醫(yī)院圖書與檔案管理整合

林紅

醫(yī)院圖書與檔案管理整合

林紅

圖書與檔案一體化是新的管理模式，國內(nèi)外早有實(shí)例。圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎(chǔ)。目前醫(yī)院圖書館與各種檔案室分屬于多個部門，分散在多個樓舍，無統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，資金使用不集中，現(xiàn)代化設(shè)備不配套，人員忙閑不一，且不能互補(bǔ)，不利于信息工作發(fā)展。因此應(yīng)創(chuàng)造條件促進(jìn)圖書與檔案一體化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)信息工作自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，最大限度滿足用戶的需求，為醫(yī)院的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

醫(yī)院圖書館；檔案；一體化

長期以來，圖書與檔案分屬于兩個系統(tǒng)，互無聯(lián)系，獨(dú)立發(fā)展。1974年聯(lián)合國科教文組織通過了建立國家情報系統(tǒng)提案，強(qiáng)調(diào)將國家圖書館、情報中心和檔案館組織一起，克服重復(fù)與浪費(fèi)。國內(nèi)外早有圖書、檔案等多種信息資源一體化實(shí)例，并顯現(xiàn)出綜合管理的優(yōu)勢。

1 圖書、情報、檔案一體化實(shí)例

國外有美國國會圖書館是典型的圖書、情報、檔案三位一體的機(jī)構(gòu)。除藏有圖書外，還藏有手稿、文件、聲像等各類檔案和大量科技報告[1]。美國賓夕法尼亞大學(xué)、明尼蘇達(dá)大學(xué)、俄亥俄大學(xué)也實(shí)行了三位一體的管理。澳大利亞三位一體的機(jī)構(gòu)大量存在。玻利維亞、柬埔寨國家圖書館和英國伯明翰大學(xué)、阿伯丁大學(xué)圖書館在一體化管理方面也取得了顯著成效。

國內(nèi)1985年中國科學(xué)院圖書館率先實(shí)現(xiàn)了圖書、情報、檔案一體化的組織形式，更名為“文獻(xiàn)情報中心”。2003年天津開發(fā)區(qū)新建的泰達(dá)圖書館是具有圖書、情報、檔案一體化的全新現(xiàn)代化圖書館[2]。上述實(shí)例給出了一體化可行的肯定答案。

2 圖書與檔案事業(yè)相似之處是一體化的基礎(chǔ)

圖書與檔案都屬于文獻(xiàn)信息資源，同屬一個學(xué)科類目。1992年我國頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《學(xué)科分類代碼》中，規(guī)定圖書與檔案代碼同為871，歸于一個類目[3]。

工作性質(zhì)都具有管理性和服務(wù)性。圖書館和檔案室(館)都擔(dān)負(fù)著文獻(xiàn)收藏、保管和信息傳遞任務(wù)，工作步驟都是要進(jìn)行文獻(xiàn)分類、標(biāo)引、編目、目錄組織、檢索、借(查)閱。都是由手工操作向自動化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。館室建筑要求和設(shè)備也都基本相同。二者諸多相似之處是一體化的基礎(chǔ)。

3 醫(yī)院圖書、檔案管理現(xiàn)狀

目前醫(yī)院圖書與檔案仍處于傳統(tǒng)的分散管理狀態(tài)。以我院為例，圖書館歸屬信息科，科內(nèi)還設(shè)有計算機(jī)室，負(fù)責(zé)醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，此外還設(shè)有統(tǒng)計室、隨訪室，分別負(fù)責(zé)醫(yī)院醫(yī)療活動基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計和了解出院病人的有關(guān)信息。檔案室設(shè)在院行政辦公室內(nèi)，分管文件檔案、財會檔案和基建檔案，科研檔案由科教科分管，人事檔案歸人事科，病例檔案歸醫(yī)務(wù)科分管。可見檔案內(nèi)部也存在共建問題。

4 圖書與檔案分散管理的弊端

4.1 不利于整體規(guī)劃 由于圖書和各類檔案分屬于多個科室，由多個科級和院級分管，兩級領(lǐng)導(dǎo)各行其事，不便考慮整體規(guī)劃，影響信息工作縱深發(fā)展。

4.2 資金使用不集中，設(shè)備不配套，書刊訂購量減少 例如有的醫(yī)院圖書館雖然有CHKD期刊全文數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)，但未配打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，也未與各科室聯(lián)網(wǎng)，讀者只能館內(nèi)閱覽或U盤下載，不能脫機(jī)閱覽，不能打印，其它信息類科室復(fù)印機(jī)、打印機(jī)不能共用。

4.3 人員不能互補(bǔ) 各類信息科室的工作人員忙閑不一，如病案室雖十余人仍很忙，與工作量小的人員不能互補(bǔ)。

5 逐步實(shí)現(xiàn)圖書與檔案一體化管理

一體化管理可以克服機(jī)構(gòu)重復(fù)與人財物的浪費(fèi)，有利于信息事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)積極促進(jìn)圖書與檔案的一體化管理。

5.1 首先要更新觀念，打破分散管理的貫性思維 可根據(jù)實(shí)際情況先行檔案內(nèi)部一體化或圖書館與病案合并管理等。例如美國麻省總醫(yī)院Tredwell圖書館就是將圖書館與病案室合在一起的，受到醫(yī)生的贊許[4]。

5.2 培養(yǎng)或引進(jìn)圖書館學(xué)與檔案學(xué)復(fù)合型人才 改善現(xiàn)有人員知識結(jié)構(gòu)，掌握計算機(jī)應(yīng)用與通信網(wǎng)絡(luò)方面的知識。

5.3 統(tǒng)一規(guī)劃一體化庫館 目前醫(yī)院各類檔案室面積小，甚至無專用庫房，現(xiàn)有圖書館庫房面積也難容納大量各類檔案，應(yīng)重新規(guī)劃一體化所需庫館。這也是一項重要的條件。

一體化機(jī)構(gòu)是多功能文獻(xiàn)信息綜合體，具有文獻(xiàn)搜集全面，技術(shù)裝備現(xiàn)代化特點(diǎn)，能最大程度滿足用戶需求，深受各界普遍歡迎。因此要積極推進(jìn)一體化建設(shè)。

[1] 汪金萍.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書與檔案信息資源的融合[J].蘭臺世界,2007(10):63-64.

[2] 季曉林.圖書館辦館新模式:圖書、情報、檔案一體化管理—天津泰達(dá)圖書館模式的認(rèn)識與思考[J].圖書館學(xué)刊,2004(5):18-19.

[3] 丁海斌.關(guān)于圖書館事業(yè)與檔案事業(yè)若干宏觀問題的比較研究[J].檔案學(xué)通訊,2002(5):11-14.

[4] 陳界.論醫(yī)學(xué)圖書館與其他信息機(jī)構(gòu)的關(guān)系[J].中華醫(yī)學(xué)圖書情報雜志,2006(6):5-8.

10.3969/j.issn.1009-4393.2010.36.013

130021 吉林省腫瘤醫(yī)院信息科 (林紅)