國土管理檔案數字化建設思考

□孔凡麗

近年來，全省國土系統將信息化建設作為提升國土資源管理水平的突破口，大力實施“數字國土”工程，各種信息技術在國土資源管理中得到廣泛應用，發揮了重要作用，推動了國土管理檔案數字化建設快速發展，形成了檔案工作發展的新契機。

一、國土管理檔案數字化建設的必要性

1.檔案數字化，是“數字國土”工作的必然要求。首先，國土管理工作既形成各類土地檔案文件材料，又依賴于這些土地檔案文件材料開展日常工作，要建設“數字國土”，必須要建設數字檔案室；其次，電子文件的歸檔工作已成為檔案數字化建設的重要內容；第三，國土管理工作的辦公自動化及土地申報、審批等工作的網上辦公，必然要求檔案工作緊隨其后，實現檔案數字化。

2.檔案數字化，可以極大地提高檔案管理工作的效率。原始的、手工的檔案保管、檢索、利用，已難以適應國土管理工作發展的需要，也難以適應檔案數量越來越多、信息貯量越來越大的需要，迫切需要借助于各種信息技術，開展電子文件的采集、歸檔工作，實現檔案管理各環節工作質的飛躍。更為重要的是檔案數字化能夠實現檔案信息資源的科學配置、合理組合，以適應檔案信息資源開發開放，為社會提供高效、優質的服務。

3.檔案數字化，適應了社會發展對檔案工作要求。社會的發展對檔案的利用需求，已從過去的點信息、片信息的需求，逐步向全面信息的需求轉變，對信息的需求量不斷增大。所有重大的城市規劃、建設，都將以土地資源來支撐，以全面的土地信息來判斷、決策。只有數字化的檔案工作才能滿足這種社會需要。

二、國土管理檔案數字化建設的內容

1.國土管理檔案數字化的標準體系建設。各級國土部門對土地管理檔案的數字化建設目前還處于試驗和探索階段，采用的方式方法也不盡相同。因此在國土管理檔案的數字化建設中，標準體系的確立就顯得尤其重要，它是建設高質量國土管理檔案數字化工程的堅實基礎。在實行統一的國土管理檔案數字化的技術標準體系方面應遵循：標準化建設為主，制度管理為輔；標準體系既要科學，又要貼切實際；建設基于internet網絡的信息管理平臺等原則。

2.國土管理檔案數字化的網絡系統建設。網絡是信息傳輸、交換和共享的基礎。國土管理檔案數字化網絡系統建設大體可分為四個發展階段。

第一是推廣普及“國土管理檔案工程”的網絡系統階段。目前，國土管理系統已建立了土地利用現狀數、土地利用規劃、土地利用遙感動態監測、建設用地與補充耕地、地籍數據庫等土地管理信息系統，開發了綜合統計、大調查項目管理等綜合管理軟件。各級國土管理部門要廣泛推廣應用，并注意探索總結經驗，不斷豐富和完善系統功能，規范操作程序，統一數據庫標準。

第二是國土管理部門的內部局域網建設階段。即在現行的辦公自動化系統中，利用微機與局域網模式，實現國土管理部門內部的信息處理與信息共享。

第三是國土管理檔案的數字化階段。即運用多媒體技術、光處理技術、數據庫技術和數字化信息傳播技術，使館藏檔案數字化、傳遞信息化和網絡化，存貯信息和服務利用快捷化、信息資源共享化。這階段的關鍵是館藏檔案的數字化和數據庫建設。

此外，國土管理檔案數字化建設要把保密、安全工作擺到重要位置充分考慮，要廣泛應用可靠、先進的信息安全技術，確保整個信息系統的正常運行和所藏資料的安全。

3.國土管理檔案數字化的人才隊伍建設。國土管理檔案數字化建設過程中必須考慮培養的人才有以下幾類：國土管理專業、系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理等方面的人才。

三、國土管理檔案數字化建設的步驟

1.建立檔案數據庫。第一步，輸入案卷級和文件級目錄。凡涉及國土管理的各類檔案資料，應將案卷級目錄、文件級目錄輸入數據庫。在建立數據庫的過程中，重點保證檔案數據庫的準確性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。

2.建立國土管理檔案網站。建立國土管理檔案網站，并與地方政府政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱、政策法規查詢，舉辦網上展覽，展示本地經濟建設和依法管理、合理開發利用土地的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，實現政務公開，營造有利于當地經濟建設和社會發展的良好環境。

3.加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來室藏數字檔案最主要的來源。以前，各部門只移交紙質檔案和紙質文件目錄，實現檔案數字化就要求各部門實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，如將電子文件拷貝兩套，異地保存等。

4.加大檔案管理軟件的研發及推廣力度。開發和建設數據庫系統是國土檔案數字化的核心和基礎，建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。數據庫建立中要注重面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，從而使檔案數字化系統的使用效率大大提高。