基層體育部門(mén)檔案工作存在問(wèn)題及對(duì)策

□華曼雷

近幾年來(lái)，借著體育事業(yè)飛速發(fā)展的東風(fēng)，我市體育檔案工作得到極大的發(fā)展，逐漸步入規(guī)范化、科學(xué)化軌道，局機(jī)關(guān)建立了綜合檔案室和規(guī)范的檔案工作制度，在群眾體育、業(yè)余訓(xùn)練、競(jìng)技比賽、體育科研、外事交流、黨政管理等各項(xiàng)工作中發(fā)揮了重要的作用，取得了一定的成績(jī)。但體校、體育場(chǎng)館等下屬基層單位由于種種原因，檔案工作開(kāi)展得不盡如人意，亟待加強(qiáng)。

一、基層體育部門(mén)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不多

就目前管理現(xiàn)狀來(lái)看，大部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)體育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為基層單位非政府職能部門(mén)，檔案管理沒(méi)必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。

2.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

缺乏專(zhuān)職檔案管理人員是體育系統(tǒng)基層單位普遍存在的問(wèn)題，大部分單位只有一名兼職檔案管理人員，未經(jīng)培訓(xùn)就直接上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)檔案工作的分類(lèi)、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

3.檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

管理方式陳舊落后，還停留在手工作業(yè)，這種機(jī)械的手工抄寫(xiě)，不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開(kāi)發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

4.收集資料不完整

體育檔案的內(nèi)容非常廣，除了登記在冊(cè)的收發(fā)文件，即“賬內(nèi)文件”外，還包括大量的“賬外文件”，主要有以下一些大類(lèi)：會(huì)議記錄、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和年度總結(jié)計(jì)劃、目標(biāo)責(zé)任狀；運(yùn)動(dòng)隊(duì)規(guī)章制度、運(yùn)動(dòng)員名單；訓(xùn)練檔案，如教練員教學(xué)計(jì)劃、教案和教學(xué)筆記等；教練員、裁判員、運(yùn)動(dòng)員等級(jí)審批材料；承辦和參加市級(jí)以上重大賽事資料；體育科研檔案；場(chǎng)館的歷史沿革、體育產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)合同；體育場(chǎng)地維修、訓(xùn)練器材配置情況開(kāi)支；外事交流情況；其它能夠反映單位主要職能活動(dòng)和真實(shí)歷史面貌的重要材料。

這些業(yè)務(wù)檔案材料極為重要，卻又無(wú)賬可查，形成過(guò)程難以控制，容易散失在經(jīng)辦人員手中。

5.硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

檔案室保管條件較差，不具備最基本的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火、防蟲(chóng)要求，大部分基層單位檔案保管箱柜是20世紀(jì)八九十年代購(gòu)置的，個(gè)別單位仍用木柜存放，很不規(guī)范。

6.檔案信息的開(kāi)發(fā)利用薄弱

由于歸檔資料不全,檔案信息資源匱乏，檔案信息開(kāi)發(fā)工作就是無(wú)源之水，無(wú)本之木。

二、加強(qiáng)基層體育檔案工作的對(duì)策思考

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制

一要組織干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)、文件，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，充分認(rèn)識(shí)做好體育檔案工作的重要意義，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。

二要形成主要領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，中層干部主動(dòng)管，專(zhuān)兼職檔案員認(rèn)真辦的分工明確、職責(zé)清楚的檔案有效管理網(wǎng)絡(luò)。

三要建立完善的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類(lèi)檔案的分類(lèi)、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。

2.提高檔案人員職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作水平的高低，取決于檔案工作人員的素質(zhì)和能力。新時(shí)期加強(qiáng)體育檔案工作隊(duì)伍，一方面嚴(yán)把人才入口關(guān)，注重選用一些文化、技術(shù)能力強(qiáng)的人才擔(dān)任專(zhuān)職檔案管理員。另一方面要大力加強(qiáng)在職人員的繼續(xù)教育，通過(guò)參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論，進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.切實(shí)重視并加強(qiáng)檔案資料的收集工作

在檔案資料收集過(guò)程中，一方面我們要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好收發(fā)文的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，我們要強(qiáng)化文書(shū)管理，把“賬外文件”的收集作為重要工作來(lái)做。歸檔文件材料的完整與否，在一定程度上取決于檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感，在平時(shí)工作中，檔案工作人員要積極主動(dòng)參與單位的重大活動(dòng)，做有心人，及時(shí)跟蹤收集在活動(dòng)中形成的各種文件材料。

4.加大投入，提升檔案管理現(xiàn)代化水平

必須把檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)作為單位基本建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容加以重視，加大投入，配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)施，努力實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，有效地發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。