長江海事辦公自動化系統建設初探*

余雅琴

(長江海事局,湖北 武漢 430016)

1 導語

辦公自動化(OfficeAutomation,簡稱 OA)是一種將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式,是信息社會發展的必然產物。它通過廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息,使組織內部工作人員方便快捷地共享信息,高效地協同工作,從而改變過去復雜、低效的手工辦公方式,為科學管理和決策服務,最終達到提高行政效率的目的。

我國的辦公自動化從 20世紀 80年代末發展至今,先后經歷了起步(1985年― 1993年)、應用(1993年 -2002年)和發展(2002年至今)三個階段。辦公自動化從最初提供面向單機的輔助辦公產品,發展到今天可提供面向應用的大型協同工作產品;由原來的行政辦公信息服務,逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節,成為組織運行信息化的一個重要組織部分;從以結構化數據處理為中心,基于文件系統或關系型數據庫系統的個人辦公軟件,發展到以網絡為基礎、以工作流為中心的業務協同與信息服務系統。

為適應經濟社會發展要求,當今的辦公自動化不但要求內部辦公高效協同,而且更加注重提供高效、及時、準確的信息服務,辦公自動化將朝著“以數據為中心,實現信息隨需應變、因需而取”的方向發展,實現在正確的時間,以最正確的方式和流程,把可靠的信息傳遞給需要的用戶,滿足“業務協同、服務高效”的目標。

本文以“協同辦公和信息服務”為重點,探討長江海事辦公自動化系統建設模式和實現途徑。

2 長江海事辦公自動化系統建設概況

長江海事局是經國務院批準在全國設置的交通運輸部直屬 14個海事局之一,是依據國家法律、法規履行長江水上安全監督、防止船舶污染、船舶檢驗、航行保障和行政執法職責的政府機構。按照信息化建設發展需求,為促進行政辦公、提高機關工作效率、服務行政相對人,長江海事局重點開展了信息網絡基礎設施建設、行政辦公及業務系統開發應用工作。目前,基本建成了以專線連接為主、無線網橋連接為輔,覆蓋局屬各單位各級機構的廣域網;船舶管理、船員管理等核心業務全面運行;各類行政辦公系統也逐步推廣;公文流轉、人事、檔案、財務等系統均得到不同程度的應用。這些都為長江海事辦公自動化建設打好了一定的基礎。

然而,由于我國信息化建設總體發展程度偏低,長江海事乃至全國海事系統在信息化建設和發展過程中還存在一些問題,特別是信息化資源共享困難,業務應用深度不足,電子政務和水上交

筆者認為,長江海事辦公自動化仍然停留在輔助辦公的階段,雖然海事管理工作的縱向交流和業務應用方面相對深入,而橫向關聯、協同處理則明顯不足。由此帶來的問題就是各專業部門之間聯動不及時、水上安全信息及海事管理服務效率不高。根本原因在于長江海事系統辦公自動化未進行統一規劃,信息資源標準不一致,特別是數據資源的規劃和建設未成為各應用系統的基礎,從而形成數據來源的唯一性無法保證的局面。這一局面,既造成一線工作人員數據采集操作的重復,降低工作效率,又不能保證數據統計的準確性,影響決策效能。

3 長江海事辦公自動化系統建設模式

基于長江海事當前信息化發展現狀,筆者認為要徹底改變辦公自動化建設和應用過程中的這些問題,必須要對信息系統建設進行統一規劃,實現海事管理各項工作數據的集中管理,按照集中統籌和資源共享的原則,整合長江海事各類數據資源,實現統一采集、統一存儲、統一管理和統一應用。通過數據資源的規劃和整合,實現主要海事業務信息系統的協同運行,實現高效的安全信息服務,為各業務應用系統提供良好的數據支持。簡言之,就是建立以數據為中心的協同辦公與信息服務體系,提升海事管理效能和信息服務能力。

由此產生了一個問題,就是現有辦公應用系統的取舍如何把握。通常有兩種方式可供選擇:第一種方式,是系統地梳理海事管理各類業務流程,開展數據資源的統一規劃,完成應用需求編制,在此基礎上,建設統一的數據庫平臺,重新開發覆蓋所有業務的應用系統,構建長江海事系統辦公自動化的統一應用平臺。第二種方式,則是在業務流程梳理和數據資源規劃的基礎上,集成并優化現有分散的應用系統,實現數據的集中存儲和統一利用。兩種方式的共同點,都是優化業務流程并建設數據中心,保證數據來源的唯一性;不同點則體現在辦公自動化系統的開發上。

通過從系統建設投資規模、系統開發復雜性、系統開發風險、系統開發時間、系統柔韌性和可擴展性、系統維護量以及對現有海事管理工作的影響度等方面進行綜合比較,第二種方式都明顯優于第一種方式,而且,目前長江海事系統已經投入運行的各類應用系統,在功能和應用深度方面,基本能滿足其對應的海事管理工作,且已被工作人員所接受。因此,筆者認為,沒有必要進行大規模的重新開發,第二種方式應是當前長江海事辦公自動化系統建設的最佳模式。

4 長江海事辦公自動化系統實現途徑

基于上述分析,可以看出長江海事辦公自動化系統建設應在做好數據資源規劃和業務流程梳理的基礎上,完善數據資源標準體系,搭建統一的數據庫平臺,為構建辦公自動化應用集成平臺提供數據支撐。本文重點在應用層分析長江海事辦公自動化系統的建設范圍。

4.1 辦公自動化系統總體框架

按照應用集成的要求,長江海事辦公自動化系統應包括數據集成管理平臺、數據交換平臺、信息資源目錄服務系統、應用集成運行平臺。其中,數據集成管理平臺負責數據資源的集成與統一管理;數據交換平臺負責跨區域、跨系統之間的數據交換;信息資源目錄服務系統負責為信息資源的發現、定位、交換提供目錄服務;應用集成運行平臺負責為應用系統的開發運行提供公共支撐環境(如圖 1所示 )。

圖 1 辦公自動化系統總體框架圖

4.2 辦公自動化建設內容

4.2.1 數據集成管理平臺

數據集成管理平臺主要用于對本項目整合后所形成的長江海事局各類數據資源統一管理,以支撐上層業務系統的運行,并能基于整合的數據資源進行抽取、轉換、裝載并建立數據倉庫,實現數據挖掘,為各類高端綜合分析應用系統提供數據管理平臺與運行環境。通過對現有數據資源進行整理,確保數據來源的唯一性。該平臺是一個邏輯上完整而又具有站點自治性,物理上分散在若干臺互相連接著的計算機上的、具有相同或不同數據模型的數據庫系統,它是為了實現各海事業務管理系統間的信息共享和綜合應用,提供海事各類信息的查詢和決策分析功能而建設的數據基礎平臺。

4.2.2 數據交換平臺

建立統一的數據交換平臺,實現各應用系統之間的應用整合,以實現業務信息一次性填報,系統之間數據共享,確保數據的準確性和完整性。這方面的關鍵在于解決異構信息系統之間的互聯和數據互操作性問題,同時明確系統之間交互的數據內容。海事數據交換平臺覆蓋多個系統,通常要在需要共享業務數據的系統進行數據交換平臺的布署,以支持各業務系統之間數據交換的需求,提供核心交換服務。在部署設計時要考慮后期數據共享系統建設中的平滑升級等諸多因素,既要保證上下級之間數據及時的上傳和下載,又要保證同級各節點之間數據交換的需求。

4.2.3 信息資源目錄體系

海事信息資源目錄系統是根據海事系統數據共享的業務需求,利用元數據技術并按照統一的標準規范對分散在各部門、各地區的海事信息資源進行抽取、集成和組織,形成邏輯上集中、物理上分散、可統一管理和服務的信息資源目錄,其作用體現在以下兩個方面:

一是信息資源發現與定位。結合數據交換平臺、數據接口調用等技術手段,可為長江海事應用系統提供信息資源獲取的位置、權限和方式;可為管理員、高級用戶提供共享信息資源的目錄檢索服務。

二是信息資源管理與整合。結合海事信息資源目錄管理制度的制定,有助于形成信息資產的注冊登記和管理體系,便于管理者及時掌握海事信息資源的分布狀況,實現對信息資源建設的統一規劃,避免重復建設,并逐步建立海事信息資源共享長效機制,推動海事信息資源整合與綜合開發利用。

長江海事辦公自動化系統所建的海事信息資源目錄體系的目錄索引范圍將主要涵蓋以下各類信息資源:(1)長江局的政務信息:主要包括組織機構、業務職責、政策法規、規章制度、業務流程、電話號碼簿、重要會議文件、公文等。(2)海事業務信息,包括船舶、船員、船公司、通航管理、事故應急、行政執法等各類海事業務管理數據。(3)網絡資源管理信息,包括系統用戶信息(用戶基本信息及其信息資源獲取權限信息,將來還可增加用戶數字化證書信息)、電子郵件賬戶信息等等。

4.2.4 應用集成運行平臺

應用集成運行平臺是為應用系統的開發、運行、維護提供公共集成環境的支撐軟件平臺主要包括應用服務器中間件與工作流平臺。

應用服務器中間件是位于操作系統與上層應用之間的中間支撐軟件,用于對應用事務進行協調管理,對業務邏輯處理進行安全性、完整性控制,提高應用處理的并發性、吞吐量。應用服務器中間件具有標準的程序接口和協議,提供跨平臺的應用、服務解決方案,可保證事務在異構環境下正常運行。

工作流平臺是系統實現流程控制功能的核心。工作流平臺可以在不修改原程序的情況下,讓用戶自己添加、修改相關的審批業務,使系統更加具備靈活性和可擴展性,滿足海事管理體系系統流程可變性的需求。

5 結束語

辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累,技術只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業務有著深刻的理解,才會使辦公自動化有用武之地,只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累、沉淀并有效利用,辦公自動化才能發揮作用。本文僅從長江海事業務管理工作出發,探討辦公自動化建設的總體框架和建設思路,更重要的一點,關于數據標準的建設,則需要從交通系統自上而下進行統一規劃和實施,有了這個基礎,辦公自動化建設才能起到事半功倍的效果。

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