淺談檔案管理數字化建設

□ 湯宇輝

檔案管理數字化，是以檔案資料為主要對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為二次文獻信息供人們利用的過程。

一、檔案管理數字化是社會進步、科技發展的必然趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等程序在計算機中進行，這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式，要系統地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有效性，用戶才能獲得更為完善的服務。因此，檔案管理數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢。

檔案管理數字化可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。單純利用計算機輔助檔案著錄、存儲的時代是機讀時代不是數字化時代；檔案管理數字化可縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。利用者可直接利用機讀形式的檔案，通過電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案管理數字化可使信息成果實現多份拷貝，同時送達領導及各個部門，拓寬了服務范圍，提升了檔案作用；檔案管理數字化可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案部門要注意這方面發展動向，超前拿出對策，以便使檔案管理工作適應這一客觀形勢的變化和要求；檔案管理數字化可一次投入，多次產出，改變信息加工受經費、人力限制的狀況。

二、目前檔案管理數字化需要完善之處

檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，使用的計算機軟件類別多且不能互用，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，在規范性、開發性、服務性和共享性方面不盡人意，難以滿足檔案資源共享之要求。

標準化、規范化工作有待提高。檔案管理數字化的前提是檔案基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室檔案整理業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準。這些也制約了檔案管理數字化的實現。

現有檔案管理模式的轉型問題。目前檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的檔案保存介質是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

電子檔案在其形成、存貯和共享利用等各個環節中的安全問題。

在網絡環境下，數字檔案信息化應用過程中存在的安全隱患問題表現在數字檔案網絡化應用、基礎環境的技術方案、應用系統和設備故障四方面。無論哪一方面存在問題，都會導致數據丟失或者系統無法保持原有的有序的存貯狀態，這樣所造成的危害和損失是比較大的。

檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案管理數字化，決定因素是人，管理人員要有勝任崗位要求的知識層次和技術水平，不能僅僅停留于日常的計算機一般性操作。從目前看，許多檔案機構缺乏現代技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案管理的數字化了。

三、推行檔案管理數字化應采取的對策

建立檔案數字化管理制度。建議由上至下建立起統一的檔案數字化管理制度，統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管。避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案材料的齊全完整。

完善系統建設。從高標準嚴要求出發，系統在設計之初應充分考慮到系統的安全應急措施、數據的異地備份等硬件備份管理策略。同時要在網絡的基礎建設、系統升級、人文策略、系統權限等方面加強安全管理，保證檔案電子數據的真實性、穩定性。

建立電子檔案應用共享平臺。

在內部局域網服務器上開辟專區，以科室為單位分業務類別建立檔案目錄，目錄下按發生時間存放相關電子檔案資料。共享平臺按級次設置查訪權限，以供機關各科室自行查詢所需資料，避免各崗位人員的相互打擾，消除影響資源共享的其他因素，促進整體工作效率的全面提高。

積極培養電子檔案管理技術人員。檔案信息數字系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響信息化水平的提高。檔案人員要做好電子文件的管理，既要懂得計算機技術，又要懂得進一步深化發展了的檔案學理論、原則和經過改革的檔案管理方法與技術，才能為加快實現檔案數字化網絡建設提供充足的技術支持。

加強對軟硬件設備的更新維護，解決好電子檔案文件的保存問題。隨著計算機不斷地升級更新換代，對所有的電子檔案來講，它形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復制”，以適應新的“生存環境”而不被“淘汰”。對于長久保存的電子檔案，需要定期進行復制，以防止信息丟失。同時，還應該對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉換，防止新技術不能處理舊問題情況的發生。

做好電子檔案文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。

新型文件材料的歸檔勢在必行，檔案管理者必須對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，注重保護電子文件的原始信息，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改性文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

盡管檔案管理數字化的建設存在著許多難題，但是檔案管理的數字化還是未來檔案管理的發展方向，因為這是數字時代的大勢所趨，我們不可能獨立其外。不過我們應當清醒地認識到檔案管理數字化的建設和發展是分階段的，其過程也是漫長的。因此，檔案管理數字化的建設應根據需要和可能的原則，區別輕重，分清步驟，依據條件，量力而行。