高校電子文件檔案管理的研究

戚翠霞

(淄博師范高等專科學校 辦公室，山東 淄博 255130)

目前，高校電子文件和電子檔案愈來愈多，但由于沒有統一的規范出臺，目前高校的電子文件歸檔和電子檔案管理存在不少問題:①一些學校的草稿性電子文件幾乎處于“自生自滅”狀態，絕大多數未被保留和納入檔案管理范圍，已歸檔的文件基本上是領導簽發后的正式文稿，歷次修改稿大部分蕩然無存。 ②一些已全面實現辦公自動化的高校，電子文件開始作為正式文件使用，紙質文件僅作為輔助性文件，但歸檔管理時由于辦公自動化系統多數只設計了邏輯歸檔功能，沒有把電子文件下載到可脫機保存的載體上，一旦網絡出現問題，電子文件就會被搞亂，甚至丟失。 ③由于電子文件存儲載體隨意性較大，有的使用軟盤，有的使用硬盤或光盤等，有的存貯在局域網服務器上，有的散存在各部門的計算機里，查閱相當不便，而且隨著學校教學科研和管理人員的變動，計算機的更新換代，有些電子文件遭到破壞，影響了今后電子檔案的開發利用。④還有的學校檔案工作者對電子文件的認識比較膚淺，對產生的電子文件采取消極態度，靜觀其發展，等待上級來解決。可見，在高校管理中形成的電子文件檔案亟需較為明確的思路和方法，以適應當前信息化的要求。

一、電子文件檔案管理的原則

筆者認為，我們在設置電子文件檔案管理的原則時，當前在電子文件管理研究領域的兩個理論，我們不能忽視。這兩個理論——文件生命周期理論、電子文件時代的來源原則理論，是我們設置管理原則的理論依據。

其一，關于電子文件時代的文件生命周期理論。文件生命周期理論針對傳統紙質文件的運動特點進行概括和提煉，是研究文件的發展變化過程及規律的理論，它在客觀描述文件運動過程的基礎上準確、科學地揭示出了文件的運動規律，為實現文件全過程的有效管理奠定了理論基礎；其主要內容為以下方面:電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，這個過程可以納入統一的電子文件管理體制系統之中；這一過程依電子文件的功能和價值形態的變化可以劃分為若干階段(如現行期、半現行期、非現行期)，不同階段之間沒有明確的界限，處于后階段的電子文件有向前階段轉化的可能；電子文件在每一階段因其特定的功能和價值形態而具有不同的服務對象和服務方式，但電子文件的階段性與其物理位置、保存場所沒有對應關系；對電子文件生命全程的管理和監控措施應該向前延伸到電子文件管理系統的設計之中。電子文件生命周期理論是對以文件價值變化為基礎的文件生命周期理論的繼承和發展，是電子文件全程管理和前端控制原則的依據和基礎。

其二，關于電子文件時代的來源原則理論。電子文件時代的來源原則主要是指來源原則的“重新發現”。來源原則被“重新發現”是指以北美國家為代表的西方檔案界對來源原則的態度從質疑到重新肯定的轉變。其含義是:來源原則同樣適用于電子文件；來源原則仍然是電子文件時代檔案專業的基本原則。這種“重新發現”的實質是一種“新來源觀”。新來源觀的創新點集中表現在對“來源”概念含義的拓展。它針對電子文件的特點，正視傳統的“機關來源”的不足，引入相對抽象的“文件形成過程”作為來源的表現形式。由于“文件形成過程”這一概念相對抽象且不易捉摸，中外檔案界普遍采用了“元數據”概念來指代電子文件生成的來源信息。元數據的優勢在于其含義、結構和內容均可得到明確規定，易于理解和掌握，只要在電子文件生成、管理和利用的全過程中始終忠實地記錄和保留元數據，就能夠客觀地展現和保持文件形成的歷史原貌。

基于以上指導理論的高校電子文件的管理原則，筆者認為有以下幾點：

一是全程管理原則。電子文件從其形成到銷毀或永久保存的整個生命周期，建立一個完整的管理體制。包括:①全面的管理:從文件的生成到流程、管理規則、管理方法及質量要求，須建立一個涵蓋電子文件全部管理活動的目標管理體系、程序體系和技術方法體系。②系統的管理:建立在“大文件”概念基礎之上，注重電子文件生命周期內各個階段所有管理活動和管理要素的統籌兼顧，強調各項管理內容和要求的無縫鏈接、系統事例和總體效應。注重充分利用管理系統的各種資源，以知識管理的理念，追求系統資源和信息資源最大共享和最大效益。③過程的管理:通過過程控制實現結果的控制。首先對每個過程監控以達到對最后結果的控制，使系統產生的信息自動記錄體現。

通過管理體制與模式的確定，管理系統的設計與運行，管理制度的內容和執行等方面，以保證電子文件在其整個生命周期受到嚴密的控制，體現全程管理的內容和思想。以電子文件管理系統對文件流程各階段的管理和監控為例:系統對產生于機構內部各部門及其應用系統上的電子文件進行統一歸類登記，對文件進行分類、鑒定，同時監控和記錄對文件的一切操作，系統自動對文件的建立、登記、修改、審核、簽署、蓋印、分發，對存儲位置的改變、數據的轉載過程進行記錄。通過跟蹤記錄，確定和證明文件的行政有效性和法律有效性。全程管理的思想貫穿電子文件運動的整個過程，具體包括:根據預先確定的標準格式和模板編輯文件；根據文件的類型和用途，使用預先確定的方法認證文件；根據人的資格及其權限，確定其接觸電子文件的權力；在系統中嵌入工作流程，只向有關人員呈現有關的文件；使用磁卡、密碼、指紋識別等方式，限制對某些技術的接觸；在系統內設計跟蹤功能，記錄與系統的任何接觸及其結果。

二是前端控制原則。電子文件是現代技術的產物。前端控制是現代文件、檔案管理理念的重要內容，其以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看為一個完整的過程。文件形成為前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，銷毀或永久保存為末端。要對文件形成前端的有效管理，電子文件的管理必須延伸到系統設計前端，把各項管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，功能納入到系統功能之中，是電子文件管理的重要保障。只有納入到前端，才能進行全程管理。

前端控制是電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。根據電子文件的易流失、易改性等特性，在系統中增加措施，附加于文件的形成過程，可以有效地防止其它管理環節對電子文件的損傷和破壞。例如，歸檔范圍加到電子文件管理系統之中，屬于該范圍的文件一經“出生”，就能被加上歸檔標識，使之具有防止修改、防止刪除的屬性，并生成相應的描述信息，從而確保其安全留存和內容真實。

前端控制是優化管理功能，提高管理效率的科學理念。電子文件管理系統不是手工管理流程的簡單模擬，即“業務流程的重構”。要盡可能的減少和消除文件、檔案管理全程中各個管理環節的重復、疏漏和抵悟，從而達到功能合理，效率最高，達到不重復勞動。重復性的作業提前納入到系統，使數據一次采集，終生使用。以取得系統的最優化，求得系統的最高效率。

根據全程控制和前端控制的原則，我們得出以下結論:文件管理是檔案管理的前提；檔案管理是文件管理的延伸和發展；文件管理和檔案管理是一個統一的系統工程；檔案部門和人員的參與，是文件管理質量的重要保證；文件管理人員與檔案人員之間是相互促進的關系。因此，我們 “文檔一體化管理”是信息時代的必然趨勢。

三是真實性保障原則。電子文件的真實性是指文件的內容、結構、背景信息經過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。隨著技術環境遷移，維護電子文件真實性有一定難度。主要原因一是電子文件的易變性，其增、刪、改不留痕，造成真實性的難維護；二是系統的依賴性，文件遷移過程中容易引起文件信息的丟失、改變。

電子文件的法律憑證效力是基于其信息內容的原始性。為維護電子文件的原始性，目前我國在《電子文件歸檔及管理規范》(GB/T18894—2002)規定了4條措施:①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制；②設置符合安全要求的操作日志記錄，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等；③對電子文件采用防錯漏和防調換的標記；④對電子化的印章、數字鑒署等采取防止非法使用的措施。

國際電子文件真實性的永久保管，國際研究項目中也規定了4項措施:①確認不同類型電子文件的要素對真實性產生影響的，以便對要素加以記錄和保護；②對電子文件不可視的部分變成可顯的，并通過文件的智能鏈接，使可視性得到固定；(元數據方面不可視)③以上2條失敗后，把文件轉制為非數字式文件，內容可記錄下來；④對文件的遷移自我記錄和自我認定的辦法和不間斷的物理管理。

總之，目前提出的真實性保障解決方案主要是事前控制、跟蹤記錄和事后審查等階段性措施；針對現行文件、半現行文件和非現行文件的對象性措施；基于政策、方針、程序、制度、標準的管理框架，以及基于系統軟件硬件環境、加密、簽署、認證的技術框架等，從不同角度就電子文件的真實性認證和維護提出了對策。

四是完整性保障原則。電子文件的完整性，是指電子文件的內容信息、背景信息、元數據等無缺損。它包括兩個方面的含義，一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其它形成的相關文件數量齊全；二是每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會記憶。因此，維護文件的完整性，是檔案工作人員的重要職責。

電子文件保障完整性工作的內容包括:①作為記錄社會活動的記錄，具有有機聯系的電子文件，要齊全完整。②每份電子文件的內容、結構、背景信息要齊全完整。③要特別注意分布在不同應用系統，處于不同載體中內容相關的電子文件的收集和捕獲。④要保持同一活動、同一事件的完整性，如各要素臨時組成的，要使合成文件命令正確，保證記錄，并要把其非電子文件轉化為數字化。

五是有效性保障原則。電子文件的有效性是指文件經過存儲、傳輸、遷移、加密、壓縮、媒體轉換等處理后，仍能夠以人們可理解、可被利用的方式輸出，并保持其內容的真實性。其包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性。有效性措施貫穿于電子文件的全程管理中。歸檔時應根據電子文件的類型和特點注明文件存儲格式、軟硬件環境、相關的數據信息參數等。對電子文件的鑒定要從內容和技術狀態兩個方面進行分析，有效性檢測是技術分析的內容之一。在實際工作中應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。

在《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894—2002)中對電子文件有效性規定了4條措施:①歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。②保留期滿對可擦寫載體清除后重新使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置；對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施；③對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。④檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》。

二、做好高校電子文件管理的幾個策略

第一，更新觀念。電子文件管理與紙質文件管理不同，這就要求我們在對待電子文件時，需要在以下幾個方面更新觀念:來源原則依然存在，但其內容卻發生了變化；“文件生命周期理論”依然存在，但已經過修正；電子文件的“原件”已經是非傳統的原件概念。

第二，建立、完善高校電子文件管理制度。已經出臺的關于電子文件的規范性文件包括國家檔案局2003發布施行的《電子公文歸檔管理暫行辦法》和檔案工作國家標準《電子文件歸檔與管理規范》，2004年全國人民代表大會常務委員會通過并于2005年開始正式實施的《中華人民共和國電子簽名法》，《基于XML的電子公文格式規范》，《公務電子郵件歸檔與管理規則》(中華人民共和國檔案行業標準DA/T 32—20050)。可見，國家十分重視電子文件管理標準規范的建設工作。各種文件和標準的出臺，也為電子文件和電子檔案的規范管理奠定了良好的基礎。

由于有相當多的高校尚未根據國家已經頒布的文件制定本校的電子文件管理辦法，因此，高校應該盡快制定本校的電子文件與電子檔案管理方面的規章制度，以適應形勢的發展，使廣大高校檔案工作者在工作中有章可循。對于實在不能制定本校電子文件管理規范的高校，也應該盡快就《電子公文歸檔管理暫行辦法》與《電子文件歸檔與管理規范》所涉及的內容，對本校的電子文件與電子檔案管理情況進行一次全面、系統、細致的調查，以便有針對性地開展工作。

第三，根據電子文件管理的原則，結合本校的特點，靈活開展工作。從上文電子文件的管理原則可以看出，電子文件的管理需要相當的技術水平。但就高校檔案部門目前的狀況來看，要達到這個水平還有不少的距離。這樣的現狀，并不等于此項工作可以暫時不開展，或要等到具備了技術水平的時候再開展。由于電子文件的產生與應用己經相當普遍，檔案部門再也不能采取等待觀望的態度。各高校要根據本校的特點，分步驟、循序漸進地做好電子文件的歸檔管理工作。對不同類型的電子文件，可采取“先易后難、先分散后集中、先數字化后網絡化”等辦法，逐步實現電子文件的標準化、規范化管理。

第四，整合高校內部信息管理機構，著力解決高校電子文件管理的技術難題。電子文件管理長期處于理論與實踐嚴重脫節的根本原因，在于技術問題。檔案部門人員一般從理論上知道該怎么做，但是苦于知識結構的制約，不知道技術上該怎么做；而懂技術的人又往往不了解電子文件管理的基本理論。因此，長期以來這個問題就成了制約電子文件管理的瓶頸。

我們認為，對于大多數高校來說，只要整合好高校內部的機構，這個問題便可以解決。在大多高校，一般都成立了“網絡中心”或是信息管理中心，擁有相當的計算機專業技術人員，檔案部門完全可以利用該優勢。如果檔案部門有較強的技術力量當然好，工作方便效率高。但是，對于規模小、人員編制較少的高校，可以實行資源統一配置，在學校“網絡中心”內設置信息管理機構、配備專職技術人員，對全校檔案和現行文件信息系統服務器等網絡設備的安全與維護工作實行集中有效的管理。這樣既節省資金，也可以解決檔案館(室)、部門技術人才缺乏問題，又保證了這些部門工作的技術支持。當然，檔案部門本身也不能產生畏難情緒。雖說電子文件管理工作是一項技術性較強的信息管理工作，需要計算機網絡技術知識支持，但不能過于依賴技術，也不能不懂技術，更重要的是工作標準規范和管理制度的建設實施，以及電子文件運動過程各環節的責任管理措施的落實。計算機和網絡技術，主要用于“電子文件管理系統”的研發設計、“系統”設置及數據的管理與維護、計算機網絡軟硬件設備的管理與安全維護等。標準規范(包括高校制定具體的工作規范)，是“系統”設計、設備配置和電子文件管理各環節工作的依據和工作準則。管理制度，是協調有關部門和相關人員在電子文件管理過程各環節中嚴格實施標準規范、保證電子文件有效管理和安全利用的重要手段和具體措施。所以，高校檔案部門要樹立信心，要勤于學習、善于鉆研，在規范管理的基礎上提高技術水平。

第五，廣泛調研，積極主動，有針對性地開展工作。高校產生電子文件的渠道非常豐富，檔案部門要廣泛調研，搞清楚本校哪些機構將集中產生哪些類型的電子文件，了解這些電子文件的特點及用途。同時，還可以在這些系統設計階段就參與進來，對系統的設計從檔案的角度提出要求。比如，對于高校教務處，檔案部門就應該格外加以關注。因為教務處將產生大量的檔案。同時，由于教務管理信息系統的采用，教務處也將產生大量的電子文件。高校在招標采購教務管理系統時，檔案部門也要參與評標過程，在對商家進行考核的過程中，其要對電子檔案的管理提出要求。檔案部門的參與將有利于電子檔案的管理。

第六，實行“雙套制”管理模式。《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規定:“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯。”電子文件自身的特點和信息技術發展過程中仍有技術難題未被攻克的現狀，確實給當前電子文件管理工作帶來了較大的難度和一定的風險。正因為如此，我國當前的標準才規定具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，必須制成紙質文件或縮微品等同時歸檔。因而在當前和相當長的歷史階段中，檔案管理工作要實行“雙套制”模式，既要管理電子文件，又要管理紙質文件等檔案實體。目的在于，當某些電子文件的法律地位不能確定時提供實體檔案原件，當網絡不通時，應急提供實體檔案，當出現特殊情況時可以利用檔案實體“再生”電子文件。

第七，領導重視，全校參與，全面提高教職工對電子文件積累和歸檔管理的自覺性。電子文件管理工作是一項系統工程，不是靠檔案館(室)幾個人就可以完成的，而是要靠領導和各業務部門的支持以及參與電子文件管理的相關人員共同配合才能完成。另外，電子文件管理是一項內容復雜、技術性強的新業務，必須依靠各業務部門電子文件承辦人和電子文件管理員在電子文件的形成、辦理、歸檔、移交等工作環節中通力合作，認真做好管理記錄和技術控制工作，才能實現實行電子文件的管理目標。因此，除了技術、資金和法規標準的支持外，還要全面協調和調動人的積極因素。應大力做好黨和國家關于電子文件管理的政策、法規和標準規范的宣傳學習工作，全面提高教職工對電子文件積累和歸檔管理的自覺性，并依據本單位電子文件管理的工作規范和管理制度對相關人員進行技術培訓和業務指導，全面提高專兼職管理人員的工作能力和業務水平，促進電子文件歸檔管理工作的順利進行。

總之，從以上分析可知，隨著電子檔案信息化建設的深入發展，電子檔案呈現出向知識集成管理發展的趨勢。從其所涵蓋的內容范圍及其發展階段來看，體現出有后端管理標準向前端、全程管理標準過渡的發展趨勢。具體包括：由關注檔案著錄標準逐步轉向以此為基礎的電子文件智能元數據標準的制定，由單體元數據標準向元數據語義與語法標準的系統化發展。從標準所涉及的資源類型角度來看，出現了由單一媒體向多種媒體過渡的發展趨勢。目前，國際上有關電子文件管理研究達到相當深度的國家有美國、澳大利亞、英國等，他們研究的維多利亞電子文件策略(簡稱VERS)、澳大利亞的文件保管系統設計與執行方法(簡稱DIRKS),美國的電子文件檔案館(ER-A)、UBC的有關電子文件保管鏈管理研究項目、英國的數字保管中心(簡稱DCC)項目等成果都為電子文件管理尤其是元數據標準化的發展奠定了基礎。

[1] 國家檔案局.電子公文歸檔管理暫行辦法[S].國家檔案局第6號令，2003-07-28.

[2] 畢建新.高校檔案室(館)對校內電子文件的采集[J].機電兵船檔案,2006,(2).

[3] 段榮婷.國際檔案信息標準化現狀與發展趨勢[J].中國檔案,2008,(5).

[4] 王新星,南瑛,蒲紅偉,代紅燕．從教學評估檔案看學校檔案管理的信息化建設[J].新疆醫科大學學報,2008,(1).