高校圖書館辦公室工作的反思與創新

[摘 要]在總結高校圖書館辦公室工作特點的基礎上，指出其存在的不足，對一些人們習以為常的觀念進行了反思，認為可以從多個方面來實現圖書館辦公室工作的創新，促進圖書館辦公室工作的開展。

[關鍵詞]高校圖書館;辦公室工作;管理創新

[中圖分類號]G251[文獻標志碼]B[文章編號]1005-6041(2010)05-0070-03

“高等學校圖書館是學校的文獻情報中心，是為教學和科學研究服務的學術性機構，它是學校教學和科學研究工作的重要組成部分”^[1]。圖書館辦公室“是這個中心的行政服務部門，承擔匯集情況、上傳下達、左右協調、聯系內外等日常工作。一是為館領導服務，二是為圖書館各業務部門服務，三是為學校相關職能部門服務，四是為兄弟院校及上級業務主管部門服務”^[2]。為適應信息時代和知識經濟社會發展的要求，高校圖書館要實現工作手段和服務理念的更新，圖書館辦公室工作也必須進行相應的創新。

1 高校圖書館辦公室工作特點

高校圖書館辦公室負責全館的物資保障、工作協調和內外交流。這些工作可分為日常性工作、綜合協調工作、輔助決策工作和領導者臨時交辦的工作等，除了工作的事務性以外，還具有以下的職能特征。

1.1 政策性

辦公室工作的主要任務之一是輔助圖書館領導制訂管理政策和規章制度，做好館務問題決策過程中的參謀工作，并具體執行領導層制定的管理決策。因此，辦公室工作具有較強的政策性特征，這也是辦公室區別于館內其他業務部門的基本特征。

在圖書館管理政策和規章制度的醞釀、制定、實施、修改、反饋過程中，辦公室的任務是提供包括黨和政府相關法規、政策、學校管理制度和發展規劃、本館工作的相關數據、日常工作運行情況分析、已有決策的執行情況等信息。館領導的管理決策能否做到符合實際，政策實施能否做到高效、快捷，與辦公室在決策過程中的信息傳遞、反饋是否全面、準確、及時、靈敏與適用關系密切。

1.2 服務性

為圖書館系統的協調運行做好服務工作，保障各業務部門的正常工作和圖書館與社會正常的物質和信息交流。辦公室提供全館業務開展所需的各種辦公設備和耗材，協助館領導實現人力資源管理，協調各部門的工作、館內業務工作任務的合理化分配以及實現各項管理事務的同步，有時配合工作的安排也可能在更高的層次上開展服務。

1.3 專業性

現代高校圖書館是以計算機和互聯網為平臺的復合圖書館系統，在這個技術含量較高的現代服務系統中，辦公室的工作也不再只是傳統觀念中簡單的事務工作。圖書館各業務部門工作流程、制度的制定和實施以及各種業務數據的統計、獲取、處理，都要求辦公室相關人員對這些工作有較深入的了解。未來圖書館數字化、網絡化的發展對辦公室工作人員專業技術素養的要求也會更高。

1.4 管理性

圖書館各業務部門的管理都是局部的管理。辦公室承擔全面、連續的管理責任，管理工作的對象是全館所有的活動，管理工作向館領導負責。要實現圖書館內部“工作任務的協調、管理事務的協調、領導機構內部的關系的協調”^[3]，辦公室在管理中要起到“溝通上下、協調左右、聯結內外”的樞紐作用。一般情況下，辦公室主任都要列席圖書館館務會，以保證辦公室在日常管理中能較準確地體會決策層的管理意圖，充分理解管理政策思想，保障管理的科學到位和連續性。

2 對傳統的高校圖書館辦公室工作不足之處的反思

知不足然后能自省。在履行好自身工作職能之外，很多高校圖書館辦公室日常工作中存在著多方面的不足也需要我們認真反思。

2.1 服務理念虛化

圖書館辦公室的工作責任是為館領導的決策管理活動提供全方位服務，滿足全館業務部門各種工作資源的優化配置和利用。因此，辦公室“服務至上”工作理念，不但要體現在管理規則和制度中，更重要的是要體現在辦公室工作人員的日常工作中。但很多圖書館辦公室的日常實際工作卻經常“缺斤短兩”，存在著懶散、拖沓、推諉責任、起哄、“勢利眼”和“挑肥揀瘦”等現象，很難與“服務至上”的服務理念對應。

2.2 服務意識滯后

高校圖書館是大學生的第二課堂，作為高校的主要公共學習場所，圖書館辦公室任何工作上的不足最終都直接影響著廣大讀者的切身利益，并可能會產生較大的負面影響。這就要求圖書館辦公室比其他部門有更強的責任意識，辦公室人員不但要有強烈的事業心和責任感，還要能做到工作安排上的未雨綢繆。但在實際的工作中，很多圖書館辦公室的工作人員往往只是被動地等待領導安排，這與辦公室工作主動性、前瞻性的要求還存在一定差距。

2.3 日常工作低標準

在傳統的管理經驗中，優秀的辦公室工作人員就是那些腳踏實地、任勞任怨的實干家，即使工作出現失誤，也只是“水平問題”，可以得到較多的寬容和諒解。在這種環境中，四平八穩、“無功有勞”地干好每天的工作便成了一些辦公室人員的工作追求。但今天的圖書館已不同于手工作業狀態下的傳統圖書館，“好人辦公室”已不能滿足圖書館發展對服務工作的需求，圖書館辦公室工作人員不僅是圖書館的多功能“服務員”，他們還要隨著圖書館業務的發展而不斷地充實自己，成為圖書館工作的“服務專家”。

2.4 系統性觀念缺乏

系統由子系統和系統要素組成，子系統和要素功能最優，并不一定能帶來系統功能的最優。圖書館辦公室工作主要包括參謀咨詢、承上啟下、綜合協調和后勤保障等，在多數圖書館中，這些工作都處于離散狀態——每一項工作都是就事論事，做完一件工作就算完成一項任務。事實上，每項工作都有系列與之相關聯的工作，處理時需要全面考慮、系統安排，特別是對于規模較大的圖書館來說，處理復雜工作時因系統化思考不足常會造成整體性效果的不理想。

3 “以人為本”的辦公室工作創新

服務和管理是圖書館辦公室的基本特征，服務和管理的對象都是人。“以人為本”是圖書館辦公室管理創新的根本，也是辦公室適應高校圖書館新時期發展的要求。

3.1 制度創新

“制度創新是指在人們現有的生產和生活環境條件下，通過創設新的、更能有效激勵人們行為的制度、規范體系來實現社會的持續發展和變革的創新”^[4]。傳統辦公室工作一般是“人治”管理，由于“人治”的封閉和不透明，所形成的管理體系實際上是一個逐漸增“熵”的過程，或因人去而政息，或為維持系統穩定而不得不投入更大的行政成本。要避免圖書館辦公室工作中出現這種問題，就要在開放、透明、公開、平等參與的基礎上形成科學的管理制度，實現辦公室工作水平的逐步提高。

3.2 管理創新

經典管理學以提高效率為第一追求目標，這已不能適應現代管理的多元目標追求，復雜系統的社會化環境也不適用傳統管理的線性思維。作為以服務圖書館工作、實現圖書館系統高效率和高功效為目標的辦公室，有更多可以選擇的現代管理理念和管理方法去實現這個轉變。如現代企業ERP管理的供應鏈思想和敏捷制造思想對高校圖書館辦公室管理就有較現實的應用意義。新的理論體現了系統管理的思想，實現了管理的效率化，使辦公室工作能更好地滿足圖書館工作的需要。

3.3 學習創新

目前我國高校圖書館在現代化、數字化建設上已達到了較高水平，圖書館辦公室的工作內容和工作手段也在逐步地實現高技術化，圖書館工作者只有不斷學習新知識、提高工作水平，才能適應圖書館發展的需要。圖書館辦公室也必須成為學習型辦公室，通過不斷學習提高知識素養，掌握工作所需的專業知識和技能，更好地服務于圖書館管理的發展需要。

3.4 信息溝通創新

在圖書館系統中，圖書館辦公室和其他功能子系統的主要區別是它的信息觸角遍及全館，“通過信息傳遞使下情上達、上令下達，為密切上下級關系起到橋梁作用，幫助領導及時發現問題，并為解決問題提供參考信息，以利于領導合理部署全館各項工作”^[5]。辦公室信息溝通的創新就是根據本館的部門組成、工作流程、工作組織、管理特點、決策機制建立起一套靈敏、適用的信息交流系統，保證館內各種信息順暢、準確地匯聚到辦公室，對收集到的信息進行加工處理并高效地上傳下達。如南京師范大學圖書館自主開發的“圖書館網絡智能辦公系統”就集成了包括內部電子郵件、短信息、公告通知、黨建工作、館務通訊、南師要聞、日程安排、網絡硬盤、工作交流、內部討論區、聊天室、文件柜、人事檔案、工資管理、人員考核、辦公用品、會議管理、車輛管理、天氣預報等功能，為圖書館辦公室實現信息功能自動化提供了條件。

3.5 公關創新

圖書館自身形象的營造是一種主動行為，信息時代的“眼球經濟”就是這種行為的最好注腳。積極提高自身的社會關注度，是提高自身社會評價的一種重要途徑。因此，高校圖書館辦公室除了要對正常工作精益求精之外，還要充分利用各種信息途徑實現自身的公共形象創新;除了配合館內其他部門開展傳統的宣傳、咨詢、讀書活動將圖書館的管理和服務推送給讀者外，還要通過各種活動讓讀者主動了解圖書館。宣傳圖書館的工作，也是圖書館辦公室工作的自我宣傳，讀者對圖書館的了解、信任和支持，實質上也是對圖書館辦公室工作的肯定。因此，圖書館的社會性工作從來就離不開辦公室的支持或主持。

現代化的發展使圖書館辦公室工作增加了更多的技術元素，對辦公室工作人員的素質也提出了更高的要求。在這種背景下，圖書館辦公室工作的管理者要在批判的基礎上實現創新。創新不僅是一種技術要求，更是一種精神追求。辦公室工作因其重要性，每一點細小的創新和進步，都會給圖書館工作帶來很大的促進。

[參考文獻]

[1] 普通高等學校圖書館規程(修訂)[J/OL]. [2005-05-11].http://www.scal.edu.cn/tugongwei/info/detail.asp?lngID=161.

[2] 丁世昶.論高校圖書館辦公室的工作[J].圖書館學刊，2005(6):17—18.

[3] 陳繼蘭.圖書館辦公室行政管理[J].高校圖書館工作，2006(6):59—60.

[4] 制度創新[EB/OL]. [2010-04-10].http://baike.baidu.com/view/1889600.htm?fr=ala0 .

[5] 余愛嫦.新時期圖書館辦公室如何做好信息溝通工作[J].圖書館論壇，2006(3):257—258，288.

[收稿時間]2010-04-20

[作者簡介]余堰萍(1967—)，女，館員，本科，現任南京師范大學圖書館辦公室主任。