為員工聘用增加一桿“秤”——W公司員工工作背景調查的做法

● 齊君伶 王保衛

成立于1996年4月的W公司是中國制冷溫控行業唯一的國家級高新技術企業，先后承擔多項“國家級火炬計劃項目”和“省級火炬計劃項目”。近年來，隨著公司的快速發展，公司對人才的需求，特別是對中高端管理人才以及核心技術人才的需求日益加大。

2009年12月，人力資源部在招聘會上收到盛某應聘PMC經理的簡歷。簡歷顯示，盛某畢業于國內知名大學，電子信息工程專業，曾服務于國內某上市集團公司和國有大型發電設備制造企業，擔任PMC經理，并在上一家公司還任職過采購經理。其年齡、受教育背景、工作履歷都符合W公司PMC經理崗位的要求。在經過兩輪面試，公司決定錄用盛某。然而試用一段時間后，公司發現盛某的崗位勝任能力欠缺，于是在試用期內向其傳達了解除勞動合同的意向。

事后，人力資源部門在檢討時發現，在整個招聘過程中忽略了對盛某的工作背景調查。實際上，盛某根本沒在原單位從事過相關工作，而且在工作時間上與其所提供的簡歷存在很大的差距。據權威機構調查，在我國的求職者中，有45%求職者的實際工作經歷、學歷、培訓等情況與其提供的“簡歷”有出入，其中又有95%的人在工作經歷或者教育經歷上做過手腳。

W公司針對企業招聘中發現的問題，在借鑒國內外同行經驗的基礎上，就提高應聘人員背景調查的有效性采取了以下措施。

1.完善招聘流程，開展“結構化”背景調查

企業招聘流程是企業進行招聘的行動指南。完善的招聘流程可以指導和規范招聘人員的工作，使招聘做到有章可循，有據可依，避免招聘過程的不規范行為和重大錯誤的發生。W公司在修訂招聘流程時，增加了背景調查環節，并采用了“結構化”的背景調查。調整后的招聘流程如下：確定招聘計劃—選擇招聘渠道—發布招聘信息—篩選簡歷—組織筆試、面試—確定錄用意向—實施背景調查—發放錄用意向書—體檢—報到上崗。

W公司“結構化”背景調查類似于企業面試時普遍采用的“結構化面試”，即按照人力資源部事先設計的調查提綱中的問題詢問，并按照標準格式記錄證明人的回答和評價。這種調查方法可避免證明人無主題空談，有利于得到準確、真實的調查結果，有助于對候選人作出客觀、公正的評價。

在開展“結構化”背景調查前，人力資源部一定要事先告知求職者，得到他們的許可。W公司在新的招聘管理制度中規定：所有求職者必須填寫公司事先準備好的“應聘人員簡歷登記表”，并在表中顯著位置重點提示：“表內信息由求職者全部詳細填寫，本人愿意對內容的真實性負責，并接受W公司的監督、調查。如有虛假，一切后果由本人承擔，并無條件接受公司解聘”，最后要求求職者簽名，以獲得對其調查的授權許可。

W公司開展 “結構化”背景調查的具體步驟如下：第一，根據招聘職位，結合公司勝任素質模型設計調查提綱，有針對性地展開調查，最大限度地保證調查提綱和回答的有效性和準確性。第二，所設計的“結構化”調查問題，盡量做到具體化和可量化。第三，“基本信息”通過權威機構查閱，不從證明人處獲得，以提高背景調查效率。第四，以書面形式記錄整個背景調查的過程，并將調查獲得的信息整理歸檔，以便驗證判定。第五，根據“結構化”的調查問題和具體情況，向原任職單位HR、上級和同事進行多維度調查。右表是W公司對技術開發人員的背景調查樣表。

2.加強對人力資源部人員的培訓，提高調查人員的職業化素質

W公司背景調查主要采用電話調查、獵頭調查和網絡調查三種形式，其中80%以上的背景調查是由人力資源部電話調查。電話調查對調查人員的職業化素質和調查技巧要求較高，需要對其培訓和實戰演練。W公司就此進行了兩方面的培訓：一是加強對電話禮儀、商務禮儀和溝通技巧知識的培訓；二是加強與獵頭公司的合作，向獵頭公司學習背景調查技巧。通過培訓，提升了人力資源部人員的整體職業素質和調查技巧，有利于提高背景調查的效率和成功率。

3.自行調查和委托調查相結合，選擇合理的背景調查時間

W公司對候選人的在職狀態分類處理，分別采用自行調查和委托調查相結合的方式。對已離職者，由人力資源部直接致電證明人 （或人力資源部門）自行調查；對未離職者，主要委托獵頭公司。

在調查時間的選擇上，W公司一般選擇在對求職者有錄用意向后和上崗前的間隙。選擇這一時間主要基于以下考慮：首先，此時合格求職者的人數已經大大減少，進行背景調查的工作量相對縮減，背景調查成本也會降低。其次，調查人員對求職者的資料已經較為熟悉，此時調查將更具針對性。最后，此時面試情況和背景調查情況都會影響錄用結果，所以這一關遭淘汰的求職者很難知道何故未被錄用，可以在一定程度上保護證明人。上述背景調查時間的選擇，非常適合于對中高層管理人員，特別是外籍、港澳臺同胞和有海外工作經歷的中高級管理人才的調查。

W公司技術開發人員背景調查表

4.提高背景調查的針對性，對應聘關鍵部門、核心崗位人員重點調查

為提高背景調查效率，降低調查成本，W公司對涉及核心業務的關鍵部門、核心崗位進行分類，并對涉及關鍵部門和核心崗位的擬錄用人員必須進行背景調查。這些部門和崗位包括：涉及資金部門的所有崗位，如財務部和采購部門的所有崗位；中高層管理崗位，特別是常務副總、業務總監、技術總監、財務總監等高層的核心崗位；涉及公司核心技術和核心業務的崗位，如技術中心的研發工程師、大客戶業務經理等。通過區分關鍵部門和核心崗位，不僅對背景調查對象更具針對性，而且突出了重點，提高了效率。

5.慎用背景調查反饋信息，勿盲目偏信

通過“結構化”背景調查，可以得到關于求職者的指定信息，但由于信息提供人員不同，所反饋的信息有所差異，既有客觀情況，也有被訪問者的主觀因素。在錄用決策時，要盡可能根據客觀事實正確決策。W公司主要通過以下方法消除主觀影響：一是對多維度調查對象設置權重，HR調查結果所占權重不應太高，一般在20%即可；直接上級所占的權重較高，在50%以上；候選人報到上崗前務必提供原單位的離職證明材料；與候選人約定合同試用期，并簽署相關競業保密協議。

1.吳圣奎，張憲芳：《開展員工背景調查的必要性和方法》，載《華北電力大學學報（社會科學版）》，2009年第4期。

2.James Morley-Kirk（英），龔文：《中國企業招聘現狀知多少——2009中國選才調查分析報告》，載《人力資源》，2009年第8期。