養德、智、體全面發展的人。學生檔案真實記錄了大學生在高校學習、生活和參加各種實踐活動的情況。它既反映了學生在高校的成長經歷，也體現了高校對學生的培養過程，是國家和社會全面了解、選拔、任用、考核人才的重要依據①。檔案管理對培養和提升大學生綜合素質起著獨特的作用：一方面，高校老師總是特別注重利用學生檔案對學生進行差別化教育與培養；另一方面，完善的學生檔案是大學生就業時的重要背景材料和籌碼，每一個希望在就業雙向選擇中贏得更多機會的學生，總是會通過自身的全方位努力使得自己的檔案更加完善、更具競爭力。

（二）第二階段：就業中增加大學生的被擇機會

學生檔案的有效管理與利用是高校增加大學生就業機會的重要手段。隨著我國教育管理體制改革和大學生就業體制改革的不斷深化，“供需見面，雙向選擇”已成為當今大學生就業的基本方式。這種方式通常以高校就業主管部門牽頭舉辦招聘會為主要形式。學生檔案材料以其權威性成為畢業生與用人單位就業雙向選擇的可靠橋梁。在實際工作中，一些政府部門或事業單位在選擇人才時，往往是先聽學校介紹畢業生情況，而后通過查看學生檔案材料，了解學生的綜合素質，最后確定面洽人選。毋庸置疑，一份全面、高質量的學生檔案材料對用人單位具有強烈的吸引力，同時也使學生本人擁有了更多的選擇用人單位的自由與機會。

（三）第三階段：就業后保障大學生的合法權益

學生檔案的有效管理與利用有助于高校保障大學生就業后的合法權益。盡管一些用人單位在錄用工作人員時不調檔案，不落戶口，致使許多畢業生并不重視人事檔案的重要性。但隨著我國人事制度改革的深入推進，人事管理將逐步進入規范化管理階段。畢業生就業以后的有關落戶、辦理社會保險、轉正定級、職稱申報等問題都需要查閱人事檔案，畢業生繼續升學、報考公務員也需要使用人事檔案。因此，高校有責任加強對學生檔案意識的培養與教育，并做好畢業生就業后的檔案投遞管理工作，這對于保障畢業生就業后的個人合法權益具有重要意義。

二、學生檔案管理失范對大學生就業服務的不利影響

（一）管理觀念落后，就業服務意識缺乏

1、管理主體的檔案管理觀念陳舊。檔案管理的主體主要包括高校領導和學生檔案管理人員。雖然大多數高校領導對檔案管理工作在理論上的重要性有一定認識，但在現實中，常常出現“檔案工作說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉”的現象②。領導的不重視致使學生檔案管理沒有被納入高校檔案管理的整體規劃，也未對學生檔案管理工作的內容、程序提出明確的規范和要求。而檔案管理人員的管理觀念落后、普遍缺乏服務意識，則進一步制約了學生檔案就業服務功能的發揮。

2、管理客體的檔案意識薄弱。檔案意識是指個人及社會對檔案的認識程度，它決定了人們對檔案的社會地位和作用的認識，影響著檔案用戶對檔案需求的準確表達，支配著檔案用戶的檔案行為③。由于高校檔案管理部門和管理者對本職工作的宣傳不到位，使得作為檔案管理客體的學生缺乏檔案意識。根據有關調查研究發現，大學生對檔案不太了解的占調查對象的52%，對檔案比較了解的為30%，對檔案很了解的只占2%④。學生的檔案意識薄弱，使得學生檔案的利用率低，就業服務功能發揮不出來。

（二）管理機制不完善，就業服務功能弱化

1、檔案管理人員缺乏專業素養，就業服務水平不高。據了解，我國高校從事學生檔案管理工作的大都是兼職人員。因此，相當一部分管理人員對高校學生檔案的管理缺乏專業素養與責任心，不熟悉學生檔案管理的規律。在日常檔案管理工作中常常出現：一是檔案轉遞程序不規范的問題，在轉遞檔案時，不按規定通過機要渠道轉遞，并且只顧檔案發出，而不注意收集檔案回執，從而容易造成檔案的丟失；二是出現檔案漏發、誤發現象，由于兼職人員的工作時間和精力投入有限，且業務水平不高，要限期把大批畢業生檔案發往各地，容易造成失誤。

2、檔案內容不完整，無法反映大學生素質全貌。隨著社會的進步與發展，用人單位對人才的錄用標準越來越高，對畢業生關注的重心逐步從注重思想狀況、學習成績轉向對能力、身體、心理等綜合素質與信用情況的全面了解。而傳統的高校學生檔案管理模式在材料收集方面僅重視個人思想政治表現與學習成績，缺乏對個人的實踐能力、人際交往能力、創新能力、組織管理能力和心理素質、誠信品質等情況的記錄⑤。這使得用人單位無法根據檔案材料對學生作出準確評價，進而不利于用人單位選拔人才。

3、檔案管理方式落后，不能滿足大學生就業需要。目前，大學生檔案管理基本沿襲著計劃經濟體制下的老辦法，一直遵循著“檔隨人走”的原則，使得檔案提供滯后于大學生就業需要。這種現象應歸因于落后的學生檔案管理方式。目前，我國大部分高校的學生檔案管理方式都以紙質檔案為主，較少采用電子檔案。這種以手工操作為主的檔案管理手段，建檔工作量大，學生在校期間產生的檔案材料大多散放在各部門或各班主任乃至個人手中，等畢業生離校時再集中歸檔。當用人單位需要高校提供詳實、全面的學生檔案時，校方卻不能及時提供出來。這種落后的學生檔案管理方式使得檔案的利用率低，進而嚴重阻礙了大學生的就業和擇業。

三、提升學生檔案管理的就業服務功能的對策思路

為充分發揮學生檔案管理在促進人才培養過程中的積極作用,特別是服務大學生成功就業的作用，需要創新學生檔案管理工作思路。針對目前高校學生檔案管理失范這一現狀，筆者認為，高校應從以下兩大方面提高學生檔案管理的就業服務能力。

（一）創新檔案管理觀念，增強就業服務意識

1、增強校領導和管理人員的檔案服務意識。學生檔案管理是高校檔案工作的重要組成部分，也是高校管理的基礎性工作。因此要讓每一位高校領導、教育管理工作者認識到學生檔案是關系到學校加強學生素質教育以及學生順利就業的大事。學校應提高學生檔案管理工作的地位，將學生檔案納入學校的綜合管理，制定和完善檔案管理工作的相關制度。對檔案管理工作人員提出具體工作要求，進一步明確檔案管理責任，使之按照檔案管理規范進行學生檔案的收集和管理。

2、增強學生的檔案意識。高校能否恰當利用學生檔案管理來培養和教育學生、提高檔案的就業服務功能，受制于學生的檔案意識是否具備及其強弱程度。高校可通過多種途徑與方式，加強學生檔案意識的培養：一是可利用新生入學繳交檔案之機，通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，讓學生初步樹立檔案意識，使之知曉在校期間哪些材料將進入畢業生檔案，進而改善自己的一言一行，為完善檔案而努力學習、鍛煉自己的能力；二是在學生畢業前，學校應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托多種平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處，提高學生檔案意識。

（二）完善檔案管理機制，強化就業服務功能

1、提高檔案管理工作人員的素質，提升就業服務水平。檔案管理工作是一項專業性很強、業務素質要求比較高的工作。建設一支強有力的檔案管理隊伍是提高學生檔案管理質量的重要基礎和保證。為此，學校應成立學生檔案管理的職能部門，落實發展檔案事業所需設備以及經費，根據工作需要配備專職檔案管理人員，加強學生檔案管理人員的職業道德建設，使每位檔案管理人員充分認識到學生檔案服務學生的功能，并定期組織人員進行專業培訓，提高檔案人員的業務知識、科學文化知識和運用現代化設備的技能。

2、設置完善的學生檔案內容，全面反映學生綜合素質。高校要真正實現“為單位選送優秀人才、為畢業生推薦合適單位”的目標，就應不斷加強檔案管理，充實檔案內容。為此，反映學生道德品質、思想素質、組織能力、實踐能力、科研能力的材料等都應歸入學生檔案。這里，筆者想重點強調增加學生在校期間的誠信材料的意義。隨著我國人事制度改革的深入推進，社會人員流動日趨活躍，個人信用情況的利用率將越來越高。將個人誠信情況納入畢業生檔案收集范圍，不僅可以增強學生的誠信意識，也可以為用人單位提供有利的選人依據。

3、轉變學生檔案管理方式，強化檔案就業服務功能。當今社會已進入信息化時代，傳統的紙質檔案管理方式已經不能適應高校管理及大學生就業服務的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、查找方便、可靠性高、存儲量大、壽命長、成本低等優勢成為現代檔案管理的新趨勢。學生檔案的電子化管理方式具有無可比擬的優勢：一是減輕管理人員的勞動強度，大大提高其工作效率；二是在信息不對稱的就業環境下，有利于符合條件的用人單位全面、及時、方便地查找畢業生的檔案信息(涉密及隱私部分除外)，進而增加畢業生就業機會；三是充分利用電子檔案管理系統跟蹤畢業生的就業信息，通過對畢業生的就業質量進行分析，了解人才市場對人才的需求狀況，進而改進人才培養模式，加快教學計劃、內容、方法和手段的改革與調整，為在校大學生更好就業提供服務。因此，高校在學生檔案信息的收集、傳播和使用方面，有必要結合自身條件，推進學生檔案管理的信息化建設。

注釋：

①丘如華：《強化高校學生檔案管理的思考》，《廣西社會科學》2009年第8期

②曲德強：《高校學生人事檔案與大學生就業研究》，《中國電力教育》2008年第12期

③馮瑜：《檔案服務功能與大學生就業》，《中國檔案》2008年第12期

④謝寶琴：《關注大學生檔案意識的培養》，《蘭臺世界》2007年第3期

⑤趙滟：《大學生檔案意識現狀分析及其對策研究》，《云南檔案》2008年第3期