以地方文獻工作的視角看公共圖書館政府信息公開服務

姚宏偉

(浙江圖書館,浙江 杭州 310007)

《中華人民共和國政府信息公開條例》(以下簡稱《條例》)于 2007年 1月 17日國務院第 165次常務會議通過,自 2008年 5月 1日起施行。該條例第十六條規定：“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所,并配備相應的設施、設備,為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。行政機關可以根據需要設立公共查閱室、資料索取點、信息公告欄、電子信息屏等場所、設施,公開政府信息。行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息。”在《條例》中,公共圖書館被賦予了為公眾提供政府公開信息的職責,成為政府信息發布的重要渠道之一。

1 公共圖書館政府信息公開服務的現狀

1.1 已有的投入和服務

1.1.1 硬件的投入：很多省級公共圖書館都辟出單獨的閱覽場所,以供政府信息公開查閱。如黑龍江省圖書館主樓開辟獨立的閱覽空間作為政府信息查閱場所,120平米的使用面積,內設 20套專用電腦及桌椅。有些沒有條件設立獨立閱覽室的圖書館,也會把政府公開信息的查閱掛在期刊或報刊閱覽室之下,并配備專用電腦。人員配備：一般均設有專職工作人員,以確保政府信息公開日常服務工作的順利進行。但也有些館,未設專職館員負責與指導,不受理有關政府信息公開的咨詢和依法申請公開等業務。業務歸屬：就筆者調查,絕大多數館是把這項工作在業務和行政管理上歸口于該館的地方文獻部,并作為地方文獻的一個重要組成部分。如廣州圖書館、浙江圖書館。

1.1.2 服務現狀：目前各館能夠提供的政府信息公開查閱服務水平參差不齊。①較好的館,有自主建立的政府信息公開網站,并研發政府信息公開檢索平臺,力圖簡便實用,快捷高效,縮短公眾查詢政府公開信息的時間,實現優質服務。如廣西圖書館的政府信息公開查詢平臺,這個平臺提供有：相關數據庫、國家政府信息查詢、廣西政府信息查詢、廣西政府直屬機構信息查詢以及公共信息查詢。在國家政府信息查詢中設有國家各部委的網站鏈接。②有些館能夠積極介入,在信息用戶和政府之間架設橋梁。例如,在嘉興市政府信息辦成立的時候,嘉興市圖書館就是信息辦的成員,對于一些公眾提交的申請,他們可以很方便地提交到信息辦備案,或者直接在政府信息辦的會議上進行討論。③較多的館是被動服務,為政府免費發送的政府公報設立專架陳列,供讀者查閱。當免費發送的政府公報有較多復本時,讀者也可以免費索取。為公眾免費提供政府公開信息的閱覽和查詢(掃描及復印只收取成本費);無償解答公眾對政府信息的咨詢,輔助公眾完成有關政府信息的專題檢索。

1.2 目前存在的問題和困難

1.2.1 資源有限：目前政府提供給各公共圖書館的紙本政府信息基本上只有政府公報,圖書館提供的服務也僅僅是對政府公報類出版物在館內的被動陳列、閱覽,連基本的紙質政府信息公開指南和信息公開目錄索引都沒有。另外的信息來源就是國家及各省市的政府網站。在十分有限的資源基礎上,也就談不上深層次的信息服務。國外圖書館服務中常見的政府信息的整合、挖掘和獲取幫助,政府信息利用引導,政府信息、政策和事務咨詢顧問,電子政務項目利用指導,政府信息的長期保存和永久利用等內容,在我國基本上還是空白,公共圖書館在政府信息公開中的價值和作用遠沒有真正體現出來。

1.2.2 工作被動：在對讀者服務上,表現為僅為查閱者提供陳列的政府公報,以及在政府網站主動公開的信息。除此之外,對查閱者所提出的其他要求無從答復。而且很多館沒有查閱者登記制度,這樣就很難做到后續服務以及對政府相關部門作反饋。在對政府方面,表現為不主動介入、溝通,更沒有主動收集政府未報送的公開信息。

因為不能提供更多更有效的信息,造成現在政府信息公開查閱幾成雞肋,受到政府和讀者的雙重冷落。

政府信息公開服務在圖書館依然是處于門前冷落車馬稀的尷尬境地,有些館全年接待讀者不過百余人。

2 原因分析

2.1 政府對圖書館相關功能認識不足

在政府信息公開體系當中,公共圖書館不是唯一的政府信息提供平臺,甚至不是最主要的提供平臺,但公共圖書館卻有著不可替代的優勢。公共圖書館眾多的網點,使老百姓便捷地獲取政府信息成為可能;公共圖書館做為公共文化事業單位,任何人都可平等地享受圖書館的一切服務,這有利于政府信息的公平利用;圖書館在服務時間上也具有較大優勢,公共圖書館全年沒有休息日,節假日也正常開放;圖書館文獻加工、信息整合的專業能力可以使政府信息得到更有效的利用。但是就目前情況來看,政府對圖書館在政府信息公開工作上可有的作為認識不夠,思維還停留在借借還還的傳統觀念上,雖然按照《條例》要求在各公共館開設了政府信息公開查閱點,但并沒有重視和積極開展這項服務,甚至有些地方政府即便是免費贈送的《政府公報》,都由于種種原因不能按時送達圖書館。

2.2 圖書館輕視自身的社會職能

公共圖書館被納入政府信息公開體系之中,幾乎是完全被動推動的結果。即使在《條例》已經正式施行的當下,仍然有人認為,政府信息公開雖然牽涉到社會生活的方方面面,但它既非圖書館行業的專門職責,也非圖書館活動可以獨自承擔,它基本上與公共圖書館的關系不大?！耙皇怯行┦挛覀円呀涀隽?如開設了政府信息專架專室;二是有些事沒法做,如政府不給你信息你什么也做不了?！边@種認識,較普遍地存在于公共圖書館界。公共圖書館首先要擺正自己的位置,正確認識其在政府信息公開中的地位與作用,不要片面地、單純地理解“公益性文化機構”的定義。要充分理解公共圖書館在信息化社會中所應承擔的公共信息資源公平利用的重要社會職責。

3 圖書館政府信息公開服務應借鑒地方文獻工作的經驗

鑒于以上所述,政府信息公開查閱服務的具體工作應該如何開展,各館也都處于摸索階段。目前大多數圖書館都把政府信息公開查閱室歸屬于圖書館的地方文獻部門,但僅僅是勉強的掛靠關系,地方文獻工作成功的實踐經驗并沒有成為政府信息公開服務的借鑒。公共圖書館的地方文獻工作,經過近一、二十年的努力,從理論到實踐已經成為一個獨立的且極具價值的工作門類。筆者有多年從事地方文獻工作的經驗,因此,擬從地方文獻工作的實踐來談談如何做好政府信息公開服務。

3.1 推動制度建設

制度是一切工作得以順利開展的保證。地方文獻工作從無到有,從自身努力到政府扶持,圖書館人從中做了大量的推動工作。如浙江圖書館,早在 1998年就積極謀求政府的支持,浙江省委、省政府聯合發出《關于加強地方文獻工作和征集地方文獻的通知》(浙江省委辦發【1998】53),確立呈繳制,從制度上保證了地方文獻的資源建設。目前《條例》的頒布實施為公共圖書館的政府信息服務確立了法律保障,但我們必須看到還有很多的標準、制度不足,圖書館有責任參與并完善政府信息公開的制度化和規范化建設。

3.1.1 促成報送機制的完善。由于目前報送機制尚未完善,沒有明確的法規對報送文件的范圍、時間等進行詳細的約束,文件報送機關也沒有將此納入自己的職責范圍,不能按時、完整地報送文件。圖書館政府信息查閱部門如果只是被動地等待行政機關報送文件,勢必導致文件的范圍不寬、數量不齊、時效性差等問題出現,最終不能滿足讀者的信息需求。因此,圖書館有必要和政府部門多溝通,及時反饋工作中出現的問題,積極促成報送機制的完善。

3.1.2 參與基本標準的制定。制定統一的政府信息描述標準,是政府信息公開最基礎的工作,特別是在這一工作的起步階段,顯得更為重要和迫切?；緲藴实闹贫梢允沟胤秸谶M行政府信息資源組織、分類、編目時就有統一的基準,也便于各館的政府信息文獻交流。

3.1.3 健全服務機構自身制度體系。公共圖書館政府信息查閱部門還應重視完善自身的制度建設,如建立對政府信息記錄的接收和保存制度,讀者信息查閱、反饋及跟蹤服務記錄等。

3.1.4 推動政府出版物寄存館制度。在國外許多國家,如美國、韓國、新加坡等有政府部門管理的政府出版物專藏和政府出版物寄存館制度。即由文獻管理中心負責從政府部門獲取政府出版物等政府信息產品,并進行分類、編目,分發給圖書館。它的職責一是向托管圖書館發送政府出版物及編制政府出版物發行目錄;二是負責托管圖書館的績效評估。

3.2 加強文獻資源建設

文獻采訪工作是地方文獻工作中最基礎、最重要的環節。若沒有文獻資源做保障,地方文獻工作的開展就是空談。正是基于這樣的認識,各地圖書館都十分重視地方文獻的采訪工作,筆者所在的浙江圖書館從事文獻征集工作的同志多年來通過走訪政府機關、學校、文化、企事業等單位,不放過任何一個可能的文獻資源,目前浙江圖書館地方文獻部已經建立起了文獻豐富、體系完整的資源結構。這使得后續的讀者查閱服務、館藏資源數字化、文獻二次加工、信息目錄的編制等工作都得以順利的開展。

解決政府信息公開查閱資源有限的問題,主動征集是十分可行的辦法。依據《條例》,原則上屬于政府主動公開范圍的政府文獻圖書館都應可以收集到,但是目前政府文件的公開并不規范,公開與不公開、主動公開與依申請公開沒有明確的界定,凡此種種,導致館藏政府文獻不完備。作為圖書館工作人員,不能消極坐等政府送上門,而必須變被動為主動,利用電話、郵件,甚至上門催繳,積極主動有意識地去收集政府信息,增加文件收集途徑。

此外,文獻信息的收集面應涵蓋所在地區的各級政府及其職能部門,政府信息公開工作涉及不同層級的政府機構,如省館僅僅依靠省政府辦公廳來做是遠遠不夠的。目前,政府信息公開工作還沒有引起地市、廳局等單位領導的足夠重視,工作進度受限。所以圖書館應積極走訪市、縣、區,對財政、稅務、國土資源、勞動保障等權威性、社會性強,并且文件數量較多的重點單位,隨時收集相關文件。那些社會性較弱,而且文件數量較少的單位形成的文件,可間隔一定時間收集一次。

數字資源館藏化是文獻資源建設的又一途徑。這一理念同樣適用于政府信息公開服務?，F代信息技術使通過網絡來傳播政府信息成為我國目前發展最快、最受公眾歡迎的傳播渠道,但政府對于自己生產的信息,可以保存一時,難以保存永久。圖書館是具有保存功能的社會機構,因此,在政府信息的長期保存和永久利用方面,公共圖書館發揮作用的空間很大。把分散在不同的物理空間位置上的各級政府機構網站、政府專網、本地網站以及各個獨立的專業數據庫加以整合,建立永久館藏的“政府信息資源數據庫”,提供有統一檢索界面的“一站式”服務,提高公眾的檢索效率,實現政府信息的優化配置。這方面國外已有先進的經驗,如美國北德克薩斯大學和政府出版局合作研發的“政府網頁存檔項目”,專門保存已撤銷的政府機構網站發布的信息,并提供永久檢索和利用。

3.3 完善文獻的分編和整合

政府信息文獻的分類,國家還沒有出臺統一的標準,這與地方文獻有著相類似的處境。地方文獻工作者經過工作實踐的總結,根據文獻外部特征和內容分類,已形成了自成一體的分類和排架方式。如家譜、地圖、冊頁、金石拓片、地方人物、方志等。政府信息的分類可以充分借鑒地方文獻,根據政府信息文獻特征,采用按文件的形成單位或責任者來分類,如文件可按政府的各部、委、辦、局分成幾大類,每類下面的單位可按音序排列。每個單位都設有自己的順序號,文件序號按文件形成時間或文件字號排列。再按照統一格式來編制包括政府信息索引、名稱、內容概述、生成日期等內容的政府信息公開目錄。有些來查閱的讀者由于不能準確說明所需文件的文號與名稱,只能表達文件內容的大概范圍、發文的大致年代,這樣經過加工過的文獻就便于幫助這類讀者按圖索驥地進行查找。

另外,編制有針對性的專題文獻目錄、數據庫可以有效地提高文獻的使用。如浙江圖書館編有地方志聯合目錄、地方名人文獻目錄、浙江名山古寺等數據庫。公共圖書館擁有一批專業的文獻工作人員,可以發揮這一專業優勢,根據政府信息的文獻特點,編制二、三次文獻,建立特色數據庫,以方便公眾對政府公開信息的獲取。

充分利用現有地方文獻資源,對館內相關文獻進行重新整合。以浙江圖書館地方文獻部為例,通過近幾年的文獻征集,已征集入藏了大量的地方性政策法規等匯編本,以及報刊、年鑒、方志等,這些已有的文獻可以與政府信息進行有效地整合,并通過文獻加工手段,達到便于讀者利用的目的。

3.4 提高讀者服務質量

作為《條例》規定的政府信息公開場所的公共圖書館,所應承擔的是要在政府與民眾之間架起公共信息共享橋梁,特別是保障信息社會中弱勢群體在信息資源獲取方面的公平。這是公共圖書館不可推卸的社會責任。這也是從事公共圖書館政府信息公開查閱服務人員所應有的共識。

公共圖書館是最接近公眾的公共服務部門之一,對多樣化的服務群體,應做到一視同仁。任何人,無論身份、地位、性別、知識水平如何,都可平等地享受圖書館的一切服務。政府信息公開查閱的讀者有不少屬于弱勢群體,如下崗職工、企業離退休人員、傷殘人員、農民工等,且中老年人居多。他們關心的是和自己切身利益息息相關的政策信息,如房屋拆遷公告及補償細則、工資及退休金調整政策、醫療保險政策、勞動保障法規等。為他們找到所需政策信息,不僅是提供文獻服務,更有安撫民心的作用。

在網絡環境下,這些弱勢人群往往還面臨數字鴻溝的困擾。很多政府許可事項如申請、注冊、審批等都通過網絡在線辦理。圖書館員要幫助這些人通過計算機獲取和利用政府信息,幫助他們填寫電子表格、提交電子文件,這一服務在“無意中”也成就了圖書館員,使他們可以成為“電子表格專家”、“政府事務顧問”。

4 結語

在《公共圖書館宣言》所列舉的公共圖書館服務 12項核心使命當中,有兩項涉及政府信息公開。比如要保證市民獲取各種社區信息,當然包括社區政府信息;要求公共圖書館為地方企業、社團群體提供充足的信息服務,當然也包括政府的信息服務?？v觀國際社會,公共圖書館成為政府信息公開的重要渠道已經成為一個通例,中國的圖書館行業,特別是地方文獻工作者當大有可為。

〔1〕田建設.公共圖書館政府信息服務：個案調查與思考.情報資料工作,2008(4)：27-30

〔2〕馮佳.政府信息公開制度下的公共圖書館研究.圖書館建設,2008(8)：27-30

〔3〕梅根?卡特.《政府信息公開條例》實施過程中公共圖書館的角色.情報資料工作,2008(4)：13-15

〔4〕廣西圖書館政府信息公開查詢平臺.http：//www.gxlib.org.cn/zfxx/index.html