一個基于比例的經費分配方法及其在溫莎大學的發展與應用

●陳 杰，孫忠貴編譯

（聊城大學 a．圖書館，b．數學科學學院，山東 聊城 252059）

1 概況

溫莎大學是一所中等規模的綜合性大學，建立于1857年，最初是宗教性機構——圣母學院，從1963年起，包括以前的幾所獨立的學院在內，該學院成為一所公共性大學。Leddy圖書館作為學校的主要圖書館，承擔著為9個院系、140多門本科和研究生課程、9個教育合作機構、1.6萬余名全日制和非全日制學生服務的任務。PaulMartin法律圖書館是學校的第二圖書館，主要是為法律系的師生服務。這兩個圖書館的經費是分開管理的，本文主要論述的是Leddy圖書館的情況。

20世紀80年代中期以前，Leddy圖書館的經費是按院系分配的。即預算經費到達圖書館后再按照院系的設置進行分配。預算經費分成兩個主要項目：專著和期刊。其中專著又進一步細分為三項資金：確認訂單、長期訂單和批準計劃。在這三項資金中，不是所有的學科都會有批準計劃，而是由學科專家慎重分配本學科領域的專項資金。隨著專業課程和院系的發展壯大，溫莎大學已經從一個小小的文科學院變成一個綜合性大學，重點放在汽車工程、環境科學和社會公平這三個處于研究頂峰的領域。在90年代中期，圖書館設立了第三個預算項目——主要是針對電子資源的。最初，電子資源的經費預算比較少，現在它大約占Leddy圖書館經費的3/4。

多年來，隨著機構和環境的變化，預算經費的分配制度只做了很小的調整。基于圖書館預算和學校需求之間的差異，Leddy圖書館2005—2009年的戰略計劃規定徹底審查圖書館的藏書預算。首要動機是確保預算方面的支出能以最有效的方式滿足教師和學生的教學研究需要。更具體地說，它是一個公認的需求問責制和透明的預算程序。現在大學的課程、入學情況、學術資料的出版發行都出現了重大變化，所有這些因素也都要求必須對Leddy圖書館的預算經費分配進行徹底審查。

2 組建經費分配工作組

2005年2月，在藝術與人文、經濟和商業、科學、社會科學這些學科中挑選有藏書經驗的圖書館員組成了經費分配工作組，他們負責審查并向館長與行政管理人員報告有關的預算經費情況。在2005年1月挑選小組成員之前，查閱內容已經公布給所有從事藏書工作的圖書館員。從這個意義上說，相關文獻查閱是該項工作的起點。

3 相關文獻

在圖書館的經費預算及其分配方法方面，已有大量相關文獻存在。其研究范圍從有多少圖書館（機構）使用一種或多種經費分配方法的一般問題，到具體分配方法在個別機構的發展及應用。

3.1 分配方法使用

40年代初，Muller在他的研究中發現，有73.3%的學校圖書館，其預算是分配給所屬學校的院系；70年代初期，Greaves調查美國東南部高校圖書館時發現，這一數據變為67.5%，有所下降。Budd和Adams指出，通過上述兩項調查，所要闡明的是，過去一些年中，大多數高校圖書館是否使用某種特定經費分配原則。Budd和Adams還調查了834所高校圖書館（它們的年經費支出都在10萬美元以上），調查問題主要涉及這些圖書館是否在使用某種經費分配方法，圖書館方面對使用的經費分配方法是否滿意。他們調查的信息反饋率較低（約為42.8%，即357所圖書館對調查給予了反饋），然而，40.6%的反饋者表明他們確實在使用某種經費分配方法。并且在這些反饋者中有77.5%的圖書館對他們所使用的經費分配方法表示滿意，22.5%表示不滿意。另外，值得注意的是，這項調查的范圍比較廣，調查對象從入學人數少于1000人的小型學院到入學人數超過30000人的大型高校均有涉獵。

3.2 分配方法的要素

Budd和Adams的研究還要追溯到歷史上學校圖書館的經費分配方法。1936年在Hekhuis的文章中提出了一個以學生學習時間（包括低年級和高年級）和院系提供的課程為要素的分配方法。Stetson繼承和發展了Hekhuist的理論，他在分配方法中仍采用了相類似的要素，但對不同要素的權重進行了調整。事實上關于經費以何種分配方法最客觀、分配方法應采用那些變量（要素）的爭論從來就沒有停止過。

Tuten和Jones研究的目的是明確各種經費分配方法中的共同要素，并就這些分配方法在小型院校圖書館的應用提供指導。為此，他們調查了273所學院的圖書館（全日制學生人數從1000名到5000名不等），收到了70%的反饋，這其中40%在使用某種形式的分配原則。他們的調查內容還包括：經費分配方法中預算/資金供應情況；公眾/機構對分配方法的知情度；分配方法的執行情況和要素（特別兼顧了各種分配方法的共同要素）和修訂分配方法的頻率。此外，該調查研究還包括各種分配方法在圖書館應用中的實際案例。還有一些研究涉及到圖書館在學科建設中的重要性，期刊和專著在學科建設中的重要性及學位授予的數量、層次在學科建設中的重要性。

除了上述調查研究，還有許多文章研究一些經費分配方法在具體圖書館中的發展及應用，這些圖書館的規模有大有小。Donna Packer的文章是很有用的一個實例。她通過表格簡明扼要地總結了一些研究案例，并給出了各種變量、問題模型、資金單位和分配方法所涉及的材料。最近，KittiCanepi研究分析了28種經費分配方法，發現這些方法中最重要的因素是：學生人數、材料的成本/價格、全校人員使用/流通的數量。

4 專著經費分配方法

起初，經費分配方法只適用于Leddy圖書館的專著預算。和其他圖書館一樣，由于印刷版期刊正處于轉型狀態，所以近幾年來，該圖書館已經取消了印刷版期刊的購置，轉為利用電子期刊。大多數電子期刊均通過專門的電子資源資金支付，不再占用專項資金。

應用專著經費分配資金時，要先排除那些和學校專業設置無關的參考書、珍貴的書籍和特殊收藏的圖書、政府文件。一般專著資金主要用于收集圖書館學和高等教育以及被圖書館員確定的重點學科的圖書。工作組提議每個年度根據圖書館員提出的建議制定出這四項資金的分配方法。第五項資金是購置有關加拿大的各種資料。

其它專著的預算經費會根據發展情況分配給各專業學科。學科專家負責和確定如何分配本院系的經費。他們確立了以比例為基礎的經費分配方法，使用比例經費分配方法具有較強的靈活性，理解起來較為簡單，實施也更容易。它包括五個因素：本科生人數、研究生人數、教師人數、圖書流通量以及圖書的價格。

4.1 本科生人群

目前，大學生作為一個群體是圖書館最大的用戶。對本科生人數我們設定了三個測量數據：人頭數、全日制學生人數、同等學歷學生人數。本科生使用圖書館主要是專業課程的需求，在經費分配中，本科生占35%（按五年的平均值算）。

4.2 研究生人群

研究生大約占溫莎大學學生總數的10%，他們相對于本科生來說，是更重要的圖書館用戶。在經費分配方法中，他們在研究生總人數和全日制學生人數中選擇全日制研究生人數作為研究生的代表，其經費分配占分配方法的10%（按五年的平均值算）。

4.3 教職工人群

雖然在數量上和學生相比，教職工人數較少，但由于教學和科研的需要，教職工仍然是圖書館用戶中的重要人群。他們只選擇全職的教職工，其經費分配在分配方法中占5%（按五年的平均值算）。雖然5%看上去很少，但是它比學生在全部用戶中占有的價值還要大。

基于這三個因素的分配方法要占總分配方法的50%。

4.4 圖書的流通量

不同的學科使用圖書館是不同的，圖書的流通數據會有所不同。最初，他們的評估是基于國會圖書館分類法進行的，后來證明是行不通的。圖書館中太多的學科并不符合資金所能代表的部分，同樣，一些跨學科的專業在國會圖書館分類法中并沒有預留分類，它們的資料都被分散在別的學科下面。所以，通過評估流通數據，他們認為應在特定資金項目中購買這些資料。他們選擇資金資助課題所需的圖書的流通數據。這樣做的優勢在于，可以為分配方法在實際經驗中找到基礎，也可以為評估圖書館收藏圖書是否合乎專業設置找到依據。在分配方法中圖書的流通量占40%(按八年的平均值算)。

4.5 圖書的價格

在不同的學科之間，圖書的價格差異是很大的。有多種方法可以檢查不同學科之間圖書的價格，在書商提供圖書價格數據的基礎上，靠經驗來選擇。為了使圖書價格更為精確，使用實際支付價格。在過去的五年中，他們使用的是平均價格，這一價格有逐漸增長的趨勢。被選定的平均價格，中和了那些偶然購買的（或經常）非常昂貴或非常低廉的圖書價格之差。圖書的價格在分配方法中占10%。

4.6 其他相關因素

為了評估在分配方法中一些變量所產生的影響，他們制定了一個可以測試多種模型的電子表格。他們注意到雖然改變任何變量都會引起最后結果的變化，但是總的趨勢應是相同的。具體地說，某些院系的資金（特別是數學、計算機科學、工程學院中的五個工程科系資金）將會顯著增加，而其他（英語、歷史、語言）將會有明顯減少。在不同的模型中，不穩定的資金一般來說是最少的，起到的影響也較小。至于為工程學院中不同科系設立的五項資金中出現極端的情況也是很小的。將這些資金和分配方法的實際使用進行綜合分析就會發現，人數在這方面起很大的作用，例如工程學院的分配資金得到了很大的提升，歸根到底是學生人數增加所致。

為了進一步減輕潛在的不利分配的因素影響，學校將對分配方法嚴格執行，第一個財政年度，任何經費都不會下降到最基本的配給（基本配給從2005/2006財政年度開始）。根據分配方法，只有他們的基本預算大大超過2005/2006基本配給的才能在2006/2007財政年度給予增加。

圖書館一直遵循把38000美元作為一次性資金的投入，工作組認識到分配方法產生的功效可能會出現的比較慢，會給擬定的新計劃帶來影響，所以他們還建議把38000美元作為支持新的學科購置方案，在適當的情況下進行一次性購買。

5 結論

近幾年來，由于期刊和電子資料的費用增長所帶來的經費預算上的壓力，專著資金已經被壓縮，因此工作組建議，在分配方法執行的第一年，圖書館的專著資金應有10萬美元（19%）的顯著增加。這10萬美元不僅彌補了一些過去的失誤，還在一定程度上對那些長期以來就缺少資金的學科領域實現了重新分配。工作組還建議，在未來幾年，整體預算中的20%應增加到專著的基本預算中去，這就意味著專著預算會有大約5%的增加。今后的增長將會隨分配方法執行的情況而定，但要考慮到專著預算的重點會逐漸改變，以便使投入的資金更準確。另外，工作組的報告建議成立一個經費分配咨詢委員會，它的成員將會審查專著預算分配方法的實施情況，并確定所要進行的一些微調情況。全面審查將在第二年進行，如果這些建議能被采納和實施，專著預算的分配方法將會每5年審查一次。

展望未來，咨詢委員會還將考慮到影響預算分配進展的其他方面的發展，如迅速增長的數字化內容和趨勢對聯合采購預算具有巨大的影響。在Leddy圖書館，按比例分配經費的聯合采購（包括全國或省）近年來增長得很快。直到最近，大多數的聯合采購購買了完整的雜志軟件包，盡管成套產品中會包含一般圖書館都不會購買的部分。出版商現在開始提供類似“大交易”的電子圖書軟件包，Leddy圖書館已經擁有幾千個網上圖書館，在2007年，他們通過購買電子書平臺擴大了館藏電子圖書的數量。在大多數情況下，購買是按學科主題進行的，對一些學科來說，電子圖書和印刷版圖書之間的差距已經很小了。應當看到電子圖書發展的潛力，可用的大型、跨學科的軟件包的數量增長都是十分突出的，與印刷版圖書相比較，電子圖書這一固有特征將會對專著資金的分配方法構成挑戰。

（本文譯自：AnneKaay，PeterZimmerman．Thedevelopmentand application ofa unique percentage-based allocations［J］．LibraryCollections，Acquisitions，&TechnicalServices，2008 （32）：92－96）