基于系統論思想的組織沿革編寫技術初探

陸穎蕊

摘要：組織沿革是系統記述一個機構（地區、行業）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料。編寫組織沿革也因此成為機關檔案工作者的必需工作。筆者在機關組織沿革的編寫實踐中，以系統論思想為指導，解決了編寫技術的主要問題和難點，供大家參考。

關鍵詞：組織沿革 系統論 檔案編研

組織沿革是系統記述一個機構（地區、行業）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料。編寫機關組織沿革是一項系統工程。在編寫過程中，系統論的思想無處不在。目標系統、組織系統、技術系統、控制系統等等，系統以多層體系層層遞進的形式存在著，以具體的每項檔案信息為要素，通過一定的內在規律聯系在一起，從而達到最優的信息組合。筆者在機關組織沿革的編寫實踐中，嘗試以系統論思想為指導，解決編寫技術的主要問題和難點，取得了成效。

一、以整體性視野確定編寫范圍

系統的整體性要求我們在考慮組織沿革的編寫時要著眼于全局、整體，以歷史的、發展的、全面的視角確定編寫范圍，包括時間范圍和內容范圍。

時間范圍是指組織沿革記述或反映的時間段,即從哪年開始,到哪年結束。不拘泥于機關名稱的變化、部分職能的調整、內設機構的變化，正確把握機構發展變遷的主要脈絡。以國家安全生產監督管理總局機構建制為例，其前身是國家安全生產監督管理局（國家煤礦安全監察局），2000年底成立后，履行國家安全生產監督管理和煤礦安全監察職能。2005年2月，國務院決定將國家安全生產監督管理局調整為國家安全生產監督管理總局，國家煤礦安全監察局單設。我們在編寫國家安監總局的組織沿革時，就要考慮機構歷史變化的前后沿襲關系。盡管名稱不同，職能有重大調整，規格也不同，但作為國家單獨設立的行使安全監管職能的政府部門，兩者是密切相關的。考慮編寫組織沿革就要從頭寫起，也就是從2000年底國家安全生產監督管理局（國家煤礦安全監察局）成立寫起，才是完整全面、符合歷史的。

內容范圍是指組織沿革所敘述或反映的內容。明確了這個范圍，才算抓住了總綱，便于材料的積累、任務的分解與執行。我單位在編寫本機關組織沿革工作中就將組織沿革的內容分為了以下幾個方面：機構設置和編制、管理體制、主要職責、歷任總局領導和領導分工以及內設機構主要職責、處室設置、人員編制、主要負責人名單和任職時間。確定內容范圍后，就可以有針對性地進行相關信息的查找、記錄、匯總。組織沿革是一部濃縮的機關發展史，機構的撤建、職能的調整，表現了一個階段機關工作的重點導向，它記錄了歷史，也將成為歷史，因此在內容上一定要存真求實、有據可查，在寫作手法上要“述而不論”，在選取材料時，要以檔案為主要信息來源，確保引用材料的準確性與權威性。

二、以相關性原則確定編寫體例

明確編寫體例是整個編寫工作的重要基礎。體例是指資料內容的結構、表述形式及編排的層次和順序。編寫組織沿革常用的體例有三種：

一種是“編年法”，包括“年代－系列（組織機構和領導成員）兩個層次，這種方法適用于組織系統經常變化的機關，缺點是在機關內部機構相對穩定的情況下，每一年都編列出該機關內部所有機構和主要領導成員，會造成重復。

第二種是“系列法”，即以機關內部的組織機構為主線，對每一個機構領導成員的沿襲變化，按時序進行系列編寫。包括“系列（組織機構和領導成員）－年代”兩個層次，一個機構有多少個內設機構，就相應地設多少個系列。這種方法適用于組織系統比較穩定的機關，缺點是組織系統發生重大變革時就很難處理。

第三種是“階段法”，包括“階段－系列－時間”三個層次，這種方法兼備“編年法”和“系列法”的優點，內容比較完整，形式比較靈活。

我們在確定編寫體例過程中，認真分析了本機關沿革情況，統籌考慮，認為階段法是一個比較好的選擇。但是，在具體劃分階段時還是碰到了困難。國家安全監管總局成立時間雖然不長，但是每隔兩三年機構就有調整，而且調整力度還比較大,從委管局到國務院直屬機構,從副部級單位到正部級單位,同時，階段的劃分還要考慮到全國人民代表大會召開、政府換屆等種種因素。劃得過細，會造成內容重復、繁冗，劃得過寬，“階段-系列-時間”體例中系列層次又難以入筆，接下來的工作就很難進行。經過充分反復地討論修改，最后確定按機構規格、職能變化結合政府換屆來劃分階段。如下表所示：

在討論過程中，第三階段的劃分是個難點。2008年第十一屆全國人民代表大會召開,通過了國務院機構改革方案，國家安全監管總局內設機構、部分職責都有調整。以此作為劃分階段點，便于按內設機構分別記錄各內設機構的處室設置和變動、職責、主要人事任免。但是2005年國家安監局升格為總局,規格上、職責上都具有里程碑式變化，2008年全國人民代表大會審議通過國務院機構改革方案后,雖然下發了新的“三定”方案，部分職責和內設機構有所調整,但體制未變、規格未變、主要職責未變，機構并未發生實質性的調整。從長遠、歷史、關聯的角度考慮，我們最終確定第三階段不以2008年截止，可以延續下去。

三、以結構性和層次性要求

確定組織沿革的結構和形式

組織沿革的編寫要分層次有序進行。階段劃分明確以后,下一步工作就是確定結構和表現形式，包括整篇結構、各階段的結構兩部分。全篇結構由總題名、編寫說明、目錄、正文組成。正文部分又要按照階段分別確定下一層結構，層層遞進。組織沿革要求文字精煉、內容簡潔、述而不論、客觀真實、有據可依，這些特點決定了雖然每個階段不同，但各階段的篇章結構和表現形式具備一致性的基礎，可以采用同一結構體系。舉例說明如下：

**機關組織沿革

*年*月*日－*年*月*日

**檔案館編

一、 編寫說明

二、 目錄

三、 第一階段

小序(此項可根據需要選擇)

（一） 管理體制、機構設置和人員編制

（二） 主要職責

（三） 歷任領導及領導分工

１．領導人及任職時間

２．領導分工

（四）內設機構主要職責、處室設置、人員編制、主要負責人名單及任職時間

（內設機構名稱）

１．主要職責

２．處室設置和人員編制、

３．主要負責人及任職時間

……

（五）組織機構圖

四、第二階段

……

在表述方式方面，以文字為主，圖表為輔。圖表作為補充，可以增強文字內容的直觀效果。

四、以系統論的觀點處理編寫中的細節和難點問題

“沿革”一詞，是指事物沿襲、發展、變革的歷程。事實上，組織沿革的編寫，本身就具有時序性的特征。從階段的延續到每一階段內設機構的調整、編制的變化、人事任免等，無一不體現了時序性原則。我們在編寫過程中采用了按時間順序“加注”的手法，如機構的新設或撤并，以時間為序，依次列在原有機構后面。

但是系統也具有動態性及開放性的特點，如主要負責人任職，一般是按職務級別和任職時間順序排列的，任職時間相同的按照任職文件中的排列順序確定。但是也會有一些特殊情況存在，如任職文件中特別說明“排在**之前”。這個因素就是編寫中特別要注意的。

編寫中還有一個普遍存在的細節問題，即領導任免的時間問題。領導任免時間依據相關任免文件確定。但是有很多領導因為個人職務提升、職務調整或由于機構調整對干部進行重新任命等原因，工作崗位有了變化，有新崗位的任職文件，卻沒有專文免職，這就需要根據相關的新任職時間來推斷上一職務的履行完畢時間，并對這個推斷出的時間特別標注說明。如果在一個階段內任職沒有結束，那么在任免時間項下只需要寫明任職時間，以說明任期未結束。

總之，組織沿革是立足于檔案內容基礎提煉和加工的編研資料。在編寫中以系統論思想為指導，充分結合本單位實際情況，對各種具體問題具體分析，有助于編寫工作的順利完成。

參考文獻：

1.李國慶.檔案參考資料編寫方法與范例[M].北京：中國檔案出版社,2002.

2.王雨田.系統論、信息論、控制論與哲學[M].北京：中國人民大學出版社，1998.

作者單位：國家安全生產監督管理總局檔案館