淺談如何加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理

摘要: 本文針對中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題，探討加強(qiáng)中職學(xué)生檔案管理的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞:中職;學(xué)生檔案;措施

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及參加各種社會實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)生家庭社會關(guān)系和經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，它由確鑿的原始材料和歷史證件構(gòu)成，是學(xué)校與社會聯(lián)系的渠道紐帶，既是學(xué)生就業(yè)和用人單位做好組織人事工作不可缺少的依據(jù)，又是做好學(xué)生管理工作的重要手段。

一、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理難題

在實(shí)際工作中，學(xué)生檔案管理并沒有得到足夠的重視，馬虎應(yīng)付的現(xiàn)象相當(dāng)普遍，其主要原因是經(jīng)過畢業(yè)生就業(yè)制度改革以后，很多用人單位不愿接收學(xué)生檔案，學(xué)生檔案只好由學(xué)校保存或由學(xué)校轉(zhuǎn)送到學(xué)生戶口所在地的人事部門(人才中介機(jī)構(gòu))保管。各中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理存在著諸多問題，主要表現(xiàn)為:

第一，對學(xué)生檔案管理缺乏嚴(yán)格要求，在檔案管理二級機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，沒有將學(xué)生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業(yè)績掛鉤，沒有進(jìn)行相關(guān)的制度建設(shè)。

第二，檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一，學(xué)生檔案管理手段落后，沒有實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、編目、檢索與利用等功能的自動化管理，而是運(yùn)用陳舊落后的管理方式，如采用手工作業(yè)，停留在紙質(zhì)的文件立卷歸檔。

第三，學(xué)生檔案的收集整理不及時(shí)、不全面、不規(guī)范，檔案中出現(xiàn)較多的錯(cuò)誤，如材料缺失、錯(cuò)歸、錯(cuò)放、文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯(cuò)別字、學(xué)年度班主任鑒定以打印形式出現(xiàn)，千篇一律，導(dǎo)致學(xué)生檔案的真實(shí)性不強(qiáng)。

第四，學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備，案卷形成速度慢，調(diào)取、檢索難度大，查找的準(zhǔn)確率、查全率低，不利于教師及時(shí)了解學(xué)生的真實(shí)狀況。

二、規(guī)范學(xué)生檔案管理的措施

針對以上存在的幾個(gè)問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該著力進(jìn)行以下幾方面的工作:

1.加大宣傳力度，強(qiáng)化師生檔案意識。

學(xué)校要認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，充分認(rèn)識學(xué)生檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)檔案管理的意識。教師要重視檔案材料的收集、整理和歸檔等工作，從對社會負(fù)責(zé)、對學(xué)生負(fù)責(zé)的高度認(rèn)真填寫學(xué)生的學(xué)籍卡、學(xué)期鑒定和畢業(yè)生登記表等方面的內(nèi)容，及時(shí)將檔案材料轉(zhuǎn)交檔案管理員;學(xué)生要重視檔案材料的填寫，做到如實(shí)填寫、書寫清楚和格式規(guī)范。

2.建立檔案管理制度，抓好組織機(jī)構(gòu)落實(shí)。

實(shí)踐表明，要做好中職學(xué)校學(xué)生的檔案管理，必須建立檔案管理制度，做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)、人員落實(shí)和庫房落實(shí)。學(xué)校根據(jù)工作的實(shí)際情況，建立學(xué)生檔案管理組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)學(xué)生檔案的數(shù)量，配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員。筆者認(rèn)為，為了確保學(xué)生檔案的管理質(zhì)量，應(yīng)該實(shí)行集中式管理。管理機(jī)構(gòu)可設(shè)置在學(xué)生管理部門，配備專職檔案管理人員。如果中職學(xué)校已經(jīng)設(shè)立綜合檔案室，那么學(xué)生檔案可歸綜合檔案室統(tǒng)一管理。對于采用分散管理模式的，一定要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，保證學(xué)生檔案達(dá)到規(guī)范的要求。

3.規(guī)范歸檔材料要求，完善歸檔材料收集制度。

學(xué)生檔案與干部人事檔案一樣，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開的耐久性較好的紙張，不能使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，不能用復(fù)印件歸檔，應(yīng)采用噴墨打印件歸檔，或選用激光、針式打印件歸檔。在檔案材料的形成方面，要做好三個(gè)階段的工作:第一個(gè)階段是在收集招生時(shí)形成的材料，這些檔案材料可在招生錄取時(shí)和學(xué)生入學(xué)時(shí)就著手抓緊收集;第二個(gè)階段是收集學(xué)生在校期間所形成的德、智、體、能各類社會實(shí)踐活動、各種競賽及各類證書復(fù)印件等材料，并從黨、團(tuán)組織中收集他們加入黨、團(tuán)組織的材料，從教務(wù)處、團(tuán)委和學(xué)生會中收集評優(yōu)評獎等材料;第三個(gè)階段收集對學(xué)生在中職學(xué)校期間德、智、體、能的總結(jié)與評價(jià)的材料，大致可形成的材料有:畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表、中職學(xué)生體育合格登記卡和畢業(yè)生體檢表等材料。此外，還應(yīng)建立學(xué)生檔案收集歸檔制度，形成收集網(wǎng)絡(luò)，形成學(xué)生檔案材料的單位要明確一位負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對各階段形成的檔案材料及時(shí)收集與傳遞。這樣既有利于學(xué)生檔案材料的及時(shí)收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。

4.加快學(xué)生檔案的信息化建設(shè)。

隨著信息化社會的到來與辦公自動化的普及，傳統(tǒng)的手工操作已不能適應(yīng)現(xiàn)代改革的需要。中職學(xué)校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，敢于開拓創(chuàng)新，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，有計(jì)劃、有步驟地實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)實(shí)用、高效、功能強(qiáng)大的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，加速檔案管理的現(xiàn)代化的步伐。如學(xué)校首先應(yīng)當(dāng)建立學(xué)生信息庫，從學(xué)生的入學(xué)報(bào)到開始，將每個(gè)學(xué)生的基本情況信息輸入學(xué)生資料管理系統(tǒng)，然后將學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活等現(xiàn)實(shí)情況，如學(xué)生學(xué)習(xí)成績、學(xué)籍變動、獎懲、身體狀況、學(xué)期考評等資料及時(shí)輸入資料庫，并對有關(guān)資料進(jìn)一步進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理，提供綜合分析與比較數(shù)據(jù)。這樣能夠使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、家長與學(xué)生可以通過授權(quán)在網(wǎng)上方便、快捷地查詢，了解并關(guān)注學(xué)生的發(fā)展動態(tài)，及時(shí)得到各方面的信息反饋，實(shí)現(xiàn)社會、學(xué)校與家庭對學(xué)生在校表現(xiàn)信息的雙向交流，達(dá)到對學(xué)生加強(qiáng)教育、保證學(xué)生健康成長的目的。

總之，做好中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理工作，對加強(qiáng)學(xué)生管理，促進(jìn)學(xué)生素質(zhì)教育，保障學(xué)生健康成長及做好畢業(yè)生推薦就業(yè)等工作都有十分重要的作用。中職學(xué)校應(yīng)重視和做好學(xué)生檔案管理工作，重視原始資料的收集、整理，及時(shí)做好資料的立卷、歸檔工作，按規(guī)范要求做好檔案的查閱、借閱等工作，并運(yùn)用現(xiàn)代信息科技，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化，為中職學(xué)校建設(shè)和社會發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。

(工作單位:肇慶市工業(yè)貿(mào)易學(xué)校)

責(zé)任編輯朱守鋰